Arve, mida mõnikord nimetatakse müügiarveks, on toote või teenuse pakkuja saadetud dokument ostjale. Arvel on ostja poolt tasumisele kuuluva konto loomine kohustus. Teisisõnu, arve on kaupade või teenuste ostja ja müüja vahelise lepingu kirjalik kontroll.
Arved on oluline osa teie ettevõtte raamatupidamisarvestuse ja raamatupidamisarvestuse süsteemist, kuna need salvestavad müügitehinguid.
Mida sisaldab arve?
Arve tavalised osad sisaldavad järgmist:
- Arve koostamise kuupäev . Ära unusta seda! Arve kuupäev algab kella, mis märgib kliendile. Kui teil on tingimused (maksetähtaeg), soovite lisada kuupäeva, nii et kõik teaksid, kui makse tuleb tasuda.
- Kliendi ja tarnija nimed ja aadressid . Kui loote arve raamatupidamistarkvaras, võib teil olla vaja ainult kliendi e-posti aadressi, kuid siiski on hea mõte koguda ja lisada füüsiline aadress juhul, kui peate saatma tõese kirja või dokumendi.
- Võta ühendust mõlema ettevõtte (või ettevõtte ja üksikisiku) üksikisikute nimedega . See on hea kliendisuhete reegel, et veenduda, et õigekirja nimed on õiged.
- Ostetud esemete kirjeldus , kas tooted või teenused, sealhulgas hinnad ja kogused. Sageli on teil standardsete objektide kirjeldused ja varude numbrid. Arveste loomisel pidage siiski nii erilist kui ka üksikasjalikku teavet. See väldib segadust ja probleeme "ei teadnud".
- Maksetingimused. Näiteks võib teenuseosutaja määrata "net 30 päeva", mis tähendab, et kogu summa tuleb maksta 30 päeva jooksul.
Kuidas arve kliendiga
Võimalik, et kasutate veebipõhist äriarvestuse tarkvara või võite kasutama eelnevalt väljaantavat arve, mille te lõpetate. Protsess toimib samamoodi nii arvete väljastamise protsesside puhul.
Sa valmistad arve ainult pärast seda, kui olete kliendile toote või teenuse saatnud või tarninud.
- Alusta kliendi tuvastamisest . Mõnel juhul võite ka selle kliendi faili abil tuvastada allkliendi või töökoha.
- Lisage selle müügiga seotud varasemad dokumendinumbrid , sealhulgas mis tahes ostutellimuse või müügilepingu või hinnangu.
- Määrake müüdud ja tarnitud esemed . Tavaliselt lisate toote või teenuse nime, kogus (või kellaaeg teenustena) ja määra (üksuse või tunni kohta). Kui kasutate võrgutarkvara, arvutatakse iga üksuse kogusumma. See on koht, kus teil võib tekkida vajadus klassifitseerida üksus " tagasi tellitud ".
- Iga üksus saab oma rida ja lisatakse kõikide ridade kogusumma.
- Edasi lisate teavet kõigi kliendi poolt juba tehtud hoiuste või selle arve suhtes kohaldatavate allahindluste kohta .
- Võite pakkuda klientidele erinevaid maksemeetodeid, võimaldades sularahas tasumist.
- Lisage saadetiste saatmise tingimused . On kahte tüüpi: FOB-saatepunkt või FOB-sihtkoht. (F OB tähistab "pardal olevat". ) Kui terminid on FOB-saatepunkt, maksab saatja (see on müüja) laevandus. Kui tingimused on FOB-sihtkoht, maksab ostja laevandus. Samuti on hea mõte märkida, kas klient kogub objekti või esemeid, kui on tekkinud küsimus saadaoleva objekti kohta.
- Lisage müügitingimused. See tähendab, millal soovite, et ostja maksaks, ja kas teate varem maksmisega mingit allahindlust? Terminid on väljendatud nagu see 2/10 Net / 30. See tähendab, et kui makset makstakse kümne päeva jooksul, antakse 2% allahindlus ja kogu saldo tuleb tasuda 30 päeva jooksul.
Arveid võib saata kliendile posti teel või e-posti teel või faksida.
Kui klient tasub, tuleb arve number märkida müügikviitungile ja see peab olema vastavuses teie raamatupidamistarkvara müügikviitungiga, seega on selge, et arve on tasutud. Makse tagastab tasumata summa oma kontolt saadaolevatelt kontodelt.
Arved ja ostutellimused
Arveid on mõnikord segi ajutine ostutellimustega . Ostutellimused (PO) on enne tehingut ja arve on pärast tehingut. Ostutellimused salvestavad kliendi tellimuse müüjale või tarnijale.
Teisest küljest arve kajastab toote või teenuse kättesaamist ja, nagu eespool mainitud, maksetingimusi. Ostutellimusi kasutavad paljud ettevõtted heakskiitmise protsessi osana. Mõned ettevõtted nõuavad toodete või teenuste ostmist konkreetse summa ulatuses.
Arved ja vekslid
Vahe arve ja arve vahel on keskendumine ja seisukoht. Arve loob tarnija ning see on kliendile toodetud ja tarnitud teenuste või toodete väljavõte, sealhulgas võlgnetav summa. Arve võidakse luua enne või pärast toote või teenuse vastuvõtmist. On tavaline, et arve esitatakse koos tarnitavate toodetega, nii et saaja saab kaupu kontrollida, et veenduda, et need kõik seal on.
Arve on makse taotlus. Arve võetakse tavaliselt kliendi seisukohast. On tavaline, et saate arve ilma arveta, nagu näiteks restoranis või jaemüügikaupluses. Arve esitatakse tavaliselt eeldusel, et see makstakse kohe.
Mõned näited arvete kohta
See näidisarve sisaldab Kanada infot, kuid see annab teile ülevaate sellest, mida arve sisaldab .
Siin on mõned samm-sammult juhised arve koostamiseks.