Mida peate salvestama ja korraldama
Teataval määral sõltuvad oluliselt teie ettevõtte jaoks vajalikud kirjed, mida peate varustamissüsteemi arendama.
Näiteks kui müüte käegakatsutavat toodet, on teil vaja midagi, mis jälgib teie varusid. Kuid siin on üldine nimekiri objektidest, mida peate teie kodus ettevõttes jälgima:
- Äri- ja turundusplaanid.
- Õigusdokumendid (st LLC-i paberid, äriluba ja intellektuaalomandi registreeringud, lepingud)
- Kontaktid (professionaalsed, kliendid, müüjad, teenusepakkujad jne)
- Finantsinformatsioon (kasum / kahjum, bilansid, makstaolevad / saadaolevad kontod)
- Maksud
- Ärikulud (laekumised)
- Projektid
Selle loendiga soovite lisada oma ettevõtte jaoks spetsiifilisi üksusi.
Koduettevõtte korraldamise süsteemid
Võimalused on, et saate kasutada erinevaid meetodeid oma dokumentide ja muu olulise teabe salvestamiseks ja käsitlemiseks. Peamine tegur on valida meetod, mis teie jaoks kõige paremini sobib. Igaühel on teistsugune mõtlemise ja korraldamise viis. Näiteks mõnedel inimestel on mõttekas faile tähestikulises järjekorras korraldada, kuid teistel on neid lihtsam korraldada kuupäeva järgi.
Kui te pole kindel, mis teie jaoks kõige paremini sobib, proovige seda ja kui te selle säilitate, siis võtke vastu teistsugune süsteem. Siin on kolm failide ja teabe organiseerimise viisi:
Lihtsa sideaine sisestamise süsteem
Väikestele ettevõtetele, kes ei tekita liiga palju paberimajandust, on sideainete süsteem hea valik.
See on ideaalne ka inimestele, kellele meeldib kõik ühes kohas või kes vajavad oma informatsiooni mobiiliks. Sideaine süsteem kasutab suurt kolme rõnga siduvat, lehekaitsevahendit ja sektsioonijaoturit.
Kasutage sektsioonide jagajaid, et korraldada oma ärikategooriaid, nagu ootel olevad tellimused, täidetud tellimused, mitmesuguste vormide peamised koopiad ... jne. Sealt hakkate koguma lehtede kaitsja faile. Kui sideaine saab täis - nädala, kuu või kolme kuu lõpus - on aeg puhastada. Kliendi tellimuste ja muude ajalooliste dokumentide saate lihtsalt üle kanda tavapärasele andmekandjale, mis peegeldab tihedalt teie sideainet.
Traditsiooniline esitussüsteem
Traditsioonilised esitussüsteemid kasutavad failikapi, riputatavaid faile ja manila kaustu. Lõppkokkuvõttes vajab peaaegu iga ettevõte sellist esitamist, kuna nende äri kasvab. Aja jooksul on liiga palju paberimajandusi, et neid pole. Ja kuna maksuaruandeid tuleb säilitada seitsme aasta jooksul, on teil vaja kõik need andmed salvestada. Traditsioonilised dokumenteerimissüsteemid on ideaalne kaupade jaoks, mida tuleb hoida, kuid millele pole regulaarselt juurde pääseda, näiteks eelmise aasta maksud ja äriluba. Siin on mõned näpunäited, kuidas oma traditsioonilist esitussüsteemi maa peal saada ja edukas:
- Mõelge, millist tüüpi süsteemi te tegelikult kasutate. Võite minna pähkleid ostes lahedaid kontoritarvete ja töötada välja kõige keerukamaid ja värvimaid kataloogide süsteeme maailmas, kuid kui see ei sobi teie tööstiiliga, siis on see rajatiste aja ja raha raiskamine.
- Looge paberi haldamise süsteem, mis võimaldab vähemat "puudutamist". Sa tahad vältida paberi vaiade ehitamist ja igat tükki käsitleda mitu korda. Selle asemel tehke otsuseid selle kohta, kus paberitükki tuleb minna esmakordsel puudutamisel.
- Lükka tagasi esitamise aeg. Seda ülesannet, nagu katk, on lihtne vältida, kuid see on vajalik ja aitab teie ettevõttel sujuvalt liikuda. Eriti laekumised ja muud maksuajast kasutatavad esemed muudavad selle maksustamise lihtsamaks.
Elektrooniline esitamissüsteem
Digitaalmaailm ei ole täielikult kõrvaldanud paberikandjate vajadust, kuid see on muutnud teabe salvestamise palju lihtsamaks. Digitaalsed süsteemid saavad luua, saata ja hallata arveid ning jälgida oma koduriigi finantseeringuid ning seejärel importida maksutarkvara e-esitamiseks. Saate skannida kviitungeid ja lasta need arvutisse salvestada (kuigi peaksite kindlasti ka paberiversiooni säilitama). Elektroonilised süsteemid saavad oma kliente, kliente ja väljavaateid kliendisuhete haldussüsteemi salvestada, et hõlpsasti juurde pääseda, e-posti teel saata, arveldada ja palju muud. Online-süsteeme saab kasutada ideede salvestamiseks, projektide haldamiseks, teabe- või uurimistöö korraldamiseks.
Kuid nagu paberfailisüsteemid, peab teie digitaalsel esitussüsteemil olema organisatsiooniline struktuur, kasutades oma arvutis või pilves talletatud kaustu ja faile. Lihtsaimaks haldamiseks kasutage oma digitaalses süsteemis samasugust struktuuri ja failinimede nagu pabersüsteemis. Oma digitaalsete failide kaitsmiseks varundage need eraldi kõvakettale või võrgupõhisele salvestussüsteemile.
Kombineeritud kõik ülaltoodud
Võimalik, et peate kasutama rohkem kui üht süsteemi, et hallata kõiki ettevõtte andmeid säilitavaid andmeid ja materjale. Esiteks peate otsustama, mis sulle kõige paremini sobib, ja seejärel rakendada. Näiteks võib teil olla sidevahend, mis aitab teil korraldada oma ettevõtte igapäevast juhtimist, näiteks teie ajakava, turundus ja vormide koopiad.
Teie traditsiooniline süsteem võib hoida kõiki oma pikaajalisi dokumente, nagu varasemate aastate maksud, load ja ärilubasid ning intellektuaalse omandi registreeringuid. Oma ideede, näiteks Evernote'i salvestamiseks ja projektide jälgimiseks saate digitaalsüsteemi kasutada.
Teisest küljest võite olla nii digitaalne kui võimalik, kasutades online -ülesannete nimekirja ja kalendrit , skannides kõiki kviitumisi arvutisse ja kasutades tarkvara või veebiteenuseid kõigile oma ärijuhtimise vajadustele. Isegi nii tahate ikkagi süsteemi genereeritava paberi haldamiseks. Võti on leida süsteem, mida on kerge kinni hoida, ja leida vajalik teave, kui seda vajate.
Uuendatud september 2016 Leslie Truex