Kuigi sündmuste planeerimine on kriitilise tähtsusega, kui soovite, et sündmus toimuks sujuvalt, siis soovid ka kõik oma jõupingutused.
Sellepärast peaks teie organisatsioon värbama "vastuvõtva komitee".
Mis on vastuvõttev komitee?
Vastuvõtukomitee erineb tavapärasest ürituste korraldamise komiteest. Selle asemel, et inimesed, kes aktiivselt planeerivad, planeerivad või seadistavad päevase või õhtuse sündmuste jaoks, on vastuvõttev komisjon meeskond, kes kasutab oma võrgustikke, et tagada sündmuse kokkulangevus. Mõned vastuvõttev komitee liikmed võivad valida:
- Julgustada oma sõpru, perekonda või kolleege piletite ostmiseks
- Koguge oksjoniposte kohalikelt ettevõtetelt
- Tehke ukse auhindade või ürituste toitlustamiseks müüjate ühendused
Loomulikult on vastuvõttev komitee lugematuid viise, kuidas oma heategevusüritusi paremini kui kunagi varem teha . Mõelge vastuvõtjarühmale kui partei tegelikule võõrustajale; keegi, kes kutsub parimaid külalisi, teab, keda helistada toidule või kujundusele ning suhelda inimestega, kes annavad sündmusele edu.
Kuna vastuvõttev komitee võib sündmusel saadud raha suurendada või meedias rohkem tähelepanu pöörata, on hädavajalik leida ja värvata õiged isikud.
Kes valida vastuvõtva komitee jaoks
Tõeliselt kasulik vastuvõttev komitee ei sisalda tasulisi turundajaid ega sündmuste planeerijaid. Selle asemel peaksid nad olema aktiivselt oma praeguse meeskonna, doonorbaasi või vabatahtlike liikmed, kellel on ühendused ja valmisolek jõuda.
Teie vastuvõttev komitee võib ulatuda vaid mõnest inimesest kümnele.
Mida rohkem inimesi on teie komisjonis, seda suurem on see, mida nad saavad kollektiivselt oma ürituse edukaks muuta.
Võõrustajate komitee liikmeid leiate peaaegu kõikjal, sealhulgas:
- Teie organisatsiooni juhatuse liige või esimees
- Vabatahtlikud, kes on kogukonnas väga aktiivsed
- Doonor, kellel on sidemed kohalike ettevõtetega
- Doonor või juhatuse liige, kellel on teie ideaalse rahastaja demograafilised kontaktid
- Vabatahtlikud, kes teavad müüjaid või kohaomanikke
- Kohalikud või riiklikud kuulsused, kes sageli propageerivad teie põhjust
Kui olete inimesi asunud, sooviksite oma vastuvõttevkomiteega ühineda; on aeg neid värvata.
Kuidas vastuvõttevkomitee värvata
Otsige inimesi, kes teevad suurepäraseid vastuvõtva komitee liikmeid. Kuid ärge lihtsalt paluge, et keegi oleks vastuvõtvas komisjonis. Ametlik kutse on parim viis komisjoni liikmete värbamiseks.
Vastuvõtukomitee kutsega on oluline lisada:
- Täielik teave sündmuse ja organisatsiooni kohta (kuupäev ja asukoht)
- Teave sündmuse eesmärgi kohta (rahaliste vahendite kogumine konkreetsele põhjusele)
- Näited vastuvõtva komisjoni liikme panusest
- Teie meeskonnale vastamiseks või teie meeskonnaga ühenduse loomise kuupäev
- Tänan teid "arenenud" eest, et nad teatasid, et olete valmis neid kutsuma
- Teie nimi / kontaktisik ja kontaktandmed
Veenduge, et potentsiaalsed liikmed teaksid, et nende kaasamine on tunnustatud ja hinnatud ning et nad saavad märkimisväärselt kaasa tuua.
Kui te ei tea, kuidas koostada oma vastuvõtva komisjoni kutsekirja, on mitmesuguste mittetulunduslike veebisaitide jaoks palju näiteid. Kui otsite hõlpsasti kasutatavat malli, kopeerige ja kleepige allolev mall ja sisestage oma andmed igas sulgudes.
[Kuupäev]
Kallis [Insert Name]:
Kirjutan, et teile teada saada põnev sündmus, mille [Teie organisatsiooni nimi] kavandab [Kuu] asukohas [Insert City].
[Kuu + aasta (kui see erineb praegusest)] puhul toob [Organisatsioon] [Event Name] [City] välja, et suurendada teadlikkust [cause / social issue / probleem teie organisatsiooni aadresside kohta] ja luua [ programmid / algatused / jõupingutused].
[Lisage asjakohane teave sündmuse / eesmärgi / teema kohta].
Üritus toimub [sündmuskohta (kui see on)] [linn] [kuupäev ja kellaaeg].
[Eesnimi], me oleksime teie abiga selle sündmuse ja teiste jaoks meeldivaks - edu. Kui soovite seda sündmust ja tulevasi sündmusi osaleda, oleksime väga tänulikud, kui võtaksite vastu selle ametliku kutse meie vastuvõtva komisjoni koosseisu.
Osalemine on lihtne.
- Jagage oma nime või oma organisatsiooni nime meie vastuvõtva komitee liikmeks
- Kutsu oma kolleege, sõpru ja naabreid [laud / pilet] ostma meie sündmustele
- Liituge sündmusega
- [Sisestage konkreetne taotlus, mis põhineb isiku seisundil, ühendustel.]
Meile meeldiks ka see, kui kaalute oma laua majutamist ja kutsute sõprade ja kolleegide lõbu õhtul. Teie helde toetus aitab meil levitada sõna [cause] ja avaldada tõelist mõju.
[Organisatsiooni liige] võtab teiega ühendust [sisestada ajakava], et arutada oma vastuvõtva komisjoni üksikasju ja arutada teie osalust, kui peaksite olema huvitatud.
Ootame teiega koostööd, et luua [Event Name] ja tulevaste sündmuste edu! Täname teid suuremeelsuse eest ja toetuse eest.
Lugupidamisega
[Sinu nimi]
[Positsioon organisatsioonis]
[Organisatsiooni nimi]
[Kontaktnumber]
Kui olete värvanud vastuvõtva komitee
Kui olete valitud valitud komitee liikmeid kutsunud, saate mõne vastuvõtukirja või kõne. Enne sündmuse üksikasjadega tutvumist või seda, mida te soovite, peate enne koosoleku toimumist lühikese koosoleku esitama. Kui nad ei küsi neist midagi, lase neil:
- Tutvuge üksteisega
- Arutage, kuidas nad teie organisatsioonis osalevad
- Vaadake materjali või esitlusi oma põhjuse / töö kohta
- Ajurünnaku ideid selle kohta, kuidas nad sooviksid kaasa aidata
Siit saate teada, millised on teie rahastajate eesmärgid ja kuidas soovite, et need töötaksid koos (kontaktide kutsumine või oksjoni esemete jõudmine). Kui teil on suur grupp, võidakse need jagada ka alamkomiteedesse
Loomulikult ei ole teie vastuvõttevkomitee ülesanne teie sündmust planeerida ja ellu viia. Vastuvõttev komisjon peaks teie vabatahtlikega või ürituste planeerimise komiteega piletite müümiseks, uute ürituste sponsorlusnõuete taotlemiseks, oksjonite positsioonide rohkuse tagamiseks ja osalejate jaoks ööliseks.
Tunnustades teie vastuvõtva komitee jõupingutusi
Kui sündmus on lõpule jõudnud, peaksid teie vastuvõttev komitee liikmed olema mõned esimesed inimesed, keda tänan, nii sündmuse kui ka kirjaliku täna järgmise päeva pärast. Mida rohkem võtate oma vastuvõtva komisjoni, seda rohkem hakkavad nad tulevikus vastuvõtma.
Leidke oma organisatsiooni või kogukonna inimesed, kes võiksid aidata teie järgmise sündmuse korraldamist. Nad võivad suurel määral eristada raha, mida te tõstatate, ja programme, mida saate toetada.