Valige teema ja asukoht
See samm kujutab endast kaht muutujat, mida teie publik soovib teada enne midagi muud.
Kohtumise "kus ja miks" mõjutab koheselt, keda kutsutakse ja kas nad osalevad või mitte.
Teie valitud koht mõjutab üldist koosolekut ja mõjutab inimesi teisi otsuseid, mida peate sündmuse planeerimisel tegema.
Nimetage osalejad
Suurepärane keskendunud ja produktiivne kohtumine on häirivate tegevuste vältimine, mis tähendab, et kutsumised on piiratud otsustajatega. Ettevõtluskultuuris on kalduvus kaasata kõik seotud osapooled kommunikatsioonivaldkonda, kuid saate suurendada tootmist, kõrvaldades kaaslased, kes võivad edusamme aeglustada ebaoluliste arutelude käigus. Selle asemel, et mitte hääleõiguseta osalejaid kutsuda, julgustame võtmeisikuid enne koosoleku toimumist rääkima nende alluvatega.
Paku kolme päeva ja korda
Olge ettevaatlik, kuidas uurite iga osaleja kättesaadavust. Kogu koosoleku ajastamine vastastikku kasuliku kuupäeva jaoks on lihtne avada "Pandora kasti".
Üks võimalus seda vältida on pakkuda paar kuupäeva ja kellaaega, siis küsige iga isikut, kes neist kõige paremini töötab. Kui teil on õnne, siis sobib üks kuupäev kõigile. Kui ei, siis ärge kartke küsida välju, kui nad saavad kohandada oma kalendrit enamuse rahuldamiseks.
Loo teekond
On oluline, et oleks ajakava, milliseid teemasid arutada koos juhtidega, kes juhatab iga koosoleku osa.
Planeerijatel võib osutuda vajalikuks saada tippjuhtide nõuandeid, et koostada täpselt marsruut. Kui esimene eelnõu on valmis, tuleb see rühma heaks kiita.
Arutlege esitusvajadustega
Kontsernile ideede esitamiseks on palju erinevaid võimalusi, ja igal kavandatud kõnelejal on oma eelistused. PowerPointi funktsionaalsus, Interneti-ühendus ja valgeplekid on vaid mõned komponendid, mida võib-olla vaja korraldada. Olege nende andmete sisselülitamisel proaktiivne ja jälgige neid mõne päeva enne koosoleku kinnitamist.
Toitlustamise ajakava
Väikeste koosolekute jaoks toidu tellimise võti on hoida menüü funktsionaalsus. Te ei soovi, et toitlustamine häiriks ettevõtte kõiki aspekte, nii et vältige võimalusel liiga ametlikke toite. Kui soovite istungi lõunasööki, proovige broneerida toidukorra külgnevat ruumi, et osalejad jõuaksid võimalikult kiiresti kohtumiseni.
Saada lõppandmed
Umbes seitse päeva enne sündmust soovite saata marsruudi lõpliku koopia ja üksikasjad iga osaleja kohta. See peaks sisaldama kõike, mis on päevaks tellitud. Samuti leiate juhiseid, parkimisinfot, toa numbreid ja hädaabikõnesid.
Kui te töötate juhtivtöötajatega, siis kopeerige need ka haldusassistendid.
Koosoleku päev
Koosoleku planeerijaga on teie ülesanne tagada, et üritus saaks edukalt käivitada. Loomulikult soovid kohapeal kohapeal kohapeal kontrollida tuba ja kohtuda toitlustamise ja A / V koordinaatoritega. Sõltuvalt asukohast võite soovida postitusi nii, et kõik leiaksid teed ruumi.
Ja seal on see - kaheksa suhteliselt lihtsat sammu eduka väikse koosoleku planeerimiseks.
Mõlema etapi läbiviimine võtab teie jaoks aega ja hoolsust, kuid teie plaanide edastamine osalejatele on pool võitu. Mida rohkem inimesed teavad, mida kohtumist oodata, seda paremini ettevalmistatud on ettevõtlusega tegelemine.