Kuidas korraldada edukaid ürituste korraldajaid

Õppige korraldatud viibimise klahvi

Ükskõik, kas olete korporatiivsete sündmuste planeerija või administraator, peavad sündmuste planeerimise alused eeldama, et teil on tugevad organisatsioonilised, kommunikatsiooni- ja dokumentatsioonialased oskused. Sõltumata teie kogemuse tasemest võib isegi külalislahkuse entusiast luua suurepärase ärisündmuse, kus on natuke loovust ja palju organisatsiooni. Aga kui tegemist on sündmuste planeerimisega, eriti hõivatud sündmuste planeerijatega, kelle raamatutest on rohkem kui üks üritus, võib see olla suurem takistus kui kõige enam aru saada.

Kuidas ürituste korraldajad korraldada

Organisatsioon on üks kõige edukuse võtmetest enamike ürituste planeerijate jaoks. Organisatsioonioskuste omandamine mitte ainult ei tekita stressi, vaid võib ka suurendada oma loovust kui sündmuste planeerijat, mis võimaldab teil näha suuremat pilti ja mõelda väljapoole, teades, et teil on üksikasjalikku teavet. Siin on mõned võimalused edukate sündmuste planeerijate korraldamiseks.

Loo sündmuste sidumised

Sündmuste ja sündmuste kavandamise sideainete loomine on ilmselt kõige tõhusam viis seminaride, konverentside, sisekoolituste, täitevkohtumiste ja kõigi ürituste korraldamiseks. Kuigi paljud ürituste korraldajad liiguvad enamate elektrooniliste ja digitaalsete organisatsioonide tööriistadesse, võivad füüsilised sideained olla tähtsaimate sündmuste ja programmide üksikasjad. Teatavate dokumentide, märkmete ja muude üksikasjade koopiate säilitamine võib kogu sündmuse jooksul olla elusäästja.

Ideaalis peaks igal üritusel ja / või programmil olema oma sideaine. Sõltuvalt teie sündmuse keerukusest võib teie sideaine sisaldada mitut sektsiooni, sealhulgas:

• Teekonna / päevakava
• Peamised kontaktid
• Osalejad
• Side
• Lepingud
• Banketi ürituste korraldamine
• Meelelahutus
• Majutus / ruumide loend
• Saabumine / väljumine
• Tegevused

• Kingitused
• Eelarve
• Mitmesugust

Kui teie sündmuse kavandamise sideaine on regulaarselt värskendatud, saate hõlpsalt teavet oma sisemiste kolleegide ja klientidega, isegi kui nad ei anna teile ettevalmistamiseks palju aega.

Kasutage sündmuste planeerimise tarkvara või veebipõhist dokumentide säilitamist

Kuigi teie sündmuste sideained peaksid sisaldama kõiki kõige olulisemaid üksikasju iga sündmuse kohta paberkandjal, tuleks ülejäänud viited, ideed ja kirjavahetus pidada ka korraldatud ja koos. Praegu kasutavad paljud sündmuste planeerijad sündmuste planeerimise ja haldamise tarkvara, kuid veel palju otsivad veebipõhiseid failide salvestamise võimalusi, et neid organiseeruda.

Sellised veebidokumendid nagu Google Drive ja Dropbox pakuvad korraldatud koht igasuguste elektrooniliste dokumentide jaoks arvutustabelilt arvetele. Need tööriistad võimaldavad teil üles laadida, salvestada ja dokumente hallata veebifaile ja kaustu, kus neid saab hõlpsasti juurde pääseda kõikjalt. Dokumente saate avada oma sülearvutis, nutitelefonis või tahvelarvutis. Saate hõlpsasti need failid e-kirjadele lisada või dokumendi jagada kolleegide, tarnijate ja klientidega. See võib olla ideaalne organisatsiooniline lahendus sündmuste planeerijatele, kes on alati teel.

Organisatsiooniline alumine rida

Lõppkokkuvõttes on teie dokumentide, märkmete ja kirjavahetuse korraldamine teie jaoks õige.

Igal sündmuste planeerijal on erinev süsteem, mis töötab nende ja nende sündmuste jaoks. Kõige olulisem tegur peaks alati olema teabe kättesaadavus ja valmisolek. Nii et veenduge, et kõik süsteemid, mida te kasutate, saaksid otsitavat teavet kiiresti ja hõlpsalt leida.