Valiku tegemisel on arvestatavad muutujad. Need hõlmavad teie sündmuse eesmärki, eelarvet, millega te töötate, oma välismaal tööle võtmise põhjust ja töökohale sobivaid kandidaate, ja õnneks on mõned suurepärased ressursid, mida firmad saavad kasutada, et valida parim sündmusplaneerija või tootja aitavad luua oma firmaüritust.
Kasutage järgmist juhendit, mis aitab teil määrata, kas teie järgmisel ettevõtteüritusel on vaja sündmuste planeerija või kui teete seda, kuidas valida töökoha parim kandidaat.
Määrake sündmuse eesmärk ja sündmuste planeerija vajadus
Enamik inimesi arvab, et väljaspool sündmuste planeerija või toitlustusettevõtte rentimine algab sündmuse eelarve kindlaksmääramisega, kuid tõsi on see, et kõige tähtsam on alustada määratlemisega, miks te soovite kõigepealt sündmust korraldada. Enne kui jõuate välisele või sisemisele ressursile, kes aitab teil seda sündmust planeerida, soovite seda jagada sündmuse tähtsate eesmärkidega. Vastake oma asjakohastele küsimustele selle kohta, kes, mida, kus, millal, miks ja kuidas - hiljem saab korrektsioone teha.
Kui olete oma eesmärgid määratlenud, ilmnevad mõned selged ideed selle kohta, millist teemat ja sõnumit soovite oma üritusel edastada, kuid mis kõige olulisem, siis peate otsima, milliseid tegevusi ja teenuseid vajate, et välist ressurssi käidelda Teie nimel.
Sa tahad teada saada, milline eelarve on planeerijale ja kas see aitab korraldada koha valimist, ehitada menüüsid ja anda soovitusi toitude ja jookide valikute, allikõlarite ja meelelahutuse kohta, olla kohapeal tootmisvajaduste päeval, ja / või aidata luua olulisi teavitusdokumente, nagu kutsed ja külaliste nimekiri.
Kui te plaanite oma sündmust üksi ja teil on veel ükskõik milline neist vajadustest, siis on tõenäoline, et soovite neid ülesandeid ja kohustusi juhtida ürituste planeerijaga.
Kvalifitseeritud ürituste planeerija leidmiseks kasutage kohalikke allikaid
Sageli arvavad inimesed, et suusõnaliselt on parim võimalus ürituse planeerija rentida oma aastapäeva pidustuste, hommikusöögitellimuste, nädalavahetuse taganema või mõne muu ürituse jaoks, ja kuigi see kindlasti aitab, pole see tõenäoliselt kõige tõhusam lähenemisviis.
Kui üritate leida oma sündmuse jaoks parim sündmuse planeerija, on parem uurida inimesi, kes kogevad ja omavad tugevat mainet ürituste planeerijate kogukonnas. Suu sõna annab võimaluse kergesti müüa planeerija, kes soovib leida uusi kliente, kuid vastastikune maine on väga tõhus.
Sõltumata sellest, kas tegemist on sotsiaalse sündmusega või ettevõtte koosolekuga, on üldjuhul sündmuste planeerija või toitlustusettevõtte rentimise reeglid jäävad samaks: soovite palgata kellegi, kellel on kogemusi oma sündmuse loomiseks.
Mõtle professionaalsete liikmegruppide peatükid või tutvuge riikliku või kohaliku Cateringijuhtide riikliku ühingu Meeting Professionals International, International Special Events Society, riikliku või kohaliku peatükiga.
Samuti on asjakohane teada saada, kes avaldab oma tööstuses artikleid.
Kui soovite teada, kellel on teatud turul teenuste või eriteadmiste omandamise maine, pöörduge kohaliku kongressi ja külastajate büroo poole, sest paljud sündmuste planeerijad on aktiivsed liikmed ja nad suhtuvad ka kohalike kaubanduskodadega; Teine võimalus ekspertide allikaks on jõuda hotelli kongresside müügiosakonnani - nad jagavad teiega neid, kellele nad usaldavad.
Intervjuud ja sündmuste vajaduste arutlemine taotlejatega
Enamikel sündmuste planeerijatel on huvi kuulda teie konkreetse sündmuse üle, kuid esmalt andke neile lühiandmed ja keskenduge esialgse intervjuu jooksul oma kogemustele, mille käigus peaksite kandidaatide arvu vähendama kolm tugevaimat taotlejat.
Seejärel peaksite iga sündmuse planeerija või tema ettevõtte jaoks küsima teavet oma ettevõtte kohta, kogemuste kohta varasemate sündmuste kohta ja nende kavandamise kohta ettenägematuteks olukordadeks, pöörates hoolikalt tähelepanu taotleja reageerimise viisile ja võimalikele edasistele küsimustele teie ettevõttele, sündmusele või selle eesmärkidele.
Hea planeerija tutvustab teid aruteluga, et saada teada oma sündmuse üldiste eesmärkide, ajaskaala, eelarve, külaliste loendi ja isiklike eelistuste kohta. Head planeerijad küsivad teie organisatsiooni kohta küsimusi ja tutvuvad nende eesmärkide ja konkreetse sündmuse korral nende märkega intervjueerides, et leida kandidaate, kes väljuvad teisest küljest.
Kuigi esimese vooru vooru ajal ei ole alati võimalik isiklikult kohtuda, eriti kui teie programm on linnast väljas, võib see olla kriitiline samm õige planeerija või tootja valimisel teie üritusele ja ettevõttele.
Näost-näkku kohtumised annavad ülevaate planeerija kogemustest või kogemustest tema suhtluses teie ettevõtte meeskonnaga, mis aitavad seda sündmust luua - soovid valida kandidaadi, kellel pole mitte ainult suurepärast tulemust kvaliteetseid üritusi, vaid ka seda, kes saab koos oma meeskonnaga.
Kitsendused ja valiku tegemine
See ei ole piisavalt hea, et minna oma soolestiku instinkti, sõprade või isegi kolleegide ja kolleegide nõuandesse või isiklikult koosolekutesse - see on sinu sündmus, ja sinu nimi ja maine seotakse sellega - sa saad vajadus kontrollida ka oma kandidaatide viiteid. Kindlasti paluge kandidaatide nimesid, keda kandidaadid varem töötasid, aga ka kajastama iga planeerija ajalugu, et leida sündmusi, mida ta poleks maininud - võite teada saada, et ta ei suutnud mõnda sündmust konkreetse kliendiga teha Ära tee oma jätkamist.
Kui olete veendunud, et kandidaat teie ettevõtte heaks sobib, näitab valdkonna asjatundlikkust ning suudab üsna hästi aru saada sündmusest, mida soovite temaga koos toota, on aeg kitsendada oma valikut ühega ja kuulata tema mõtted sündmusest. Oma eesmärkide ja ideede põhjal esitab hea sündmuste planeerija teile plaani, mis aitab teie teema saavutada - kui see on erakordne õhtu ja õhtusöök intiimsete inimeste rühmas, peaks planeerija tulema teile ideedega, mis hõlmavad paljusid teie programmi üksikasjad.
Selles etapis peaks sündmuse planeerija esitama teile ideed, mis aitavad teil tunduda, et nad on oma eelarve ära kasutanud ja kahekordistanud oma väärtust. See peaks olema selge, kuidas nad oma sündmuse visiooni näitavad.
Eelarve võrdlemine sündmuse planeerijaga
Teie sündmuse eesmärkide põhjal on võimalik luua üldine hinnang selle kohta, kui palju see maksab teie programmi erinevatele elementidele, mis varieeruvad sõltuvalt teie hostitud sündmuse tüübist ja sellest, millesse see sisaldab. Paljud inimesed, kes korraldavad ürituse esmakordselt, kipuvad langeksid õlle eelarvest šampanjat puudutava ürituse planeerimise lõksu, mistõttu paljud inimesed pöörduvad abi saamiseks oma sündmuste planeerija poole.
Ideaalne kandidaat võtab, millist eelarvet te neile esitate ja muudate selle midagi maagilist, kuid need ideed tulevad hinnaga, ja on oluline, et te palute planeerijalt avalikustada kõik oma kulud ja potentsiaalsed allikad, kuidas need tasud on hõlmatud ja integreeritud üldiste eelarveürituste planeerijate tasudesse, sõltuvalt planeerijast, planeerijast või sündmusfirmast sündmusfirmaks.
Olenevalt sündmuse olemusest palutakse teil korraldada sündmuste planeerija ja nende poolt pakutavad sündmuste toimumiskohad ja -teenused hoiuste, paberitööde ja lepingutega . See on täiesti vastuvõetav viis ettevõtluse käitlemiseks, kuid parimal juhul on nõu saada professionaalset nõu ja mitte kunagi allkirjastada leping, mida teie enda õigusnõustaja ei ole üle vaadanud, eriti kui tegemist on eraisikutega, kellel ei pruugi olla Sama ressursid suur firma.
Jääge oma planeerijaga ja olge valmis tule ja rehireiks
Enamik sündmuste planeerimisega seotud õnnetusi on tavaliselt tagajärgede puudumise tõttu. Sündmuste planeerimine nõuab logistika tõhusat koordineerimist ja edasilükkamine kolmanda isiku poolt võib põhjustada tagasilööke, kui teie planeeritud ürituse planeerija ei vastuta täielikult teie ettevõtte eesmärkide ja eesmärkide eest.
Sel põhjusel peaksite töövõtja haldajana tegema tihedat koostööd planeerija või tootjaga, tagamaks, et kõik tootmisprotsessid kaotaksid, ilma et oleks tagatud, et kohad ja tarnijad oleksid sündmuse jaoks valmis, et tagada igale müüja enne ja pärast. Mitte öelda, et enamik sündmuste planeerijaid ei täida oma lubatud teenuseid; see tähendab lihtsalt, et peaksite veenduma, et logistika on kinnitatud.
Kui kõik läheb plaanipäraselt, on teil edukas sündmus ja suurepärane sündmuste planeerija ressurss tulevikuks, aga kui planeerimisprotsess ei tööta kirjalikult kokkulepitud teenuste sujuvalt, siis on oluline vaadata, kas projekt on sobib hästi planeerijaga.
Kuigi on mõistlik olla kannatlik ja töötada logistika ja võimalike arusaamatuste teel, kui te ei saa soovitud teenuseid, peaksite olema valmis rääkima tõsiselt. Kui teil on vaja, on teil valmis halb planeerija põlema laskma ja alati on varundamisvalik.