Ürituse eelarve on raske planeerida, kui teil ei ole head ettekujutust sellest, millised kulud teile tekivad. See tundub olevat piisavalt selge, kuid sündmuste planeerimisega seotud kulud võivad tuleneda paljudest erinevatest kohtadest. Lihtsalt siis, kui arvate, et olete kindlaks määranud kõik oma kulukategooriad, avaneb teine, et saata teid tagasi joonestuslauale. Selle vältimiseks on mul koostatud selle sündmuse planeerimise kulude ülevaade, mida pidage meeles eelarve koostamise ajal.
Kohapealsed kulud
Siia kuuluvad siia kulud ja tasud, mida tavaliselt võistluste toimumiskoht nõutakse. See on sageli kõige kallim kategooria, kuid see on ka kõige lihtsam prognoosida, kuna saate eelnevalt läbi vaadata ametliku kalkulatsiooni. Seda öeldes ärge unustage tegurite muutuvate kuludega, mis muudavad teie kohalolekukoormust. Toitlustamine on hea näide sellest, kui teie toidukulud suurenevad iga lisamisega teie nimekirja.
Koht Kulud
- Toa rent
- Tagatisraha
- Kindlustuskaitse
- Parkimine
Toit ja toitlustamine
- Söögikorrad
- Joogid
- Baarimees / server töötasu
- Maksu- ja teenindus / tasu eest makstavad tasud
Audio / visuaalne
- Mikrofonid
- Ekraanid ja projektorid
- Internetiühendus
- Muud spetsiaalsed seadmed
Kolmanda osapoole müüjad
See kategooria hõlmab kõiki tooteid ja teenuseid, mida müüjad pakuvad väljaspool vastuvõtupunkti. Igaüks arveldab teid iseseisvalt, seega on oluline hoida lähedasi vahelehti kõigile, kellega te töötate.
Arvutustabeli kasutamine aitab teil korraldada oma müüjate kontakte koos nende teenustega seotud kuludega.
Ürituste rentimine
- Voodipesu, lauakellad ja tooli katted
- Telgid, matkarajad ja lõbustusvõimalused
- Füüsilised esemed, mida koht ei paku
- Töö ja tarnimine Setup / Teardown
Dekori müüjad
- Accent Lighting
- Lilled ja keskosa
- Õhupallid
Meelelahutus
- Muusikud või DJ
- Kõnelejate tasud
- Lepingu ratturid (toit, majutus, transport)
Tootmiskulud
Tootmine hõlmab kogu sündmuse planeerimiseks ja täitmiseks vajalikku personali ja ressursse. Need kulud algavad hetkest, mil sündmus on unistanud, ja jätkatakse post-sündmuste paberimajandust. Kokkuvõttes tähendab see kategooria sündmuse korraldamise, osalejate meelitamise ja administratiivsete elementide haldamise kulusid.
Turundus ja registreerimine
- Printimis- ja disainitööd
- Reklaamid
- Kutsed
- Registreerimise haldamine
Planeerimine ja organiseerimine
- Ürituste planeerija tasud
- Osalise tööajaga ja ajutised töötajad
- Kontoritarbed
- Sidekulud
- Sõidukulud
Administratiivsed kulud
- Palgatöötajate tööülesanded
- Raamatupidamise kulud
- Õiguskulud
- Konsultandi tasud
Maksusoodustused ja erakorralised fondid
Ei ole maagilist numbrit, mida peaksite ettenägematute kulude jaoks kõrvale panema, kuid kindlasti ootate ootamatult. Mõned sündmuste planeerijad soovitavad eelarvestada 5-10% oodatud kulutustest, teised valivad ümmarguse arvu, kellega töötada. Suuremad sündmused peaksid loomulikult rohkem eraldama, sest üksiku isiku eest tasutud järelevalve võib tuhandeid dollareid tuua.
Selle ülevaate eesmärk on teavitada teid erinevatest sündmuse kavandamise kuludest, mis võivad tekkida. Iga sündmus on ainulaadne , nii et teie võib sisaldada rohkem või vähem siin loetletud üksusi. Oluline on teada, kus teie kulud tulevad. Konkreetse müüja või kategooriaga seotud kulude ülevaatamine võib teie eelarvest ohtu segi ajada, kuid halvimal juhul on kulu kuni arve saabumiseni täiesti unustamata.