Miks võtta ettevõtte juhatuse koosoleku protokollid?
Ettevõtte koosolekute protokollide vastuvõtmiseks ja salvestamiseks on mitu põhjust.
Koosolekute protokollide esimene ja kõige olulisem põhjus on märkida, mida otsustasite. Ma olen istunud juhatuse koosolekutel, kus keegi ei mäleta juhatuse tehtud otsust mõni kuu tagasi. Võttes oma äri jaoks kirjalikult midagi
Ettevõtte juhatuse protokollide teine põhjus on fiduciary ja vastutuse eesmärkidel. Juhatuse liikmed on usaldusväärses positsioonis. Nad teevad otsuseid ettevõtete aktsionäride investeeritud raha kohta ja nad peavad suutma tõestada, et nad tegid targalt, ettevõtte huvides ja ilma huvide konfliktita . Juhatuse koosolekute protokollide kasutamine aitab nõukogul tõestada, et nad tegutsesid heauskselt ja vältida oma tegevuse eest isiklikku vastutust .
Kolmas põhjus on maksustamise eesmärgil. Ettevõte on eraldi aktsionäride üksus. Et olla kindel, et hoiate seda lahusust, näevad juhatuse koosolekute protokollid ette.
Ilma nendeta võivad IRS või riigiasutused eitada ettevõtte maksustamist. Ettevõte, mis ei näita, et see tegutseb omanikena, võib omanikele eraldiseisva üksuse kaudu luua raske maksusituatsiooni.
Ettevõtetel on tasakaalu, et püüdleksid selle nimel, et juhatuse liikmed täidaksid oma kohustusi ja oleksid kaitstud, pikaajaliste, sihikindlate juhatuse koosolekute eest, mis jätaks liikme aega.
Me käsitleme seda tasakaalu käesolevas artiklis.
Nüüd, kui oleme arutanud juhatuse koosolekute protokolle võtmise põhjuste üle, on siin mõned vigu, mida ettevõtted teevad, ja mõned mõtted selle kohta, kuidas neid parandada.
Enne koosolekut koostamine ja levitamine
Korporatsioonide poolt nende juhatuse koosolekutel veel üks suur viga ei sisalda koosoleku päevakorda ega levitanud päevakorda ega asjakohaseid dokumente enne koosolekut. Päevakorra päevakord peaks sisaldama konkreetset ajakava iga päevakorrapunkti kohta. Eri päevakorra täitmine muudab koosoleku sujuvaks, kuid see võimaldab juhatusele (ja kõigile, kes loeb minutit hiljem) teada iga osapoole suhtelist tähtsust päevakorras.
See ei tähenda, et päevakorda ei saaks midagi, kui see on tähtis ja kiire, kuid teemasid saab päevakorda hääletada. Ja palju, mis on kiireloomuline, peaksid käituma juhid, mitte juhatus.
Puuduvad juhatuse olulisemad koosoleku protokollid
Juhatuse koosolekute protokolli mall peaks sisaldama järgmist:
- The kuupäev, kellaaeg ja koht
- Algus- ja lõpukuupäev ja kellaajad konkreetsetele punktidele
- Mis tüüpi juhatuse koosolek - regulaarne, eriline või iga-aastane (kõik riigid nõuavad, et korporatsioonidel oleks iga-aastane koosolek)
- Kes oli kohal, märkides juhte, külalisi ja töötajaid ning milliseid juhatuse liikmeid kohal ei olnud. Tuleb märkida hiljaks saabunud või varakult lahkuvate isikute nimed.
- Kvoorumi olemasolu kindlaksmääramine. Kõigile hääletusele pandud korporatsioonide poolt nõutakse tavaliselt kvoorumit. Kvoorumi nõue on tavaliselt üle poole liikmetest. (Näiteks üheksast liikmest koosnev juhatus peab osalema kvoorumil viiel liikmesriigil).
- Kui ettekandeid esitavad komisjonid või teised, lisage esinejate nimed ja pealkirjad.
Koosoleku protokollid on liiga erilised
Tõenäoliselt on suurim veakoristuse tabel selleks, et nõuda üksikasjalikku teavet arutelude (mõnikord argumentide) ja protsesside kohta. Kohtumistel peaks peegeldama otsuste tulemusi, mitte seda, kes ütles arutelus. Oletame, et teie juhatus hääletab uue tootegrupi müümise ettepaneku üle.
Koosoleku protokollides tuleks öelda: "Otsus lisada uus vürtside rida. Liikumine on lähetatud ja heaks kiidetud, nii erimeelsusega." Kui grupil oli arutelu, peaksite arutelu pikkust registreerima ja selle kokku võtma, kuid te ei pea arutelu üksikasjalikult mõtlema.
Protokollid, mis ei ole piisavalt täpsed
Spektri teises otsas pole mõni minut piisavalt informatsiooni andmiseks ja liikmete hoidmiseks hädas. Kui otsus ei jõudnud ühehäälselt välja, märkisid juhatuse liikmed eriarvamusel, kellel jäi erapooletuks (ja märkige, kas erapooletuid oli võimaliku huvide konflikti tõttu).
Kuigi te ei pea registreerima iga arutelu löök-by-blow või kes ütles, mida. Kuid protokollis peaks olema piisavalt teavet, et kajastada arutelu mõtet.
Nõukogu koosolekud liiga pikk
Keegi ei meeldi pikaajalistele kohtumistele, kuid kohtumiste ja protokollide lühendamiseks on mõned võimalused. Võimalik, et tahate päästa koosolekuteaega, luues nõusoleku päevakava. Põhimõtteliselt on see päevakord probleemide loetelu, mida on võimalik kiirelt ilma aruteluta käsitleda. Nimekiri võib sisaldada eelmise koosoleku protokolle, finantsaruandeid ja komiteede või tegevjuhi aruandeid.
Nõusoleku päevakord, aruanded ja muu teave tuleb levitada enne koosolekut, et liikmetel oleks võimalus neid lugeda. Siis kohtumisel on nõusolekumenetlus osa koosolekuprotsessist. Iga juhatuse liige võib tõstatada küsimuse või muret nõusoleku päevakorra üle, kuid kui puuduvad probleemid, saab kogu nõusoleku päevakorda hääletada korraga.
Vale otsuse tüüp
Ettevõtte juhatus teeb otsuseid üldise poliitika kohta. Igapäevaseid otsuseid teevad ettevõtte juhid selle poliitika alusel. Mõnikord juhatab ülemäärane juhatus ja püüab otsuseid langetada.
Mitte kinnitada protokolli
Nõukogude koosolekute kitsikus ja rütmis on ahvatlev unustada protokollide heakskiitmist. Kuid oluline on tagada, et protokollid peegeldaksid nii koosoleku kirja kui ka vaimu. Protokoll loetakse "eelnõuks" kuni selle heakskiitmiseni.
Mitte pidada koosoleku protokolle
Kui kõik probleemid lähevad, et oma ettevõtte jaoks minutid jääda, ärge unustage hoida oma ettevõtte koosolekuid kusagil turvaliselt ja ligipääsetavaks. Seadistage protokollide pidamise protsess ettevõtte kirjete loendis või "pilves" parooliga kaitstud failis.
Unustasid tunnustama ettevõtte sekretäri rolli
Enamik äriühingute minutist tulenevaid kohustusi kuulub ettevõtte sekretäri pädevusse. Hea ettevõtte sekretär on kunst, ja neid inimesi sageli ei tunnustata piisavalt. Öelge sellele ajale "aitäh" regulaarselt.
Ärge võtke nõu advokaadina oma juhatuse nõunikuna
Käesolevas artiklis esitatud teave ei ole mõeldud maksu- või õigusnõustamiseks ja autor ei ole advokaat. Ükskõik, kas teie ettevõte on era- või avalik (avalikult kaubeldavate aktsiatega), peaksite olema advokaat, kes annab teile nõu, kuidas võtta ettevõtte protokolle ja osaleda olulistes juhatuse koosolekutel, et veenduda, et teie ja teie pardal on kaitstud.