Juhatuse liikmed ei saa lubada, et nende isiklikud huvid häiriksid direktorite otsuseid. Nii on peaaegu kõigil ettevõtetel huvide konfliktidega seotud poliitika ja avaldused, mida direktorid peavad alla kirjutama.
Mis on huvide konflikt?
Mõned näited olukordadest, mis võivad põhjustada ettevõtte juhatuse liikme huvide konflikti :
- Juhul, kui juhatuse liikmel on väljaspool ettevõtte huvi ettevõtte vastu, kes konkureerib äriühinguga, kus ta on juhatuse liige
- Kui juhatuse liige saab otsuseid, mis võivad mõjutada ettevõtte aktsia hinda
- Kui juhatuse liige on teadlik ettevõtte tulevasest ühinemisest, omandamisest või müügist.
- Kui juhatuse liige on ettevõtte töötajaga isiklikes suhetes.
Pange tähele, et see võib olla või ei pruugi olla kuritegu seotud. Tavaliselt on probleemide tekitamine lihtsalt ebatäpsus või huvide konflikt.
Millal koostada huvide konflikti poliitika
Huvide konflikti poliitika peaks koostama teie ettevõtte advokaat ja allkirjastama kõik juhatuse liikmed esimesel (organisatsiooni) juhatuse koosolekul või kui nad liidetakse juhatusega.
Ühelgi juhatuse liikmel ei tohiks olla lubatud seda poliitikat allkirjastada.
Juhatuse liikmed
Huvide konflikti poliitika peaks kirjeldama juhatuse liikmete kohustusi:
- Fiduciary kohustused, finants-ja juriidilised küsimused. Fiduciary küsimused hõlmavad kohustusi hoolitseda ärihuve. See fiduciary vastutus hõlmab kõiki teisi juhatuse kohustusi.
- Lojaalsuskohustus, paneb lauapoolsed kohustused teiste välistest huvidest kõrgemale
- Konfidentsiaalsuskohustus, hoides privaatselt tehinguid ja teavet juhatuse koosolekutel ja ettevõtte äritegevusest.
Väljaspool huvisid
Huvide konfliktide poliitika nõuab, et juhatuse liikmed avalikustaksid väliseid huvisid, mis on vastuolus ettevõtte huvidega. Need võimalikud huvide konfliktid hõlmavad suhteid või vastutust (isiklikud, rahalised ja muud). Poliitika võimaldab juhatuse liikmetel hoida direktoril osaleda arutelu, aruandluse või hääletamise küsimuses. Samuti võib liige sellest vabastamisest vabandada.
Jätkuv huvide konflikt
Kui huvide konflikt on märkimisväärne, pidev ja kokkusobimatu ning kui see takistab isiku võimet täita oma ametikohustusi, pakub huvide konfliktiga seotud poliitika organisatsioonile õigust isikut positsioonilt eemaldada.
Tüüpiline huvide konfliktipoliitika
Juhatuse juhatuse huvide konflikti poliitika võib hõlmata järgmist:
- Mõisted, nagu "huvitatud isik" ja "finantshuvi"
- Diskrimineerimine huvide konflikti avalikustamise ja kindlakstegemise üle
- Menetlused huvide konflikti lahendamiseks üksikisiku või juhatuse poolt
- Mis juhtub, kui juhatus tuvastab või on põhjendatult alust arvata, et huvide konflikti rikkumine on toimunud
- Arutelu direktori hüvitisega organisatsioonilt ja selle mõju laeva funktsioonile
- Nõuded huvipoliitika konflikti, väliste huvide avalikustamise ja poliitika uuesti allkirjastamise iga-aastase läbivaatamise kohta.
Igale juhatuse liikmetele allakirjutatud huvide konfliktidega seotud poliitika on ettevõtte kirjete osa ning seda tuleb säilitada ettevõtte arvestusraamatus või -failis.