Millised on minu ettevõtte juhtimissüsteemi loomise võimalused?
Ettevõtte tööjõud muutuvad üha liikuvamaks, kusjuures iga päev töötab rohkem töötajaid.
Teie ettevõttel on kaks võimalust : ettevõtte omanduses olevate autode laevastikuprogramm või nende autosid juhtivate töötajate hüvitamise programm.
Laevastikuprogramm (ettevõtte omanduses olevad autod) on optimaalne võimalus tööandjatele, kes peavad osutama teatud spetsiifilisteks funktsioonideks transporti, näiteks teenindusautod, kaubikud, kohaletoimetamise sõidukid või muud seadmete nõuded. Laevastiku programm annab teie äritegevuse kontrolli ja järelevalve selliste asjade nagu kindlustus ja sõidukite hooldamine ning võime valida sõiduki funktsioonid, mida firma peab oluliseks. Need hõlmavad selliseid funktsioone nagu ettevõtte branding, turvaelemendid ja telemaatika, et saada 24/7 ülevaade nende sõidukite asukohast ja käigust.
Töötlemisprogramm töötajatele, kes oma autosid juhivad, kasutab ettevõtted, mis ei nõua nende töötajate jaoks spetsiaalseid sõidukeid või veokeid, näiteks müügi- ja teenindusettevõtted.
Hüvitis võimaldab töötajatel paindlikkust ja valikuvõimalusi, nõuab vähem sisemist haldamist ja ei nõua eelnevaid kulusid ega kapitali tühjendamist.
Mis on oluline, et otsustada, millist süsteemi kasutada?
Sõltumata mudelist - laevastikust või hüvitamisest - peate töötajatele hüvitama oma sõidukitega seotud ärilisel otstarbel korrektselt või tagama sellised tagajärjed nagu kulukad IRS auditid või halvemad klassiülese kohtuasjad .
Laevastikuprogrammi jaoks küsige ennast programmi esmaseks eesmärgiks - töötajaks on tööandja (kasu) või teie ettevõtte transpordi vajaduste pakkumine. Kui teie põhieesmärk on ettevõtte tööriistade pakkumine, peaks see võimaldama teil vähendada sõidukipargi kulusid, taastades töötajate isiklike sõidukite kasutamise kulud.
Hüvitusprogrammiga saate valida oma korteri toetuse, senti / miili programmi või standardse IRS-i läbisõidumäära oma töötajatele hüvitise saamiseks. Kuid kõik kolm neist võimalustest võivad põhjustada, et ettevõtted kaotavad tuhandeid dollareid töötaja kohta igal aastal, kuna nad ei arvesta täpselt iga juhtkonna kulusid, nagu erinevad gaasihinnad ja marsruutide arv.
Mis on FAVR ja miks see on parim läbisõidu hüvitamise alternatiiv?
FAVR on IRS tulude protseduur, mis hüvitab töötajatele maksuvabastuse ettevõtte juhtimisega seotud püsi- ja muutuvkulude eest. Kindlaksmääratud kulud võivad hõlmata kindlustus-, litsentsi- ja registreerimistasusid, samas kui muutuvkulud sisaldavad kütust ja hooldust.
FAVR on kõige täpsem hüvituslahendus, sest see pakub kohandatud hüvitist igale mobiilioperaatorile, lähtudes tema kohalikest kulutustest ja ettevõtte läbisõidust, mis võib varieeruda igat kuud.
Kuid kõigi fikseeritud ja muutuvate kulude registreerimine võib olla keerukas administreerimiseks, mistõttu enamik tööandjaid seda ei kasuta.
Selle asemel valivad paljude tööandjate jaoks lihtsamad korterautomaadid kui "üks suurus kõigile" lähenemisviis (näiteks 500 dollarit töötaja kohta kuus). Kuid see meetod ei võta arvesse asjaolu, et kaks töölähetust ei ole ühesugused, seega ei tohiks kahe töötaja jaoks hüvitada sama suurt summat. Sentide-miilide programmi tagasimakse on õiglasem, kuid siiski mitte õige.
Miks IRS standard läbisõit ei ole parim alternatiiv?
Enamik ettevõtteid kasutab IRSi ettevõtte läbisõidumäära, et arvutada, mida tuleks iga töötaja tagasi maksta. Kuid IRS-i määr ei ole nõutav hüvitamismäär, kuna see põhineb sõiduki käibe riiklikul keskmisel kulul eelmisel aastal.
IRS-i määr on kulude ajapunkti keskmine, kasutades eelmiste aastate andmeid, mitte tegelikku hüvitise määra. Töötajad võiksid reisi kulutada rohkem, kui neile hüvitatakse, või kui gaasihinnad on langenud, võib neid hüvitada ülejäägiga - ja makset ei korrigeerita, kuna see põhineb eelmise aasta arvudel.
Mis teeb enamus ettevõtteid korterauto saastekvootide ja tagasimaksete korral?
Korterauto hüvitised ei ole õiglased, kui tegemist on eri kohtades elavate töötajate hüvitamisega. Näiteks võib üks töötaja elada piirkonnas, kus gaasihinnad on 12 senti odavamad kui hinnad järgmises linnas, kus asub teine töötaja. Ärirännakulud, näiteks autokindlustuse ja maksude hind, erinevad asukohast märkimisväärselt.
Muud juhtimiskulud on samuti erinevad. Näiteks erinevad autokindlustusmaksed riigiti, alates Charlotte'i, Põhja-Carolinas 825 dollarist kuni Detroiti, Michigani 3150 dollarini. Maksud sama 21 000 dollariga sedaanile maksavad Nevada's 249 dollarit, kuid Rhode Island võib maksta kuni 1689 USD. Iga-aastased remondi kulud ei ole ühesugused ka igas riigis, keskmiselt 393 dollarit New Jersey's, kuid ainult 270 miljonit dollarit Vermontis. Samasuguse kindlasummalise tasu maksmine erinevates asukohtades töötavatele töötajatele eirab neid erinevusi täielikult.
Kuna autode hüvitisi koheldakse nagu hüvitist, maksustatakse neid ka nii tööandjalt, kes maksab FICA-i (sotsiaalkindlustuse ja ravikindlustuse maksud) maksu, kui ka töötaja, kes tasub nii FICA kui ka tulumaksu. See tähendab, et ettevõte maksab sõiduki saastekvootide summa koos sellega kaasneva FICA maksusummaga, samal ajal kui töötaja võtab auto mahaarvamise summa, tulumaksu ja FICA sissemakse. Maksuvabas hüvitusrežiimis nagu FAVR, töötab töötaja "koju" täpselt summa, mida tööandja hüvitab.
Milliseid vigu ettevõtted teevad laevasõiduki isiklikuks kasutamiseks?
Mõned tööandjad lubavad oma töötajatel kasutada ettevõtte omanduses olevaid autoparke sõpruse isiklikuks sõitmiseks. Kuid sa oleksid üllatunud, kui palju ettevõtteid ei mõista, et see isiklik kasutus on töötajatele maksustatav. Ettevõttel ei ole ka head võimalust arvutada summa, mille iga maksja peaks selle maksustatava kasu eest tasuma.
Sageli pakuvad organisatsioonid tasulist kogust isiklikuks kasutamiseks kõikides nende juhtides, sõltumata sellest, kui palju isiklikke miili nad sõidavad. See võib olla suur rahaline eelis töötajatele, kes kasutavad laevasõidukeid üsna palju isiklikuks kasutamiseks. Kuid töötajad, kes juhivad laevasõidukeid rangelt äriliseks kasutamiseks ja hoiavad oma autosid isiklikuks tarbeks väljaspool töötingimusi, võidakse ebaõiglaselt üle maksta.
Mis juhtub, kui ettevõte ei maksa oma töötajatele täpset hüvitist?
Äriklientide juhtimiskulude ebapiisav hüvitamine töötajatele maksab paljudele ettevõtetele tuhandeid dollareid igal aastal (ligikaudu 3000 dollarit töötaja kohta aastas, nagu arvutab Motus). Kuid see ei ole võrreldav kulude klassi hagi kohtuasjades. Viimastel aastatel on tööandjad edukalt oma tööandjad kohtusse kaotanud nii palju kui 7 miljonit dollarit, et kompenseerida ebavõrdset hüvitamist. California osariigis on need kohtuprotsessid kiiresti muutunud reegliks, mitte erandiks, kuna California Koodeksi seadustik 2802 on eriti range.
California kood tagab, et "tööandja hüvitab oma töötaja kõigile vajalikele kulutustele või kahjudele, mida töötaja oma tööülesannete täitmise otsese tagajärjel tekitas." Seda tõlgendasid tööandjad üldjuhul piiratud töökohal kasutatavate seadmete või tööriistade kuludele, kuid seda kasutatakse nüüd üha rohkem läbisõidu hüvitamise juhtudel (näiteks Raadio Shacki ja Mänguasjade "R" Us).
Laevastiku programmid tulevad ka oma väljakutsetega, kui on vaja täpselt maksta töötajatele nende sõidukite isiklikuks kasutamiseks. Ettevõtete sõidukite isiklik kasutamine peab olema nõuetekohaselt dokumenteeritud ja töötajatelt tasuda isiklikuks otstarbeks. Allpool esitatud isiklik läbisõit paneb ettevõtted ohtu kulukas IRS auditite ja võib maksta ettevõttele vastamata tagasilakse.
Millised on ressursid, mis aitavad mu ettevõtet aidata?
Teie ettevõte võib kasutada sama tehnoloogiat, mis annab uue digitaalse töökoha jaoks võimaluse kontrollida oma ettevõtte läbisõitude kulusid. siin on mõned näidised:
- GPS-i toega nutikad seadmed, mis koguvad ja salvestavad töötajate ärireisid
- Mobiilrakendused, et automatiseerida töötajate läbisõidu jälgimist ja täpselt arvestada iga töötaja täpset tegevust, tööle minna ja isiklikke miile.
Õigete mobiilirakenduste ja tarkvaraplatvormiga saate kõrvaldada juhtide käsitsi tehtud ülesanded, et tõsta tootlikkust, vähendada kulusid ja tagada IRS-i vastavus - kõik seejuures annab ülevaate juhtimiskäitumistest ja liikuva tööjõu efektiivsusest.