Uurige lähtekoodi dokumendis leiduvat põhiteavet
Miks on allikadokumendid olulised
Alusdokument on raamatupidamis- ja arvestusprotsessi seisukohalt väga oluline, sest see on tõendeid finantstehingu toimumise kohta.
Kui ettevõte on auditeeritud, tagavad algdokumendid raamatupidamisajakirjad ja peamised peamised raamatupidamisarvestused kui vaidlustamatu auditijälg.
Ettevõtte lähtedokumendi säilitamine on nagu teie isiklike maksude eest mahaarvatavate esemete laekumine. Kui teie maksud on auditeeritud, pakuvad nad tõendeid selle kohta, et olete need ostud teinud. Sama kehtib ka teie ettevõtte kohta, kuid äris ei hoia tulusid ainult maksude maha arvatavate kulude katteks. Hoiate originaaldokumente iga finantstehingu jaoks.
Millised allikadokumendid pakuvad
Algdokument kirjeldab kõiki tehingu põhifakte, näiteks tehingu suurust, kellele tehing tehti, tehingu eesmärki ja tehingupäeva.
Siin on mõned näited ühistest algdokumentidest:
- tühistatud kontroll
- arve
- kassaaparaadi kviitung
- arvutipõhine kviitung
- krediitmemo kliendi tagastamiseks
- töötaja ajakaart
- tagatisraha libisemine
- ostutellimus
Kuidas kasutada allikadokumente
Alusdokument tuleb salvestada vastavasse raamatupidamisaruandesse võimalikult kiiresti pärast tehingut. Pärast salvestamist tuleb kõik algdokumendid esitada mingisuguses süsteemis, kust neid saab vajaduse korral ja millal neid otsida.
Teatud juhtudel võib olla isegi tähtis tagada vahi allutamine, et oleks võimalik kindlaks teha, kas asjaomane algdokument jääb teie kontrolli alla.
Allikadokumendid vs fotokoopiad
Enamikul juhtudel on algdokumentide koopiad õiguslikult vastuvõetavad. Näiteks on sisemiste tulude talitus vastu võtnud kviitungite valguskoopiaid alates 1997. aastast, kui need on loetavad, sisaldama kogu originaalil olevat teavet ja skaneerimisprotsessi piires esitada see teave samasugusel kujul kui originaal.
Materjalide vastuvõtmine, mis täpsustas ostetud objekte ja makstud hinda, kuid seda skanniti ilma tarnija nime, ei kvalifitseeru. Samuti ei kvalifitseeritaks dokumenti, mis esitas kogu algse kviitungi sisaldava teabe, kuid mida rediiditi Wordi või Exceli vormingus.
IRS standard - originaali täielik, loetav ja täpne reprodutseerimine - on sama standard, mida kasutavad paljud ettevõtted ja valitsusasutused. Muud institutsioonid lisavad siiski need üldnõuded.
Näiteks Washingtoni Ülikool aktsepteerib originaaldokumendi originaaldokumentide asemel originaaldokumente, mis on skaneeritud minimaalse tihedusega 300 punkti tolli kohta (dpi) ja esitatakse kas PDF-i või TIFF-vormingus; see ei aktsepteeri JPEG valguskoopiaid.
Kui soovite hoiustamist hõlbustada raamatupidamise või juriidiliste dokumentide skannimist, pöörduge vastava asutuse poole, et olla kindel, et nad aktsepteerivad dokumente vormingus, mida kavatsete kasutada.