Euroopa stiilis koosolekute paketi hinnakujundus on muutunud USA-s populaarsemaks
Selle sündmuse planeerimisel osalejate jaoks võib see praktika olla mitte ainult üldiselt tõhusam, vaid muudab kohtumistega seotud kulude haldamise ja prognoosimise palju lihtsamaks.
Seevastu Ameerika Ühendriikides on hotellides endiselt palju tavalisem konverentsikulude eelarverea koostamine reale, mis põhineb iga koosoleku või ürituse üksikasjalikele ja kohandatud vajadustele. Kuigi see tava võimaldab sündmuste planeerijal suuremat kontrolli kogu sündmuse üksikasjade üle, tekitab see tihti ka keerukaid banketisündmuste korraldusi ja raskusi kulude ja üldise sündmuse eelarve haldamisel.
Kuigi tööstuse peamised osapooled jätkavad oma äritegevuse muutmist, näib Euroopa mudel ja Ameerika mudel endiselt nende erinevuste peegeldamist konverentsi- ja korporatiivsetel üritustel. Sügavamaks sukeldumiseks vaatame kahe korporatiivse ürituse ja konverentsi pakettide näiteid: üks endine Fira paleest Barcelonas (Euroopa näide) ja teine Lasvégis asuvas Wynn Resortsis (Ameerika näide).
Näide Euroopa konverentside ja koosolekute pakettide kohta
Päevased pakendatud hinnad on Ühendkuningriigis populaarsed ja on ka töötanud Mandri-Euroopas. "Ühendkuningriigi turg oli esimene, kes seda paketi palus, ja püüame alati kohandada oma ettepanekuid oma klientide vajaduste rahuldamiseks," selgitab endine Barcelona Fira Palace (praegu Crowne Plaza Barcelona) juhtiv juht. hotell, mis on populaarne korporatiivsete sündmuste ja koosolekute planeerijate seas, kes korraldavad rahvusvahelisi koosolekuid.
Euroopa Hotell Clientele
Tagasi, kui Crowne Plaza Barcelona tegutses Fira palee all, oli umbes 20% hotellist Hispaaniast. Ülejäänud aasta kliente tulid Ühendkuningriigist (19%), USAs (17%), Prantsusmaalt (7%), Itaaliast (6%), Jaapanist (4%) ja Saksamaalt (4%). Lisaks oli ligikaudu pool äriüritustest, mis toimusid farmaatsiatööstuses, ülejäänu, sealhulgas tehnoloogia, toit ja jook , pangandus ja autotööstuse kliendid.
Euroopa konverentsipakettide hinnakujunduse nõudlus
Selle aja jooksul koosnes Fira palee igapäevaste koosolekute paketiga koosolekuruumi, kohvipausi, lõuna, ekraani ja muu kasutamine. Olemasolevate koosolekute paketid sisaldasid sisuliselt kõike, mida planeerija võiks koosolekul lisada.
Tööstuse arenedes on konverentsi- ja koosolekupakettide taotlused aja jooksul pidevalt muutunud. Algselt nõudsid korporatiivsete sündmuste planeerijate korter konverentside hinnakujundust koosolekuruumide ja toiduainete ja jookide jaoks. Aja jooksul laiendati neid taotlusi, et hõlmata ka teisi elemente, nagu ekraanid, Interneti-ühendus, flip-graafikud ja helisüsteemid. Kuid nõudlus oli ikkagi pakitud kindla maksumääraga.
Neile, kes nõudsid üleöö külaliste tubasid, taotlesid nad ka spetsiaalset / läbirääkimistega kurssi, et majutada oma konverentsi üldist sündmuse määra.
Kuigi need paketid kattuksid suurema osa sündmuse vajadustest, planeerijad peavad endiselt läbirääkimisi teiste sündmuste nõuete osas, nagu näitusepind, pidulikud õhtusöögid, kokteilide vastuvõtud ja muud sündmuste päevakorrad.
Euroopa lähenemisviisi plussid ja miinused
On selge, et peamiselt Euroopa konverentside planeerimise ja hinnakujunduse lähenemine võib sündmuste planeerijatele olla kasulik mitmetel põhjustel, sealhulgas kulude kokkuhoiu tajumine, kulude prognoositavus ning kliendi esitusviiside ja kinnituste lihtsus.
See tähendab, et selline lähenemine paneb kindlasti hotelli suurema koorma, et ennustada oma klientide vajadusi, samal ajal kui see on oma alumises suunas. "Meie seisukohast on palju lihtsam teha" à la carte "üritusi. Tegelikult on operatsioon palju keerulisem, kuid kasu meie jaoks on klientide rahulolu," ütleb endine Fira palee üldjuht.
Ameerika konverentsi ja koosolekute pakettide näide
Kuigi Euroopa turg on suhteliselt küpseks, kui konverentsi- või koosolekupakendusi aktsepteeritakse ja kasutatakse, võib rohkem USA hotelle kaaluda võimalust muuta pakette ja hinnakonverentse ning kohtumisi. See on eriti oluline nüüd, kui sündmuste planeerijatel on sagedamini vaja kohtumisotsuseid lühema tähtaja jooksul teha.
2009. aasta mais võttis Wynn Las Vegas esile kolme tüüpi, mida nad nimetavad kõikehõlmavaks konverentsiks ja väiksemate koosolekute turu jaoks koosolekuruumideks, st vähemate osalejatega, kellel on vähem kui 80 osalejat. Täna pakuvad nad neid pakette endiselt. Nad sisaldavad:
- Täiskogu konverentsi delegaatide pakett
- "AM" pool päevakonverentsi delegaatide pakett
- "PM" pool päevakonverentsi delegaatide pakett
Nagu ka Euroopa sündmuste planeerijatel on oodata, hinnatakse Wynni pakkimisvõimalusi ühe delegaadi (st osaleja) määra, sealhulgas koosolekuruumi, toidu ja joogi, vahepealsete suupistete ning LCD-projektori ja ekraaniga.
Wynn idee konverentsipakettide võimaluste arendamiseks kasvas välja Euroopa turu lähenemisest. Endine Wynn'i riiklik müügijuht André Link oli varem Euroopast pärit. "Suurem osa Euroopast on see ainus viis, kuidas me kohtumisi müüsime ... On väga haruldane, et me koostasime à la carte ettepanekuid, milles loetleti F & B kulusid, ruumide üürid, AV-tasud jne," selgitab Link.
Ameerika ettevõtete ürituste ja konverentsitööstuse üleminek
Väikeste kohtumiste paketiprogrammi käivitamisega eeldas Wynn Resorts, et pakutavad konverentsi hinnad oleksid oma äriklientidele populaarsemad, kuna enamus ühingu koosolekuid on suuremad. Nad olid korras. Alates sellest ajast on mitmed Ameerika Ühendriikide hotellikettad hakanud pakkuma ärikohtumiste ja konverentsipakette, mis paremini peegeldavad Euroopa mudelit, kui korraldatakse korporatiivseid üritusi.
Kindlasti ei vasta koosolekute ja konverentsipakettide määrad iga sündmuse vajadustele. Tegelikult mõistavad enamik planeerijaid, et nad loobuvad oma programmi üksikasjalikumatest eelistustest või nõuavad, et pakett oleks kohandatud täiendavate elementide lisamiseks. Pakkimismääradele tuginedes on alati ettevaatlik, kui planeerijad eeldavad, et nende programmid võivad kesta kauem kui esialgu oodatud, mis võib põhjustada lisatasusid. Kuid nende kohtumispaikade ja sündmuste planeerijate jaoks, kes otsivad oma eelarvet hoolikalt, pakuvad need koosolekute ja konverentsipaketid konverentsi eelarve selget prognoositavust.