Kuidas muuta väljaminevad telefonikõned tootlikumaks ja kulutama vähem aega
Aga kui saaksime lihtsalt helistada ja rääkida inimestega, kellega me tahame rääkida, öelda seda, mida me tahame öelda ja edasi liikuda?
Kujutage ette, kui palju tootlikum me võiksime olla ja kui palju aega peaksime tegema muid asju.
Noh, me saame - ja kõik, mis on vajalik, on ette valmistatud natuke.
Ajakorraldus Telefoninõuded väljaminevatele kõnedele
- Ükskõik, kas nad on tarnijad , tavalised kliendid või töövõtjad , kutsuvad paljud meist sama inimesi korduvalt. Hoidke kontaktteavet aegsasti salvestatud andmetega värskendatud , et te ei jätaks aega jõuda inimesteni, kes ei ole kättesaadavad.
Näiteks, kui teate, et konkreetne inimene, kellega soovite jõuda, võtab iga päev kella kaheks kuni kaheks päevaks lõunat, miks raisata oma aega, et ta selle aja jooksul helistada? - Programmige nende telefoninumbrid, keda telefon regulaarselt helistatakse. Ma olen üllatunud inimestega, kes seda ei tee, sest teie salvestatud aeg, kui te ei otsi numbreid ja muljumine on sama hämmastav.
- Planeerige oma väljaminevad kõned. Enne kõne tegemist looge kõne põhieesmärk ja peamised punktid, mida soovite katta. See aitab teil kinni pidada, kui olete telefonis, ja veenduge, et kattisite kõike, mida soovite katta, säästa aega kõne ajal ja vältige uuesti helistamist, sest olete midagi unustanud.
- Kui helistate kellelegi, kes siseneb teie kontaktide andmebaasist, siis helistage kogu teave selle kohta, kellele helistate, kui helistate. Kas kasutate lauaarvutit, mobiilseadet või Rolodexi, on see kõne ajal suurepärane mäluabi. Lisaks sellele, kui teil pole vaja otsida midagi sellist, nagu kliendi abikaasa nimi, on teil võimalus kõne ajal märkmeid teha ja veelgi rohkem aega säästa.
- Loomulikult on hädavajalik heli- või peakomplekt, kui soovite kõnesid vastu võtta (või teha kõike muud kui telefonis räägite). Käte vabastamine võib vabaneda palju aega.
- Kui jõuate kellegi automaatvastaja või kõneposti kätte, jätke täisõnum, mis annab teie telefoninumbri kaks korda, ja märgib, miks te helistate . Näiteks: "See on Susan Ward (telefoninumbril). Kutsun üles arutama oma projekti hinnangut. Võite jõuda mulle (telefoninumbril) täna pärastlõunal."
Kui teate oma numbrit kaks korda annab sõnumi saajale palju paremad võimalused selle õigeks saamiseks ja kirja saatmiseks sõnumi uuesti esitamata. - Ärge andke telefoni sundi . Kui üritate kellegi juurde jõuda ja teil pole seda, on ahvatlev helistada - ehk iga poole tunni järel! Kuid kui olete lubanud õige sõnumi, pole vaja raisata oma aega, jättes korduvad sõnumid (ja täites isiku automaatvastaja või kõneposti). Andke isikule, kellele helistate, tagasi helistamiseks mõistliku aja, näiteks järgmise tööpäeva jooksul.
- Kui võimalik, planeerige oma telefonikõnesid ja tehke need kokku ühe ajaga. Enamik meist ei ole nii hea multitegumtööl ja kaotavad palju tootlikkust, kui me liigume edasi ja tagasi ühest ülesandest teise. Nii et kui teil on konkreetsel päeval kümmekond üleskutset teha, on efektiivsem muuta kõik need ühe tunni võrra kui üks või kaks, ja seejärel teha veel kolm kõnet tund aega hiljem ja veel kaks 45 minutit pärast seda.
- Kui võimalik, broneerige oma väljaminevad telefonikõned. Kui see ei kavatse olla kiire kõne, kui te esimest korda kellelegi helistatakse, tutvustage ennast, rääkige talle, miks te helistate, ja küsige siis, kas see on sobiv aeg rääkida või kui ta eelistaks seda aega arutada . Seejärel korraldage, et siis kutsuksite teda sel ajal. See ei saa mitte ainult säästa aega kohapeal, vaid säästa aega, kui helistate inimesele tagasi, sest olete mõlemad valmis arutama teie algselt väljakutsetavat probleemi.
- Kui üldse võimalik, tehke oma väljaminevad telefonikõned peamenetlusega. Uuringud on näidanud, et rohkem inimesi on oma kontorites varahommikul ja neid saab jõuda kell 8.00-11.00