Allpool olevad vihjed aitavad teil kommunikatsiooni oskusi täpsemalt kohandada, et saaksite säästa aega, vähendada stressi ja saada tootlikumaks , edastades tõhusalt kõiki teie väikeettevõttes toimuvat suhtlemist.
Piirata häireid ja kuula
Kuulamine on tõhusa kommunikatsiooni võti, kuid see pole alati lihtne. Üks võimalus saada paremaks kuulajaks on proovida oma vestluste ajal tähelepanu kõrvale juhtida, mistõttu on raske kuulda ja vastu võtta, mida teised ütlevad. See võib tähendada teie e-posti kliendi sulgemist, telefoni helina väljalülitamist või ukse sulgemist teie kontorisse. Nende väikeste asjadega tegeledes veendute, et inimene, kellega räägite, on teie täieliku tähelepanu all.
Samuti on oluline piirata sisehägususi, see tähendab, et kõik teie meelest läheb. Kui teil on mitmeid teemasid koosoleku või vestluse käigus lahendamiseks, et need kõik saaksid välja mõtlema, võib see olla ahvatlev, kuid see tekitab segadust ja muudab teise isiku võimalikuks, et tema sisend ei ole oluline.
Aeglustuma ja pidage meeles, et suhtlemine on kahesuunaline tänav. Loo andja-ja-võtmine, mis võimaldab mõlemal poolel oma sõnumit avaldada.
Ole reageeriv
Üks kõige hullematest asjadest, mida konflikti tekkimisel või kellel on kaebus teie ettevõtte, toodete, teenuste jne kohta, ignoreerib seda. Enamikul juhtudel tuleks mõni selline vastus anda viivitamatult, isegi kui see on lihtsalt lühike avaldus, mille abil saate probleemi uurida.
Kui ootate, kuni olete kogu vajaliku teabe enne õnnetu poole jõudmist, võivad nad lõpuks olla mitte ainult õnnetu, vaid ka vihased. Hoidke sidekanalid kõigis olukordades avatud nii, et saate nii võimalikult reageerivaks ja veenduge, et inimesed, kes jõuavad teie juurde, tunnen, et nende probleem on teile tähtis.
Küsige õigeid küsimusi
Nii palju kommunikatsiooni aluseks on vajaliku teabe saamine ja paljudel korral tähendab see, et peate küsima õigeid küsimusi. On vihjeid, millistele küsimustele peaksite küsima igas vestlusosas. Teil peab olema võimalus kuulata ja nullida nende vihjete abil, et välja selgitada, millised küsimused levitavad vajalikku teavet.
Mõelge töötaja juhtumile, kes ei ole eesmärkidega kokku tulnud ja tööl üldiselt õnnetu. Kui te ei küsi õigeid küsimusi, ei pruugi te kunagi probleemi juurest aru saada, mis võib olla isiklikest probleemidest ükskõik milline, et neid ei vaidlustataks.
Tehke kohtumiste enamus
Koosolekud on tuntud aja jooksul, kui nad pole hästi planeeritud ja põhjalikult korraldatud. Kui olete korraldaja, on esimene asi, mida peaksite tegema, et austada igaühe aega ja muuta kohtumine võimalikult tõhusaks, selleks et planeerida seda ette.
Seejärel võta aega, et koostada tegevuskava, milles on välja toodud fookuspunktid ja mis moodustab koosoleku struktuuri.
Siin on mõned muud arukad koosoleku näpunäited, mis aitavad teil veenduda, et teie koosolekud on produktiivsed:
- Kinnitage koosolekuajad sobivates ajavööndites 1-2 päeva enne koosolekut.
- Kohtumise juhataja määramine, kes koosolekut juhib ja tagab, et osalejad osalevad, jäävad päevakorda.
- Julgustada koosolekutel kõigi sisendite ja küsimuste esitamist.
- Koosoleku oluliste andmete salvestamiseks tehke märkmeid või määrake kellegi teise märkmete tegemiseks.
Kombineerige suhtlusmeetodeid
Näost-näkku või kõne-kõne suhtlemine on suurepärane, et kõrvaldada e-posti teel tihti kaasnevad ajaprobleemid. Kuid see võib tekitada ka rohkem küsimusi ja segadust, kui kõik osapooled ei ole samal lehel.
Isegi kui enamik teie suhtlusest toimub telefoni või võrguga seotud sündmuste ajal , saate luua kokkuvõtlikke e-kirju, milles kirjeldatakse arutlusele vastavaid küsimusi, millised on järgmised sammud ja kes vastutavad selle eest. See võib olla suurepärane võimalus ühendada erinevad kommunikatsioonimeetodid tõhusamaks (ja vähem seganeks) edasi-edasi liikuvaks kommunikatsiooniks.
Keskenduge klienditeenindusele
Hea klienditeenindus sõltub kahesuunalisest suhtlusest. Sageli, kui konfliktid tekivad klientidega, lahendab võti probleemi avastamiseks, seejärel suheldes edasi, kuni lahendus on tuvastatud.
Üks võimalus säilitada pikaajalisi suhteid oma klientidega on hoida avatud suhtlemisviise. See tähendab, et palutakse sisendit selle kohta, kuidas asjad lähevad ja kuidas nad teie toodete ja teenuste kohta tunnevad. Seda saab teha projekti lõpus, igapäevaste vestluste ajal, fokusseeritusega või ametlike küsitluste kaudu.
Kasutage tagasisidet, mille saate
Kui te juba suhtlete oma klientidega, saate tõenäoliselt regulaarselt tagasisidet, isegi kui te seda ametlikult ei küsita. See võib olla kasulikku teavet, kuidas kliendid ja potentsiaalsed kliendid teie ettevõtet, tooteid ja teenuseid tajuvad. Kuid tõhusaks kasutamiseks peate kasutama neid andmeid oma protsesside muutmiseks ja parandamiseks. Looge ühes kohas saadud tagasiside kogumise protsess, seejärel analüüsige andmeid iga kuu või kahe aasta tagant, et saaksite täiustada ja jälgida.
Lõppkokkuvõttes võib tõhus suhtlemine olla üks tähtsamaid oskusi, mida teie ettevõttes kasutatakse. Kui teie suhtlemisoskus võib mõningaid peenhäälestusi kasutada, võta aega, et analüüsida, kuidas te suhtlete, ja oma suhtluse tulemusi. Seejärel keskenduge viisidele, kuidas seda aja jooksul parandada. Võite olla üllatunud, kui palju see muudab teie suhteid töötajate, klientide ja kolleegidega paremaks.