Kahjuks ei ole vastus lihtne. Mitu tegurit määravad kindlaks määra, sealhulgas sündmuste planeerimise tegevuskulud, palgad ja kasumid.
Reaalsus on see, et hinnad erinevad sõltuvalt sellest, kus te oma äri tegelete, milliseid projekte te võtate ja milline turg on nõus maksma.
See sõltub ka teie sihtturust. See tähendab, et teie kliendil või prossel on sihttase, ja teie teenused peavad olema nende parameetritega konkurentsivõimelised.
Võimalused, kuidas ürituste korraldajad oma kulusid struktureerivad
Sellegipoolest, kui soovite alustada osalise tööajaga või isegi täistööajaga äri, on umbes 5 viisi, kuidas oma ürituse tasu struktureerida ja hinnata oma tasusid oma klientidele:
- Planeeritud projektitasu
- Kulude protsent
- Tunnihind
- Kulude protsent koos tunnitasuga
- Kasulikud määrad
Järgnevate selgituste ja näidete puhul eeldame, et soovite oma teenustele keskmiselt teenida 75 dollarit tunnis.
Tasud põhinevad kindla projekti tasemel
Paljud kliendid eelistavad teada, kui palju projekt maksab, kaasa arvatud kõik tasud. Sündmuste planeerija peab seda pakkuma, määrama kindlasummalise tasu ja kindlaks määrama, millised teenused selle summa eest kaetakse.
See paneb vastutuse hallata eelarvet otse teie, planeerija, ja eeldab mitmesuguseid stsenaariume, mis võivad olukordades muutuda. Selle stsenaariumi korral võib klient otseselt kokku leppida sündmuste planeerijaga, et koordineerida kogu logistikat, toitlustust, toimumiskohta, majutuskulusid jne.
Tavalisi projektikulusid kasutatakse tavaliselt pakitud sündmuste puhul, näiteks spordi turundusprogrammides leiduvaid sündmusi, ning neid võib arvutada ühe inimese kohta paljude sätete ja ettevaatusabinõudega.
Näiteks eeldage, et teil on palgatud korraldada ühepäevane ajalooline linnaekskursioon 15 külalisele. Teie klient soovib, et saate tsiteerida kindlat tasu transpordi eest, privaatset juhendit, lõunasööki ja kõik / kõik sissemaksed kohtadesse; Ta küsib aga, et esitaksite iga kuluartikli kõrge taseme.
Selles stsenaariumis peate läbirääkimisi / arvutama kõigi teenuste, sealhulgas ajaga seotud kulude ja arvutama kulude kogusumma. Ürituse planeerija vastutus / oht on kindlaks määrata nõutavad hoiused, maksta kõik teenused ja vastutada kõigi teenuslepingute eest.
Tasud põhinevad kulude protsendil
Keskmiselt peaksid kõige sobivamad sündmuste planeerijad oma tasu osana maksma 15-20% sündmuse kogukuludest. Sõltuvalt programmi keerukusest ja sündmuse planeerimiseks ja täitmiseks kuluvast ajast on mõnikord piisav, et katta planeerija kogu kulu ja kasumi allikas.
Näiteks oletame, et teid palkate, et korraldate privaatset õhtusööki eksklusiivses restoranis 40 külalisele keskmiselt 175 dollariga inimese kohta.
Oletame, et teie kliendiga kohtumiseks kulub kokku 15 tundi, planeerige, osalege ja lõpetage selle sündmuse kõik järelmeetmed. Kui maksate 18% kogukuludest, teenite natuke rohkem kui teie sihttaseme tunnitasu määr 75 eurot / tund:
175 x 40 külalist = 7000 $ x 18% = 1260 USD
15 tundi x 75 $ / hr = 1 125 dollarit
Kui klient sõlmib teiega lepingud kõigi teenuste otse pakkumiseks, oleks kogukulude katte kulud kliendilt kokku 8,260 $.
Tasud põhinevad tunnihindadel
Mõned kliendid eelistavad ürituste planeerija hinnata teenuste tunnipaketit ja hinnata konkreetse kliendiprogrammi haldamiseks ja käivitamiseks antud tundide koguarvu. See võib tunduda sarnane kindla projekti määraga, kuid see võimaldab mõlema osapoole jaoks suuremat paindlikkust kohandada muudatustega, mis võivad sellel teel olla vajalikud.
Paljud ärisündmuste planeerijad teenivad teenuste eest tunnitasu. See võimaldab kliendil teada, kui palju see maksab teie teenuste rentimiseks ja võimaldab tal mõistlikku eelarvet välja arvutada. Sageli on selle põhjuseks see, et klient soovib, et kõik ootamatud kulud läheksid paremini.
Ärge unustage alati ettevaatlikult määratleda ootusi, nii et mõlemad osapooled lepivad kokku, milliseid teenuseid pakutakse. Ürituse planeerijaks peaksite lisama viite arveldusele kõigi mõistlike ärikulude kohta, mis võivad tekkida.
Mõned sündmuste planeerijad võivad tegevuskulusid, nagu laevandus, autorend ja muud mitmesugused kuluartiklid märkida 15-20% võrra, teised aga mitte; kui te seda teete, peaksite sellised märgistused avalikustama ja eelnevalt oma kliendiga kokku leppima.
Kui tegemist on ühe tunni sündmuse planeerimise määradega, on tähtis ka määrata, kui sageli võite oma aja eest arveid välja maksta.
Näiteks eeldame, et klient võtab teid oktoobris tööle , et korraldada märtsis ühepäevane seminar. Teie teenustega sõlmitakse leping, et levitada ja pidada läbirääkimisi koha, toitlustusteenuste , A / V ja osaluse loomiseks piiratud arvu sidevahendite (nt kutsed, päevakorra, hindamisvormid jne) kaudu.
Teie klient on ka tööle võtnud, et pakkuda kohapealset juhtimist. Te loote eelneva kokkuleppe, mille abil saate arve kindlaksmääratud teenuste eest eri aegadel ning esitab arve kõikidele teenustele, mida on täna toimunud iga nädal, iga kahe nädala tagant või kord kuus.
Selle lepingu kohaselt peaksid teie ja teie klient mõlemad välja töötama üksikasjaliku töö avalduse, mis sisaldab mõlema osapoole oodatavat vastutust. Seejärel võite hinnata nii palju tunde kui ka mõistlikke kulusid kokku (täpsustage, millised need andmed võivad sisaldada).
Tasud põhinevad kulude protsendil pluss kortermakse / tunnihind
Mõnikord peate te üritust korraldama ja mis tahes põhjusel eelistab klient kulude protsendimäära. Kuid see ei ole piisav, et katta oma kogu aja ja teenuste maksumust. Sellistel juhtudel on mõistlik esitada oma tasud koos kuludega kahes erinevas kategoorias.
Näiteks klient võtab teid konverentsiga seotud ürituste korraldamiseks. Teie ülesandeks on korraldada kaks eraviisilist õhtusööki ja golfiväljakut, millest igaühel on 50 külalist. Nende kombineeritud ürituste kogumaksumus on ligikaudu 20 000 dollarit, kuid see nõuab umbes 60 tundi oma aega ja selle projekti keerukus võib õigustada kõrgemat kasumimarginaali. Seda silmas pidades võite tulla teie lõpliku kindla tasu + tunnitasu koos järgmiste arvutustega:
Kulude hinnanguline protsent:
20 000 x 18% = 3600 dollaritTundi hindamise hinnang:
60 tundi x 75 eurot / hr = 4500 dollaritTundide puudujääk: 900 dollarit
Kui te lähete defitsiidile, nagu me näitasime ülaltoodud näites, võite valida mitut välistarnijat logistika haldamiseks 15 tundi. Teie tsitaat võib seega kajastada järgmist:
Vahesumma sündmuse kulud: 23 600 dollarit
Kortermakse: $ 1,125 (15 tunni jooksul 75 USD / h)
Selle stsenaariumi korral peate hoolikalt hindama, et olete oma töötunde asjakohaselt hinnanud (konto mittestandardsete tegevuskulude, näiteks isiklike reiside katmiseks). Nagu oodatud, on vähesed kliendid rahul kulude suurenemisega hiljem, kui pole põhjendatud põhjuseid.
Tasud põhinevad komisjonitasude hindadel
Teine viis, kuidas sündmuste planeerijatel on võimalik teenustasusid koguda, on kindlustada sündmuste ruum läbi kohtumiste, mis pakuvad tasulist määra. Need on tasud, mida tavaliselt pakutakse reisibüroodele piletite, hotellitubade ja muude transpordiliikide broneerimiseks.
Näiteks võib paljude hotellide puhul maksta lisatasu määra kuni 10% -ni tubade ja muude kulude eest.
Kuigi mõned sündmuste planeerijad hõlmavad sissetulekute määra kui sissetulekuallikaid ise, võivad omaette kliendid kahtluse alla seada ka sündmuse planeerija lojaalsuse tunnet, kui kaasnevad kasutustasu määrad. Sellepärast piiravad paljud maitsestatud planeerijad mis tahes planeerimisvalikuid, mis sisaldavad tasulist maksumäära või räägivad oma programmide jaoks mittekasutatavaid hinnakujundusi ja edastavad selle säästmise allika otse oma kliendi alumisele reale.
Veelgi enam, mõned kliendid võivad olla teadlikud, et tasulised hinnad on olemas ja ei usu, et nende väliskonsultandid võtaksid kasutama mõnda muud määratletud arvelduse meetodit, mille oleme välja andnud, ja maksma veel tasu. Paljud sündmuste planeerijad ei pea seda üldjoontes heaks kujul nende sissetulekuallikate sisuliselt "kahekordistama".
Tellimishinnaga aktsepteerimisel ei soovitata teie klienditasusid teie teenustele tasuda, kasutades alternatiivseid arveldamismeetodeid.
On olemas stsenaariumid, mille puhul on kasutatavad maksumäärad kõige mõttekamad, näiteks väiksem mittetulunduslik organisatsioon või ühendus, mis võib teie teenust liikmeks astumise või koosoleku jaoks rentida, ja suurem osa tasudest maksab otseselt osalejad, mitte organisatsioon.
Teine stsenaarium võib olla siis, kui teie klient ostab teile kliendi kingitused ja võite pakkuda ka müügiedendusteenuste levitamise teenuseid. Sel juhul lihtsalt räägite reklaammaterjalide kohta ja ärge võtke oma teenustest tasu iga tunni eest, välja arvatud juhul, kui teie klient on teadlik kõigist ettemaksetest.