Paljude ettevõtete puhul ei pöörata suurema tähelepanu pööramise osakonda, kui midagi ei lähe valesti. Siiski on palju võlgnevusi arveldatavast arveldusosakonnast. Vastupidi, seal on palju probleeme, mis võivad tuleneda sellest, mis lihtsalt lööb. Sellel osakonnal on sageli tohutu mõju ettevõtte rahavoogudele ning on võimalusi, mis võivad tarnijatele maksekokkulepete ärakasutamisel kasu saada või kaotada.
Hea sissemaksega võlgnevuste osakond peaks saama kasutada mahu allahindlusi ja ennetähtaegseid maksete allahindlusi ning määrata kindlaks parim viis hoida ettevõttele kõige rohkem raha muude kulude ja investeeringute jaoks. See osakond peaks samuti suutma tagada, et tarnijad täidavad oma kohustusi kokkulepete ja lepingute alusel, seega kui mahtu või kvaliteedistandardid ei ole täidetud, lahendatakse probleemid ja võetakse asjakohased parandusmeetmed.
Tavalised maksedeklaratsioonid
Kuigi on palju võimalusi kulude kärpimiseks ja vabastamiseks, on ka mitmed takistused, mida ettevõtted silmitsi nende eesmärkide saavutamisel püüavad. Canon'i 2014. aasta arvelduspõhise optimeerimise uuring näitas, et paberitöötlus oli üks suuremaid probleeme mitmetele organisatsioonidele, kusjuures paberarvelduste tegemise aeg on suurim probleem.
Teised peamised murettekitavad allikad olid:
- Tagada, et maksed tehakse õigeaegselt
- Arve kinnitamise protsessi tõhustamine
- Parimate maksetingimuste saamine tarnijatele ja mõlema poole kohustuste täitmine
- Töötlemine mitmesuguste tarnija raamatupidamisarvestus- ja arveldussüsteemidega
- Andmete ja tehingute turvalisuse registreerimine ja kontrollimine
Paljud loetletud probleemid on halvemad või loodud paberarvelduste abil. Kaotatud paberimajandus on sageli paljudes organisatsioonides probleem, mis viib hilinenud või maksete puudumiseni. Kuigi paljud ettevõtted on huvitatud oma paberimajandust digiteerides, on enamus tarnijatest paberarvete saatmist või faksi saatmist.
Enamik väikeettevõtteid käitlevad oma arvelduskokkuleppega maksmisele kuuluvaid paberitöödega ja suur osa sellest tehakse käsitsi. Kuna mõned tarnijad on üle elektrooniliste arvelduste tegemise, kulutavad enamused organisatsioonid suure hulga tööjõudu käsitsi andmete sisestamiseks ja dokumentide digitaalsete koopiate loomiseks.
Paberdokumentide kasutamine aeglustab sageli arve heakskiitmise protsessi, kuna koopiad tuleb teha ja edastada juhtimise asjakohastele liikmetele läbivaatamiseks. Kui paberimajandust ei ole kergesti juurdepääsetav ega digitaalsel kujul kättesaadav, on see väljakutse analüüsida andmeid ja tagada parimad maksekokkulepped ja täita neid kohustusi. Aja- ja varajase makse korral on kergesti kaotatud sooduskokkulepped, kui ettevõtted ei saa makseid teha, kui nad seda nõuavad, nii et paberimajandusega seotud küsimused võivad olla kulukad.
Parandused ja optimeerimine
Tulenevalt asjaolust, et mitmed küsimused, mis on seotud arvete tasumisega tegelevate osakondade nõuetekohase toimimisega, tulenevad samadest algpõhjustest, on ka mõningaid kohandusi, mida organisatsioonid saavad teha, et samal ajal hoolitseda paljude probleemide eest. Kolm kõige tõhusamat viisi, kuidas ettevõtted suudavad oma kontodele makstavate osakondade protsesse lihtsustada, on järgmised:
- Kasutage dokumentide digiteerimiseks objekti märgi tuvastamist
- Kasutage võrguportaale, mis on tarnijatele juurdepääsetavad
- Loo juhtimisprotsessid
OCR
Kuigi paljud firmad kasutavad paberitööde digitaalsete koopiate tegemiseks tavapäraselt skannerit, on see tavaliselt ainult arvutist salvestatud dokumendi kujutise loomine. See tähendab, et kogu teave tuleb ikkagi sisestada käsitsi andmebaasi, nii et kuigi dokumentide kaotus on vähem probleem, on see endiselt aeganõudev.
Objekti märkide tuvastamine või OCR tähendab dokumendi skannimist ja andmete hankimist. Neid andmeid saab automaatselt lisada andmebaasi või arvutustabelisse. OCR-i protsess aitab vähendada käsitsi andmesisestusvea küsimust ja võimaldab infot sisestada niipea, kui paberimajandust saab. OCR võtab töötaja jaoks sama aega kui pildifaili loomiseks dokumendi skannimine ja üldjuhul ei nõua täiendavaid samme. Per Gartneri kohta on olemas organisatsioone, kes saavad postitada 80 protsenti või rohkem oma arvet, ilma et töötaja oleks otseselt seotud.
Tarnija portaalid
Arvelduste ja andmete sisestamise tsentraliseeritud süsteemile sisestamise protsessi tõhustamine võib võimaldada ettevõtetel luua või kasutada veebiportaali, mis võimaldab ettevõttel ja nende tarnijatel tellimusi jälgida, vaadata arveid ja vaadata maksete tegemise aega. Organisatsioonis olevatele üksikisikutele nende andmete kättesaadavaks tegemine võib aidata tagada, et arveldatavatel osakondadel on nõuetekohane järelevalve ja see võib kiirendada arvete heakskiitmiseks kuluvat aega. Portaali pääsemine portaalile võimaldab ettevõtetel esitada arveid ja jälgida makseid ning teavitada kõikidest probleemidest, mis on seotud saadetistega või arvetega.
Töövoogude ja protsesside loomine
Kuid organisatsioon otsustab oma andmete haldamise jõupingutusi käsitleda, on tähtis, et kontode ja maksete haldamiseks oleks kehtestatud menetlus. See võimaldab ettevõtetel tagada, et toimingud töötavad ja välja selgitada alternatiivid, kui need on tülikad või viivad vead või viivitused. Deloitte andmetel peaksid need protsessid üksikasjalikult kirjeldama, milline on arvete saaja arve, kuidas andmeid sisestatakse ja jagatakse ning milline on arvete kinnitamise protsess. Samuti tuleks kehtestada suunised, kuidas määrata kindlaks parimad viisid eri tüüpi tarnijate tasumiseks.
Kuigi paljud tarnijad pakuvad allahindlust 30 või 90 päeva jooksul, ei pruugi see olla allahindlust väärt, kui see takistab organisatsiooni rahavoogu. Samuti on oluline, et oleks võimalik kontrollida, kas nii ettevõte kui tarnijad vastavad lepingu või kokkuleppe nõuetele. Nende küsimustega tegelemisega seotud töövoogude loomine võib aidata organisatsioonidel teha õigeid valikuid.
Kui tarnijad ei tarni õigel ajal, piisavas koguses või asjakohastes kogustes varusid, ei pruugi ettevõtted soovida arveid maksta, kuni need küsimused on lahendatud. Töövoog võib olla kriitiline, kui teha kindlaks, mida tuleks teha, kui need probleemid tekivad. Lisaks tuleb tarnijatele maksed teha ka õigel ajal, et vältida allahindluste kaotamist või hilinenud maksete eest karistamist. Iga tarnija leping tuleb dokumenteerida ja ajakohastada, kui asjad muutuvad, ja protsessid peaksid tagama, et iga konto korralikult käsitletaks.
Töövoogude loomine võib aidata ka ettevõtet:
Allhange
Dokumentide digiteerimine, OCR-i rakendamine ja portaali kasutamine, millele tarnijad saavad juurdepääsu, ei pruugi olla väiksematele ettevõtetele vajalik, kuid organisatsioonid ei tohiks eeldada, et kulud takistavad ettevõttel neid ära kasutada. Kuigi elektrooniliste süsteemide loomise ja hooldamise kulud võivad paljudele väikestele ja keskmise suurusega ettevõtetele olla liiga suured, ei ole see sageli vajalik ettevõtte siseselt. On olemas mitmesuguseid kolmandate osapoolte pakkujaid, mida organisatsioonid saavad tellida nende ülesannete täitmiseks. Organisatsioonid saavad tellida kõikvõimalikult OCR-i protsessi loomisega seotud abi, et aidata ettevõtetel luua tarnelepingute analüüsimiseks töövooge.
Kuigi organisatsioonid ei pruugi suutelised oma IT-süsteemide rakendamisega seotud kulusid ise kandma, on kolmandate isikute käsitsemine nendega sageli väga taskukohane. Ettevõtted peavad võrdlema väliste osapoolte kasutamise kulusid nende süsteemide arendamisel, võrreldes võimaliku säästmise ja väärtuse vabastamisega, kuid allhange võimaldab organisatsioonidel kasutada tehnoloogiaid ja süsteeme, mis oleksid tavaliselt liiga kulukad.
- Veenduge, et iga uue tellimuse jaoks luuakse tellimusi
- Veenduge, et arve vastavad saadud toodetele ja vastama lepingulistele lepingutele
- Veenduge, et makseid tehakse, et need oleksid õigeaegselt koostatud ja et neid ei dubleerita
- Tasude vähendamiseks määrake arvete tasumise parim viis, näiteks EFT-de või krediitkaardiga