Lugege, mida raamatupidamisinfosüsteemid teevad
Elektroonilise andmetöötluse (EDP) süsteemid
Enamik ettevõtteid, välja arvatud väikseimad, kasutavad arvutisüsteeme, mida nimetatakse ka elektrooniliste andmetöötlussüsteemide (EDP) jaoks.
Need süsteemid tegelevad raamatupidamisprotsessi kõigi sammudega finantstehingute kirjendamisest finantsaruannete koostamiseni. Ettevõtted arendavad pidevalt oma süsteemitehnoloogiat, et säilitada konkurentsivõime ja säilitada 2002. aasta Sarbanes-Oxley seadused . Isegi väikseimad ettevõtted võivad valida selliseid süsteeme nagu Quickbooks .
Äritehingute ja äriprotsesside alused
Selleks, et mõista, kuidas need raamatupidamisinfosüsteemid töötavad, peate mõistma raamatupidamise põhitingimusi "äritehingud" ja "äriprotsessid". Kõige tähtsam on see, et peate mõistma, kuidas äritehingud ja -protsessid koosnevad finantsaruannete koostamiseks. Raamatupidamissüsteemide osas võib äritehinguid jagada mitmeks äriprotsessiks:
1. Tulude ja tagasipöördumisprotsessid, süsteemid ja juhtimisseadmed
Nende äriprotsesside alla kuuluvad äritehingud on suures mahus igapäevase müügi, tulude ja raha sissevoolu tehingute.
2. Kulude ja tagastamisprotsessid, süsteemid ja kontrollid
Nende äriprotsesside alla kuuluvad äritehingud on suured kulutused, tulud ja raha väljavoolu tehingud. Palgaarvestus ja põhivarade ostutehing on ka selles kategoorias.
3. Konversiooniprotsessid, süsteemid ja kontrollid
Sellesse kategooriasse kuuluvad äritehingud on tooraine ja käimasolevad tehingud.
4. Haldusprotsessid, süsteemid ja kontrollid
Administratiivsed äritehingud on investeeringud, laenud ja kapitali tehingud.
Kõik need äritehingud toovad kaasa T-kontod, mis on loodud General Ledger protsessides, süsteemides ja kontrollides. Peakontorist on välja töötatud nii sise- kui ka välised finantsaruanded. Sisemised finantsaruanded võivad olla saadaolevate arvete või müügiaruande seisundi aruande vananemisgraafik . Välised finantsaruanded on kasumiaruanne , bilanss ja rahavoogude aruanne .
Raamatupidamise infosüsteemide tüübid
Raamatupidamisinfosüsteeme on mitu tüüpi või kategooriaid. Mis firma ettevõte kasutab, sõltub ettevõtte tüübist, ettevõtte suurusest, ettevõtte vajadustest ja äritegevuse keerukusest:
Manuaalsüsteemid
Käsitsi raamatupidamise infosüsteeme kasutavad enamasti väga väikesed ettevõtted ja koduettevõtted. Kui süsteem on täiesti käsitsi, nõuab see järgnevat: algdokumendid , pealkiri, üldine ajakiri ja spetsiaalsed ajakirjad või täiendavad ajakirjad, mida te vajate.
Pärandussüsteemid
Legacy süsteemid on tihti olemasolevates äriettevõtetes ja neid kasutati enne, kui infotehnoloogia sai täna keerukaks. Kuigi pärandussüsteemid võivad olla vanamoodsad, on neil kindlad eelised. Need sisaldavad ettevõtte väärtuslikke ajaloolisi andmeid. Kindel personal suudab teada, kuidas süsteemi kasutada ja seda mõista. Pärandisüsteem on tavaliselt kohandatud konkreetse ettevõtte konkreetsetele vajadustele. Te ei leia sellist kohandamist üldistesse raamatupidamistarkvarapakettidesse.
Kahjuks on pärandussüsteemidel ka märkimisväärsed puudused. Sageli ei ole neil mingeid dokumente. Tavaliselt on raske varuosi leida, kuna riistvara ja tarkvara võivad vananeda. Isegi keelekasutus, mida pärandussüsteemid kasutavad, on tavaliselt vanem keel.
Enamik pärandussüsteeme on ehitatud nullist.
Legacy Systems asendamine
Saate täielikult oma pärandussüsteemi välja vahetada uue, ajakohase süsteemiga. See on üsna kallis lahendus. Samuti saate oma pärandussüsteemi värskendada. Võite kasutada protseduuri, mida nimetatakse ekraani kraapimiseks, mis on meetod, mis võtab arvuti ekraanil kuvatud andmed üle ja muudab seda nii, et uuem rakendus seda saab lugeda. Samuti saate seadistada ettevõtte rakenduste integratsiooni süsteemi. Selline süsteem ühendab teie pärandussüsteemi erinevaid rakendusi, nagu inventar, palgaline ja teised.
Kui olete SMB, välja arvatud juhul, kui olete väikseim, harilikult sorteeritud, soovite, et teie raamatupidamisinfosüsteem oleks ajakohane, et hoida teid oma tööstusharu konkurentsis. Valida on palju võimalusi.