Kuidas töötab SAP-i ostude moodul?
Mis tahes suurusega ettevõtted kasutavad oma tarneahela funktsiooni kaupade ostmiseks kas valmistoodangu valmistamiseks või teenuste pakkumiseks. Enne kui ostuosakond saab SAP-i materjale osta, tuleb osakonna unikaalne infrastruktuur konfigureerida.
Et kujundada struktuur, mis kõige paremini vastab ettevõtte vajadustele, peate mõistma SAP-i organisatsioonilist struktuuri ja otsuseid, mida osakond peab tegema.
SAP-i ostmine organisatsiooni struktuur
Iga osakond on ainulaadne, kuid SAP-is määratletud organisatsioonistruktuur võimaldab ettevõttel võtta parimaid tavasid, et maksimeerida süsteemi eeliseid.
- Ostuorganisatsioon - see on ostuteenuse kõrgeim tase. Ostuorganisatsiooni määratletakse ostutegevuse rühmana, mis on seotud kogu ettevõtte või selle konkreetse osaga.
Kui ettevõttel on suur hulk asukohti, mis on geograafiliselt sõltumatud, siis võib igal alal olla oma ostuorganisatsioon. Kuid väikeettevõte ühes või kahes kohas võib kasutada ainult ühte ostorganisatsiooni.
- Ostu grupp - ostu-gruppi saab määratleda kui isikut või inimeste rühma, kes tegelevad teatud toodete või tootegrupiga, mis ostetakse ostja kaudu.
Suuremates organisatsioonides on tihti ostuosakonna spetsialistide rühmad, kes töötavad teatud tarnijatega või tarnijatega.
Dokumentide ostmine
SAP-i osakondade ostmisel kasutatakse mitmeid ostudokumente.
- Ostu rekvium - kui toode on tootmise kavandamise protsessi käigus nõutav, saab luua ostu rekvisiidi. Planeerimisprotsessi mittekuuluvaid tooteid ja teenuseid võib käsitsi osta ostu-rekvisiidiga.
Rekvireerimist võivad luua volitatud kasutajad ning nad küsivad üksusi veebipõhisest kataloogist või sisestavad nõudeid otse SAP- süsteemi. Kui rekvisiiti tõstetakse eseme jaoks, mida varem ostetud ei ole, võidakse tsitaate taotlus luua ja saata olemasolevatele või uutele müüjatele.
- Hinnapakkumise taotlus - Kui toode ei ole lepinguliselt tarnijalt ostetud või hind ja kvaliteet pole vastuvõetav, võib ostuteenistus saata uutele või olemasolevatele tarnijatele hinnapakkumise (RFQ).
Tarnija saab vaadata RFQ-d ja saata oma parima hinna ja tingimuste saamiseks tagasi esemed.
- Tsitaat - kui tarnija saadab oma hinnapakkumise tagasi, saab neid SAP-i sisestada ja seejärel osta osakond läbi vaadata ja võrrelda.
Parimate pakkumiste puhul võivad tarnijatega olla mõningaid läbirääkimisi, kus ost osakond üritab saada soodsamaid tarneajaid, allahindlusi või veokulusid.
- Ostutellimus - see on kaubandusdokumendi väljastanud tarnija, kes määrab kindlaks vajaliku toote või teenuse, kogused ja kokkulepitud hinna, mille tarnija ja ostuteenistus on kokku leppinud.
Süsteemi on võimalik seadistada nii, et müüja peab kinnitama, et nad on tellimuse kätte saanud.
Samuti on võimalik nõuda, et tarnijad saadaksid täiustatud saatmisteate, nii et oleks võimalik teada, millal esemed tuleb kätte toimetada .
- Lepingud - Ühe ostutellimuse asemel müüjaga on võimalik luua kontakti, kus müüja nõustub teatud koguse kaupade saatmiseks teatud ajavahemiku jooksul.
Samuti võib leping olla väärtusleping, mille puhul koguse asemel; kontakt on kokku teatud ajavahemiku jooksul ostetud kaupade kogusummas.
- Ajutine leping - see kokkulepe müüjaga tähendab, et on olemas leping, mis võimaldab kaupu tarnida ettenähtud ajavahemike järel teatud aja jooksul.
SAP-i ostutellimuse eesmärk oli kujundada nii, et selle kasutajad saaksid aidata oma organisatsioonidel pakkuda oma klientidele tellimusi, mida need kliendid soovivad, kui need kliendid neid tellimusi soovivad, ja seda saavutada, kulutades nii vähe inventari kui võimalik.
See SAP-i ostutellimust on ajakohastatud Gary Marion, logistika ja tarneahela ekspert.