Ole ülem
Enamik üritusi on mitme eri osakonna ühised jõupingutused, kuid päeva lõpus peab kogu tootmist jälgima üks liider. Iga meeskond peab keskenduma oma erialale ja mõista nende piiride olulisust. Määra ennast juhtivaks planeerijaks projekti algusest peale. Selgitage oma töötajatele infovoogu tähtsust ja selgitage, mis juhtub, kui protokollid ignoreeritakse. Kuna keegi ei taha probleemi tekkimist eest vastutavalt, selgitage sisemise dialoogi eeskirju esimesel päeval.
Korraldage komiteesid
Siin on eesmärk siduda töötajaid, kelle kohustused mingil moel ristuvad. Näiteks peaks turundusosakond olema audiovisuaalse meeskonna samas komitees, et kõik graafika ja logod kuvataks õigesti. Selliste meeskondade loomine, mis loomulikult vajavad koostööd, kõrvaldab palju koondatud e-kirju, mis kipuvad segaduses kaduma minema.
Valige iga kontaktkomitee üks kontakt, et teavitada teid hiljutiste arengutega.
Tähtajad
Ettenähtud tähtaegade ettevalmistamine vähendab kõigi osalejate stressi. Võite oma tähtaegu väärtustada, luues vooskeemi, mis illustreerib, kuidas iga komisjoni tööd kasutatakse selleks, et kõik koos ära viia.
Töötajad reageerivad paremini, kui nad mõistavad, et teine osakond ootab nende vastust. Selle teabe jagamine hoiab protsessi läbipaistvaks ja rõhutab vastutust ilma negatiivsete toiminguteta.
Hoidke juhte informeeritud
Üks suurimaid vigu, mida saate teha, on töötada stseenide taga, kuni olete valmis oma juhtidele esitama ideid. Harva, kui kunagi varem, lähete oma kontorisse ja lahkute, ilma et peaksite oma ürituse mõnda aspekti muutma. Päästa ennast seda pettumust, ennetavalt kohtudes nendega regulaarsete ajavahemike järel planeerimisprotsessi ajal. Projekti keskel on palju lihtsam teha muudatusi, selle asemel, et ringi tagasi lõpus.
Võtke ühendust oma edasimüüjatega
Teine näiliselt süütu viga, mis võib juhtuda, on teisene side müüjatega . See juhtub siis, kui kaasautor võtab initsiatiivi otse ühendust müüjaga, et jagada planeerimisandmeid, mida te ei ole teadlik. Nende külastuste vestluste tulemus võib oluliselt mõjutada sündmuse toimumist. Ainus võimalus selle vältimiseks on piirata müüja tellimuste saamist teistelt töötajatelt. Võib arvata, et see alguses kõlab karm, kuid te magate palju lihtsamalt, teades, et kogu teave voolab teid läbi.
Ennetavad värskendused
Ühe sündmuse peaarvepidajaks saamiseks peate jagama nii palju teavet kui saate. Hoidke peamise planeerimisdokumendi, mis kirjeldab sündmuse üksikasju ja saadab iganädalasi värskendusi kõigile oma liikmetele. Hoidke oma side lühidalt ja kindlalt. Tahad, et kõik lugesid teie iganädalastes e-posti värskendustes märkmeid, kuid kui te lohutate pidevalt, siis kaotate kiiresti tähelepanelikkuse.
Teie sündmuste infovoogu haldamine nõuab sama menetlust kui talitustevaheline side. Hoidke kõik oma kohustustest teadlikud ja jagage olulisi värskendusi kõigi kaasatud osapooltega. Kriitiline erinevus on see, et olete projekti tegevjuht. Teie ülesandeks on hallata kõiki asjassepuutuvaid üksikasju ja neid tõlgendada ühtseks visiooniks, mis vastab iga osakonna vajadustele.
Edu alus on tagada, et kogu informatsioon voolab samas suunas.