Hea maksuregistri pidamine võib olla teie ettevõtte jaoks kõige olulisem dokument. Siseriiklik tuludirektoraat (IRS) nõuab, et säilitaksite teatavaid maksuregistreid teatud ajaperioodide ja muude ajavahemike kohta. Te ei soovi, et maksusaaeg liiguks ümber ja oleks paanikas, sest teie ettevõttel pole oma maksude registrit. Halbade maksude arvestus võib teile maksta mahaarvamisi ja kui teid auditeeritakse, võib see põhjustada probleemi ja maksta raha. Lõppude lõpuks soovite kõik mahaarvamised, mida saate, ja saate neid varundada.
Siin on kaheksa vihjeid selle kohta, milliseid maksuregistreid pidada, kuidas neid hoida ja kui kaua neid hoida:
01 - Hea raamatupidamistarkvara süsteemi loomine
Teie lõplik maksudeklaratsioon on teie hea raamatupidamisarvestuse toode, mis haldab oma raamatupidamistarkvara süsteemi.
02 - Ettevõtlusmaksude tõestamise koormus
Kui teete oma tuludeklaratsiooni siseselt sissetuleku, näiteks sissetuleku, kulude ja mahaarvamiste summa, on teil selline tuntud kui tõendamiskohustus nende jaoks. Te peate suutma tõestada, et teil on õigus teatud mahaarvamistele ja kuludele, et need saaksid maha arvata.
Kuidas tõendite? Loomulikult hea salvestistega. Kui teil on arvestatud mahaarvamisi ja kulusid tõendavad dokumendid, olete täitnud oma kohustused, et IRS-l oleks tõendamiskohustus. Ärge võtke mahaarvamisi ega nõude sissetulekut, ilma et oleksid tõendeid tõendanud dokumendid.
03 - Raamatupäevikute lähtekoodid
Oma ettevõtete ostude alusdokumendid, näiteks tühistatud kontrollid, kviitungid, kassaaparaatide lindid ja muud, on teie raamatupidamise peaarvepidaja ja päevikukirje. Need on ka teie dokumendid oma ettevõtte maksuvähenduste kohta, mille võtate maksundiaasta lõpus. Allikadokumendid on korralikult salvestatud, võib teil olla pikk tee ja hea arvestuse pidamine.
Originaal paberdokumente tuleks hoida raamatutega, kus te tehingu salvestate. Tulekahju või muu katastroofina varukoopiate tegemiseks tuleb iga algdokument skannida õigesse arvutisse ja salvestada see mälupulgalt.
04 - EFT ja teie ettevõtte maksed
Tehnoloogia muudab meie ettevõtete tegevust. Selle asemel, et kirjutada paberkinnitusi tehingute jaoks, kasutavad sageli arveid, kasutades krediit- või deebetkaarte või elektroonilist rahaülekannet (EFT). Kuidas me tagame, et neil asjaoludel on IRS-i jaoks asjakohased lähtedokumendid?
Kui kasutate kas EFT- või krediit- / deebetkaarte, kasutage oma panga väljastatud finantsdokumente lähtedokumentideks. EFT-le peab avaldus näitama järgmist: ülekantud summa, maksesaaja nimi ja kuupäev, millal finantsasutus edastas ülekande kontole. Krediitide / deebetkaartide puhul peab avaldus näitama järgmist: laenusumma, makse saaja nimi, tehingupäev.
Maksekorralduse tõendamine ei tähenda tingimata, et teil on õigus maksude maha arvata. Hoidke oma krediitkaardi libisemeid ja arveid mahaarvamise tõendamiseks.
05 - Laekumiste ja väljamaksete päevane ja kuu kokkuvõte
Teie igapäevased ja igakuised laekumised ja raha väljamaksete tööleht on selle kalli väärtuses. Kõik, mida te jätsite oma raamatupidamisarvestusse ja ajakirjadesse, tõenäoliselt leiad selle siin. Jällegi on teil vaja allikaid käsitlevat dokumentatsiooni. Maksed, nagu näiteks telefoni ja internetiteenuse kulud, veoautode / auto kulud, võidakse siin võtta võimalike maksuvähenduste alusel.
06 - pöörake tähelepanu oma Petty Cash Fundile
Väikestest rahavoogude fondist tehtud tehingutest tuleb käsitleda lähtedokumendina väljamaksetena. Mõned võivad olla mahaarvatavad .
07 - töötaja palgafondimaksu mahaarvamine
Töötaja palgafondimaksu mahaarvamine on keeruline. Maksujuhis keskendub tavaliselt isiklikele maksudele, kuid selles artiklis võetakse kokku töövõtjate maksustamise mõju maksule. Hoidke oma töötajatele ebatavaliselt head arvestust.
08 - Kui kaua peaksite oma maksuregistreid hoidma?
Tulumaksuseaduse (Internal Internal Revenue Tax Code) kohaselt peate arvestust pidama niikaua, kui see võib osutuda maksukoodi mis tahes osa haldamiseks vajalikuks.
Kui teil on töötajaid, peate oma arvestust pidama vähemalt neljaks aastaks. Et olla ohutu, pidage töötaja arvestust vähemalt 7 aastat. Kui maksate võlgnevust, pidage arvestust vähemalt kolmeks aastaks. Kui teil on kinnisvara, säilitage oma andmed sellel, kuni aegumistähtaeg lõpeb aastal, mil võõrandate kinnisvara maksustatavas käibes. Kui te ei arve sissetulekust, peaksite teatama, et maksudeklaratsiooni brutotulu ületab 25%, säilitage oma andmed 6 aasta jooksul.