Teil võib tegelikult küsida, kas olete erakorraline planeerija või koosoleku planeerija. Kui planeerimine kutseala, ametikohad on nii mitmekesised ja arvukad kui pakutavad teenused ja sageli on raske kirjeldada ja eristada neid teistega.
See võib olla keeruline sündmuse planeerimise portfelli ettevalmistamisel, töö otsimisel või töö tegemisel kliendiga, kellel ei ole õiget arusaama oma tööülesannetest ja vastutusest.
Event Management vs sündmuste planeerimine
Kuigi väga tihedalt seotud, sündmuste juhtimine ja sündmuste planeerimine on kaks väga erinevat funktsiooni. Peamine erinevus seisneb selles kahes sõnaga: juhtimine ja planeerimine. Lihtsamalt öeldes korraldavad sündmuse juhid üritust ja sündmuste planeerijaid.
Sellest võib öelda, et sündmuse juhid võivad planeerida ka sündmuste aspekte, ja sündmuste planeerija võib hallata sündmuste planeerimise protsessi teatud komponente. Ürituste korraldajad ja ürituste korraldajad töötavad kõrvuti ja nende kohustused võivad kattuda.
Selleks, et teha asju veelgi segadusse, korraldavad üksikute ürituste korraldajad sageli sündmuste haldusteenuseid ning sündmuste korraldajad võivad pakkuda ka sündmuste planeerimise teenuseid. Kui kõike seda pead, siis hakkate lähemalt jälgima sündmuste haldamist.
Event Management hõlmab projektijuhtimist
Ürituste korraldamine hõlmab suuremahuliste ürituste loomist ja arendamist, mis võivad hõlmata konverentse, konventsioone, kontserte, messe, festivale ja tseremooniaid. Ürituste korraldamine hõlmab sihtrühma kindlaksmääramist, sündmuse kontseptsiooni sõnastamist, sündmuse üldise logistika planeerimist ja kogu projektijuhtimise läbiviimist tervikuna - sealhulgas iga funktsiooni, eelarve ja täitmise kontrollimise eest vastutavate inimeste rühmituste juhtimine sündmusest.
Ürituste korraldajad jälgivad ka kõigi välistarnijate ja spetsialistide teenuseid, sealhulgas sündmuste korraldajaid.
Ürituse korraldaja konkreetsed kohustused võivad sisaldada järgmist:
- Kohtade valimine ja reserveerimine
- Välistarnijate koordineerimine
- Kõnelejate või meelelahutuse kaasamine
- Transpordi ja parkimise korraldamine
- Vajalike lubade saamine ja asjakohane kindlustus
- Vastutus tervishoiu ja ohutusstandardite järgimise eest
- Erakorraliste situatsioonplaanide väljatöötamine
- Kriisi ja olukorra juhtimine üritusel
- Turvaplaani kujundamine
- Sündmuse jälgimine
See nimekiri pole mingil juhul täielik. Olenevalt sündmuse ulatusest ja teistelt palgatud spetsialistidelt võivad tööülesanded olla erinevad.
Sündmuste haldusteenuste roll
Ürituste korraldamisega tegelevad ettevõtted on sageli palgatud suuremahuliste ettevõtete koosolekute ja eriliste sündmuste planeerimiseks ja läbiviimiseks. Kuigi pulmad ja kontserdid on sündmuste juhtimisega tegelevate professionaalide jaoks ühised üritused, spordiüritused, kokkutulekud ja suured erakonnad on ka sündmused, mis saavad kasu sündmuste haldamisest.
Valitsusüksused, mittetulundusühingud, ühingud ja ettevõtted kasutavad sündmuste haldamise ettevõtteid tähtsate ürituste ja koosolekute koordineerimiseks. Sündmuste haldamise funktsiooni võib sageli leida ettevõtte turunduse või avalike suhete osakonnas või osana nende eriliste ürituste personali.
Oskused õnnestumiseks
Nagu enamuse sündmuste planeerimise funktsioonide puhul, vajab ürituste korraldamine suurepäraseid organisatsioonilisi oskusi. Võimalus mitmesuguseid liikuvaid osi mitmeotstarbeliselt ja žongleerida on hädavajalik ja lisaks selle tipptasemel organisatsioonile on vaja tõhusaid ajajuhtimisoskusi.
Võimaldab esmatähtsaks pidada ja ülesandeks jääda, on see, mis viib edukaks sündmuseks. Ürituste korraldamine algab sündmuse nägemuse loomise protsessist ja seejärel näeb seda läbi täitmisele, mis nõuab nii loovust kui ka paindlikkust.
Kuna projektijuhtimine on põhielement ja hõlmab mitte ainult funktsioonide, vaid ka meeskonnade haldamist, on ka suhtlemisoskused olulised. Koostöö üksikisikutega kõigil organisatsiooni tasanditel on töökoha osa, millel on silmapaistvad suhtlemisoskused, olles mugav ja isikupärane, läheb nende suhete arendamisel kaugele.