Organisatsioon on eduka konverentsi võti
Konverentsi planeerimine erineb teist tüüpi ürituste planeerimisest ja sisaldab täiendavaid samme.
Konverentsid on tavaliselt suuremahulised üritused, mis tavaliselt plaanivad aasta või rohkem. Teie ülesannete loend võib sisaldada koha valimist, hotellitubade broneerimist, online-registreerimise seadistamist, kõnelejate kinnitamist, majutuskohvikuid korraldamist, näitusehalli pidamist, koosolekute ajakava, toitude ja jookide käitlemist jms. Heaks korraldatud konverentside planeerimise juhend, mis kajastavad samme, peab olema edukas konverentsplaneerija jaoks.
Järgmised sammud aitavad teil koostada konverentsi planeerimise juhendi, mis on kavas konverentside planeerimiseks. Korrigeerige ja muutke juhiseid vastavalt planeeritaval üritusel ja hoidke seda käsitsi. Valmistades ja kasutades korralikult, muutub see peagi teie kõige väärtuslikumaks konverentsi planeerimise tööriistiks.
Alustage põhitõdedega
Konverentsi planeerimise juhendi esimene osa peaks sisaldama põhitõdesid konverentsi kohta:
- Sündmuse kuupäev ja kellaaeg
- Sündmuse asukoht (kui on teada)
- Ürituse eesmärk
Lisage kõik muud tuntud elemendid, näiteks vaheldumisi või osalejate arv.
Mis on plaan?
Enne konverentsi erinevate osade planeerimise saamist peate arutama, millised on need erinevad elemendid ja kus need sobivad teie sündmuse üldises skeemis.
Nii et võtke pliiatsi ja padi või istuge arvuti ees ja alustage kõike, mis meelde tuleb. Ärge muretsege asjade loetlemise tähtsuse järjekorras või mingisuguses kronoloogilises järjestuses. See saabub hiljem. Praegu hakkate sisuliselt looma oma ülesannete loendi väga pika, kuid lihtsa versiooni, mis jagatakse erinevate eraldiseisvate komponentidega, mida planeerimisprotsessi ajal eraldi käidelda.
Selles jaotises võib loetleda üks järgmistest:
- Kohtade valik
- Hotelli valik
- Koosolekuruum
- Külalislahked sviidid
- Konverentsi näituse saal ja kabiinid
- Avamistseremoonia
- Sõnavõtja / eksponendi registreerimine
- Osaleja registreerimine
- Reisikorraldus
- Osaleja märgid
- Ürituste programm
- Toit ja jook
- Audiovisuaalne
- Kohapealne personal
Selle loendi koostamisel võtke mõnda lisaaega, nii et te ei jäta midagi tähelepanuta ja jätkaksite ja lisaksite hiljem midagi. Ärge häirige paljude loetletud vastutusaladega; siit on siin kõike nüüd mõelda, et saaksite iga objekti tõhusalt planeerida ja hallata.
Valige koht
Kui olete määranud konverentsi toimumise ajal ja teil on arusaam sündmuse üldisest ulatusest, on järgmiseks sammuks kohtumispaigutuse valimine.
Sõltuvalt konverentsi suurusest võite valida ühe konverentsivajaduse saamise koha, alates näitusehist kuni koosolekuruumide, banketisaalide ja hotellituppa. Kui konverents on ühes kohas paigutamiseks liiga suur, siis otsige koht, kus asuvad väljaspool hotelle või toitlustuskohti, nii et konverentsil osalejad ei pea reisima liiga kaugele ühest konverentsiüritusest teise.
Mõtle osaleja registreerimisele
Kuidas saavad osalejad selle konverentsi jaoks registreeruda? Kuidas saavad nad registreerimistaotlust? Kuidas kontaktide kaudu luua ja levitada sildid? Teie konverentsi planeerimise juhend sisaldab vastuseid kõigile neile küsimustele ja neid tuleks ajakohastada, kui konverentside registreerimine on käimas.
Kui sündmus eeldatavasti toob suurt rahvahulka, siis on veebikonverentsi registreerimise süsteem mööda minna.
Süsteem saab makseid töödelda , registreerida registreid ja korraldada muud asjakohast teavet ning aidata aruannete koostamisel.
Näitajad ja konverentside näitused
Konverentsidel on ühised näitusepiirkonnad, pakkudes sponsoritele ja müüjatele võimalust rentida oma tooteid ja teenuseid reklaamida. See on ka konverentsi võõrustaja võimalus tuua tulu, kui näitusefunktsioon on tõhusalt reklaamitud ja hästi vastu võetud. Sõltuvalt teie konverentsi suurusest peab eksponentide ja näitusehalli haldamine lisama piisavalt aega ja ressursse.
Nagu eespool märgitud, on veebikonverentsi registreerimise süsteemid parim viis registrite registreerimiseks, nii et kui ootate suurt hulka eksponente, siis kaaluge osalejate registreerimissüsteemi kaasamist eksponentregistreid. Eksponent vajab ka järgmist:
- Eksponent märgid
- Konverentsi väljapanekute saal, millel on kande numbrid
- Ekspositsioonikabiini käsiraamatud seatakse üles ja pühitakse
- Näituseboksi lepingud
- Võimalike kohapealsete müüjate nimekiri, mis aitavad kaasa näituste rentimisele ja teenustele
Konverentsikorraldajatena vastutate turvalisuse hankimise eest, et tagada näitusehallis asuvate materjalide ohutus.
Planeerige konverentsi üksikasjad
Mõne suurema vastutusvaldkonnaga, nagu konverentsi toimumise valimine ja osalejate registreerimine, saate suunata oma tähelepanu konverentsi üksikasjade kavandamisele. Nii nagu mis tahes laadi sündmuse planeerimisel, on organisatsiooni jaoks esmatähtis, nagu ka detailide tähelepanu.
Nüüd on aeg tõmmata välja see pika pesuvee nimekiri, mis on üles ehitatud konverentside planeerimise protsessi alguses. Vaadake loendit ja tehke vajalikud muudatused või täiendused, et kajastada viimaseid ülesandeid ja kohustusi. Seejärel pane need esemed kronoloogilises järjekorras, alustades objektidest, mis võivad või peavad olema juba varem täidetud. Näiteks:
- Hotelli tubade broneerimine
- Reserve näituse saal ruumi
- Interneti-konverentsi registreerimise süsteemide uurimine
- Planeeri konverentsi turunduskava
Alusta alguses ja mine sinna. Kõigi üksikasjade puhul, millele peab kipu olema, tuleb lisada järelkontroll, et olla kindel, et lepingud on allkirjastatud ja vastu võetud. Kuna konverentsi kuupäev on lähedal, sisaldavad teie tegevusele järgmised lühiajalised ülesanded, näiteks:
- Valige värviskeem ja kujundus
- Tehke lilleseadeid
- Valige menüü
- Korraldage kõnelejate või VIP-idega lennujaama transportimine
Mõelge oma konverentsi planeerimise juhendile oma käsiraamatusse kõik, mis on konverentsi planeerimisel, olenemata sellest, kui väike see on. See juhend muutub kiiresti hindamatuks tööriistaks, mis mitte ainult ei aita teid organiseerida ega ajakava järgi, vaid pehmendab närve kui suured kuupäevad ja te küsite, kas olete midagi unustanud.