7 näpunäited hästi läbiviidava koosoleku jaoks
Hüvasti nende igavate koosolekutega hüvastijätmise ja õppida, kuidas korraldada tõhusaid kohtumisi, mis jätavad töötajaid kaasatud ja motiveeritud.
7 näpunäited tõhusateks koosolekuteks
Koosoleku eesmärkide kehtestamine
Enne koosoleku märguande saatmist ja selle kalendrisse sisestamist küsige endalt, miks soovite kohtuda ja määrata eesmärk. Kas see on kohtumine, kus töötajad kiirendavad juhtkonna muutumist? Kas te otsustate projekti kohta? Kas see on uue äristrateegia ajurünnak? Olge kindel, et teie eesmärgi saavutamiseks on vaja koguneda töötajaid ruumis näost-näkku diskussiooni ja suhtlemise jaoks; kui koosoleku eesmärk on olekuvärskendus, võib ehk rühma e-posti saatmine paremini kasutada iga inimese aega.
Teatage koosoleku eesmärgist
Kui kutsute teisi oma koosolekule, peate olema selge koosoleku eesmärgi kohta. See mitte ainult ei aita teil keskenduda, vaid võimaldab töötajatel kohtumisel osaleda, koostades selleks dokumente või mõtteid sellel teemal.
Teatis on tõhusa kohtumise jaoks hädavajalik.
Ole selektiivne osalejate kohta
Keegi ei hindu külastama koosolekut, millel pole nendega või nende tööga seost. Määrata kindlaks, kes tõesti peab seal olema ja miks. Kelle panuse sa vajad? Millised kolleegid peavad osalema ja tõenäoliselt küsimusi selles küsimuses?
Kui keegi on teie loendis, mida lihtsalt tuleb teavitada sellest, mida arutati, siis tehke neile meeldetuletus ja eemaldage need nimekirjast. Neid saab hõlpsasti uuendada järelmeetmetega. Aeg on väärtuslik ja ükski tööandja ei taha negatiivselt mõjutada tootlikkust, kui töötajaid ei peeta kohtumisteks, mis on tarbetu.
Te peate looma kohtumiste päevakorda
Koosoleku pidamine koosolekuteta ei ole sarnane rullumisega purjekas ja lootma, et tuul viib teid, kuhu soovite minna. Te olete - täiesti sõna otseses mõttes - merel kaduma läinud. Teie koosoleku päevakord suunab teid lõppsihtkohta. Lisage teemasid, mida arutada ja kes käsitlevad kõiki teemasid, kui teised osalevad. Saatke päevakorda osalejatele enne tähtaega, et kõik teaksid, mida oodata ja milline on valmis.
Kinni oma plaanist
Isegi kõige paremini planeeritud kohtumine läheb valesti, kui arutelu langeb rööbastelt ja läheb tangentsiaalsete teemade juurde. Sellepärast ei suuda enamus kohtumisi oma eesmärki saavutada - nad ei jää rajale. Koosoleku alguses määrige iga päev päevakorrapunkti ja üldkoosoleku jaoks kindlaks põhireeglid ja tähtaeg. Näiteks: "Tänan teid täna tulemise eest. Igaühe aeg on väärtuslik ja minu eesmärk on hoida seda koosolekut vähem kui tund.
Pidame kinni käes olevatest esemetest ja reserveerime ka teiste teemade kohta arutelu hiljem. "Kõigil, kes diskuteerivad monopoliseerivad või teemasid asuvad, mitte päevakorda.
Hoia neid kaasatud
Visuaalsed abivahendid lähevad kaugele, et kõik keskenduks koosolekule, mitte nende telefonidele või kellaajale. Postitage Smart Board'i päevakava ruumi ette. Projekti visuaalid suurele ekraanile arvuti abil; midagi hoida oma silmad ees.
Kokkuvõtte kokkuvõte
Kas olete kunagi koosolekut lahkunud ja teie kolleegiga on täiesti erinev võlu? Veenduge, et teie koosolekuga seda ei juhtu, saates e-posti teel jälgimise 24 tunni jooksul. Lisage kokkuvõte, tõstke esile võtme teemad, neile määratud ülesanded ja tähtajad. Selle saatmine õigeaegselt tagab, et osalejad ei tee vales suunas.