Kuidas vähendada asjatuid kulutusi
Siiski pole paljud firmad teadlikud parimatest viisidest krediitkaardipoliitikate väljatöötamiseks. Paljud ettevõtete omanikud soovivad alati neid poliitikavaldkondi luua, kuid neil pole juhiseid selle kohta, kuidas seda teha. Selle tulemusena on siin elav kirjeldus selle kohta, kuidas ettevõtted saavad tõhusalt luua töötajate krediitkaardipoliitikat.
Kaardi valdaja kohustused
Kui ettevõte annab oma töötajatele krediitkaarte, tuleb kehtestada eeskirjad, mis reguleerivad kaardi kasutamist. Töötajad peaksid vastutama kaardi turvalisuse eest ning ettevõtte mis tahes teabe privaatsuse eest. Töötajad peaksid tagama, et kaarti hoitakse turvalises kohas, kaardil ei ole pettusi ja kaardi identifitseerimisnumber on kaitstud. Ettevõte peaks ka märkima, et ettevõtte krediitkaarti saab kasutada ainult töötaja, mitte aga ükski teine isik.
Spelling out kulutuste limiidid
Ettevõttel peaks olema võimalik välja töötada eeskirjad, mis määravad tegevused või tehingud, kus krediitkaarti tuleks kasutada.
Tegelikult peaks kulutused piirduma konkreetsete töötajate vajadustega. Igal osakonnal peaks olema oma kulutamispiirangud. Äriühinguna on hea teavitada iga töötaja kulutuste limiitide väljaandmise ajal . Lisaks sellele ei tohiks iga töötaja ületada seda piiri ja kui see toimub, siis nad kannavad piirtasusid.
Lõpuks ei tohiks ettevõtte krediitkaarte kasutada sularaha ettemaksena.
Tavakasutusaruanne
Iga ettevõte peaks vastutama ettevõtte krediitkaardi kasutamise eest. Oletame, et iga kuu lõpus peaks iga töötaja esitama üksikasjaliku selgituse kõikide tasude, laekumiste ja õigete raamatupidamiskoodide kohta. Iga töötaja peaks tagama, et nad kinnitavad kulude laekumised igakuiselt aruandesse, enne kui nad esitavad selle äriühingule kontrolli eesmärgil. Kõik need tuleb teha õigeaegselt, et vältida maksete hilinemist. See tagab, et ettevõte jälgib oma igakuiseid kulusid hõlpsalt ja auditeerimine muutub lihtsamaks.
Kaartide kasutamine üksikutel kuludel
Ettevõte peaks olema väga rangelt kasutama töötajate krediitkaarti, kuna keegi ei tohi seda kasutada isiklike kulutuste jaoks. Lühidalt, kaardi kasutamine peaks piirduma äriga seotud tegevustega. Isikliku kasutamise määratlus on sellisel juhul kulu, mis ei ole seotud ettevõtte tegevusega. Ettevõte peaks olema väga raske kõigile töötajatele, kes kasutavad kaarti oma maksetele.
Kasutus ülevaade
Kui ettevõte annab välja töötajate krediitkaardid, soovitatakse kaardi ülevaatust pärast kindlat ajavahemikku teha.
Kaardi ülevaatust peaks tegema töötajate peamine juhendaja koos ettevõtte raamatupidamisosakonna liikmega. Töötaja juhendaja peaks tagama, et kaardi kasutamine piirdub sellega, mida see mõeldud oli. Teisest küljest peab raamatupidamisosakond kontrollima, kas kõik töötaja esitatud laekumised ja muud kuludokument on autentsed.
Seetõttu peaks igal ettevõttel olema tõhus ja usaldusväärne töövõtja krediitkaardipoliitika, et takistada üksikisikute kaartide väärkasutamist. See asetab ettevõtte hea finantsseisundi, kuna ükski töötaja ei kasuta oma kaarti isiklike kulutustega. Samuti peaks ettevõte tagama, et nii järelevaataja kui ka raamatupidaja mõistaksid kõiki poliitika aspekte.