Advokaatide usalduskonto vigu, mida advokaadid ei peaks tegema
Kuigi paljudel juhtudel on usaldusväärsed kontod halvasti hallatud, on IOLTA-kontode haldamisel kolm ühist viga advokaati.
"Laenud" raha usalduskontolt
Usalduskontolt laenu saamine ei ole õigustatud. Mõnikord kasutavad advokaadid usalduskontode vahendeid, enne kui neil on selleks õigus, samas kui muudel juhtudel kasutavad nad vahendeid, mida nad kunagi ei omandaks kasutusõigust. Mõlemad lähenemisviisid avavad advokaadile uksed tõsiste probleemide leidmiseks.
Usalduskontolt sobimatu laenu võtmine toimub kolmel viisil:
Advokaat võtab usaldusväärselt konto raha enne, kui see on teenitud
See juhtub tihti siis, kui advokaat omab rahavoogusid. Selles olukorras on advokaat saanud kinnihoidja, mille ta on (loodetavasti) paigutanud usalduskontole ja advokaadil on õigus tasuda seda raha ise, kui töö on lõpetatud. Kuid advokaat ei saa tööd lõpule jõudma enne, kui on vaja välja maksta mõni kalline kulu - palgafond, kontorirent, tingimusliku tasu juhtudel kulutused jne.
Nii et advokaat läheb edasi ja võtab rohkem usaldust kui tal on tegelikult õigus võtta usalduskonto selles asjas juhtumi puhul.
Advokaat laenab kliendifondidest raha eesmärgiga seda tagasi panna
Kui rahavoogude probleemid tõusevad tõsistele finantsprobleemidele ja advokaat sisaldab usaldusväärsetesse kontodesse paigutatud kliendifondi tuhandeid dollareid, võib mõni kiusatus võtta usaldusekontolt laenu, et jääda pinnale.
Advokaat võib selle ratsionaliseerida, arvates, et kui ta ei saa kontoriruume tasuda, ei saa ta ettevõttesse jääda ja kui ta ei saa äri jätkata, ei saa ta oma kliente hoolitseda. Nii et ta võtab usalduskontolt veidi raha, et seda hoida, kuni tema rahavoog paraneb. Advokaat võib igal võimalusel asendada raha võimalikult kiiresti, kuid selline olukord tavaliselt lummab ja lõpab nii advokaat kui ka klient väga halvasti.
Usaldage konto vargus
Sellist olukorda ei saa tõepoolest nimetada laenuks ega viita pettustele, mis on tehtud advokaadibüroodes. In-house usalduskonto varguse olukorras, kas advokaat või keegi, kellel on juurdepääs usalduskontole, on jõudnud ahnusse või meeleheitesse, et nad lihtsalt otsustavad raha võtta, mis pole nende enda jaoks. Väärkasutusega seotud probleemide või hasartmängusõltuvusega advokaadid võivad olla selle vea suhtes eriti haavatavad, kuid muudel juhtudel see juhtub põhjustel, mis ei tundu olevat selged. Kui advokaat pani toime, on see usalduskonto viga kõige tõenäolisem, et lõpetada juriidiline karjäär. Kuid isegi kui see on toime pandud paralegal või raamatupidaja, on advokaat ikkagi vahend, mille abil raha tagasi maksta.
Kliendiprogrammidega kaasnevad advokaadifondid
Teine suur viga advokaadi usalduskontode halduses tähendab voliniku vahendite segamist kliendirahaga. See tuleneb sageli sellest, et usalduskonto peaks töötama.
Alabama osariigi advokaadibüroo Law Practice Management Consultant Laura A. Calloway ütles: "Paljud advokaadid ei saa aru, mis on ja ei lähe usalduse kontole. Mõned kasutavad usalduskonto kaudu kõik, sealhulgas teenitud tasud, kasutades see on nende ettevõtete jaoks üks üldine ajakiri. Teised võtavad "hoidjad" ilma, et mõnes jurisdiktsioonis, näiteks Alabamas, ei oleks sellist asja nagu tagastamatu tagatist, nii et nad ei päästa tulevikku töötage usaldusega nagu nad peaksid, eriti kui nad seda vajavad, et tuled jääksid. "
Mõned levinumad viisid, kuidas advokaadid oma raha koos kliendifondidega katavad:
Üks Kontrollige kahel eesmärgil
Advokaat ütleb kliendile, et juriidiline tasu on 1000 dollarit ja kohturegistri tasu on 200 dollarit, nii et klient kirjutab advokaadile tšeki 1200 USA dollarile. Mõned advokaadid panevad kogu kontrolli ärikontole, sest enamik raha läheb advokaadile niikuinii. Siiski nõuavad baaride assotsieerimise eeskirjad, et tšekk läheb usalduse kontole, isegi kui advokaadil on õigus täielikule advokaaditasule viivitamata, kuna selle kontrollimise eest tuleb kinni pidada.
Isiklikud fondid hoidsid usaldust kliendifondidega
Mõned riiklikud advokatuurid keelavad advokaatidel saada usalduskontolt isiklikke vahendeid, teised lubavad advokaadil hoida kontol väikest summat konto haldamisega seotud kulude katteks (kuigi soovitatav tava on, et kõik usalduskontolud maha arvata ettevõtte konto). Kuid mitte kuskil on advokaat, kellel on lubatud usalduse konto kasutada tegevuskonto, säästukonto või vara varjamiseks.
Mõnikord ei mõista advokaadid lihtsalt aru, et nad ei suuda tasuda arveid, näiteks oma kontori üldkulusid otse usaldusel olevast kontost, isegi siis, kui kontrollid kirjendatakse juba teenitud vahenditest. Teised advokaadid kuritarvitavad sihtkontot varade varjamiseks. Näiteks, Calloway ütleb, et ta on näinud advokaatidest oma isiklikke vahendeid usalduskontole, et vältida IRS-i maksude tagasimaksmist. See on ilmselge eetika rikkumine.
Kasutamata tasude või tagasimaksete eemaldamine usalduskontolt
Calloway ütleb, et ta on näinud mõnda advokaati, kes kasutasid oma usalduskontot vihmapäeva hoiukontol. Selle asemel, et kõik teenustasud välja jätta, kui nad on teenitud, lükkab advokaat viivitusi raha eemaldamiseks usaldusel, et vähendada selle kulutamise riski. Calloway ütleb, et see on nii halb äritava kui ka eetika rikkumine. Kuigi riigi IOLTA-fond võib saada täiendavat intressitulu, peaks advokaat selle raha üle kandma äritegevusele või mõnele säästupakkumisele.
Kliendi vahendite nõuetekohase jälgimise puudumine
Kolmas peamine viis, kuidas advokaadid oma usalduskontod kinni panna, on jätta üksikasjalikud andmed iga kliendi usaldatavuse konto tehingute kohta . Advokaadid seda viga teevad mitmel viisil.
Kliendi nime ei kanta usalduskonto kontrollidesse
Kuigi enamik advokaate on oma usalduskonto kontrollide koopiate säilitamise osas hea, pole kõik meeles pidanud, et nad peaksid iga kontrollimise käigus selle väljaandmisel märkima kliendi nime või failinumbri. Kuigi võib olla lihtne meeles pidada, miks kontroll oli kirjutatud kuu aega tagasi, võib olla raske meeles pidada, miks see oli kirjutatud aasta hiljem.
Advokaadid, kes arvavad, et neil pole kunagi probleeme nende usalduskontode kindlakstegemisel, peaksid arvestama katastroofiliste sündmuste või loodusõnnetuste tagajärgedega. Kuigi seda sageli ei juhtu, on mõnikord advokaadibürood ja kõik nende dokumendid hävitatud. Tulekahju võib need paberfailid põletada üsna kiiresti, samuti hävitada arvuti kõvakettad. Orkaan või tornaadod võivad mitu korda arveid kirjutada. Need asjad juhtuvad advokaatidega. Kui advokaadil on vaja pankade väljavõtete ja panga tellitud vanade kontrollide koopiate abil ettevõtte usalduskonto kirjade taastada, on see ülesanne peaaegu võimatu, välja arvatud juhul, kui need kontrollid näitavad, millist raha tehingus kasutatakse.
Mitte hoida iga kliendi jaoks individuaalset lingid
Mõnikord leiavad advokaadid, et nad suudavad jälgida iga kliendi konto saldot pea. Mingil hetkel ei saa nad seda teha. Ja isegi kui nad seda saavad, siis mis juhtub nende kliendikontodega, kui midagi juhtub advokaadiga?
Calloway kirjeldas olukorda, kus ta kohtus, kus advokaat pidas kahte usalduskontot. Ta kasutab ühte usaldusel olevat kontot ühe kuu jooksul ja lülitub järgmise usalduskontoga järgmisel kuul. Tema uskumus oli see, et kui iga konto oma kontole jõudmiseks kasutatud kuu jooksul jõudis nulli, siis ei peaks ta pidama kontol oleva raha eest individuaalset usaldustarvikuid. Ta eksis. Eetikareeglid nõuavad iga kliendi bilansi säilitamist, et oleks võimalik kindlaks määrata konkreetsed kliendifondid.
Advokaadibüroo nõudeid järgides peavad advokaadid pidama arvestust, mis näitab, kui palju raha igal kliendil teatud ajal on usaldatud. Hoiused ja väljamakseid tuleb selgelt jälgida, et oleks lihtne määrata iga kliendi usalduskonto saldo. Vastasel juhul oleks ühe kliendi raha jaoks üsna lihtne kulutada teise kliendi puhul.
Ei tasakaalusta individuaalseid kliendi bilansse kogu kontol
Advokaadid ei peaks mitte ainult tagama, et nende üldine usalduskonto oleks kuu lõpus tasakaalus, samuti ei peaks nad ainult veenduma, et iga kliendikonto on tasakaalus. Võrrelge neid kokku ja tasakaalutage neid teineteise vastu. Üldiste saldode võrdlusest ilmneb mõnikord üksikutele kontodele tehtud raamatupidamisviga, mille korral jäeti kontroll või tagatis tähelepanuta. Selle lihtsa sammuna juhtub mõnikord vigu, mille tulemuseks oleks tagasipöördunud usalduskonto kontroll.
Abi saamine
Mõned advokaadid mõistavad, et nende usalduskontod on keeratud, kuid nad ei oska probleemi lahendada. Üks lahendus on kontakteeruda õiguspraktikas juhtimise nõustajaga. Paljud riiklikud advokatuurid pakuvad nüüd oma advokatuuri liikmete tasuta õiguspraktikat juhtimisnõuandeid ning mitmed eraõiguslike praktikute juhtimise nõunikud pakuvad oma teenuseid ka tasu eest.
Mõned advokaadid võivad eetiliste rikkumiste kohustuslike aruandlusnõuete tõttu karda arutada oma usalduskonto olukorda mis tahes advokaadiga, eriti advokaadiga, kes töötab riikliku advokaadibüroo juures. Kuid paljudes riikides jätavad ametialase käitumiseeskirjad nüüd konkreetselt välja oma õiguspraktikast juhtimiskonsultandid, kes teatavad sellistest probleemidest oma eetikanõuandele. Nerino J. Petro, Wisconsini riikliku advokaadibüroo juhatuse abiprogrammi praktika juhtimise nõunik märgib, et kuigi reeglid riigiti erinevad, on mõned riigid, nagu Wisconsin, rakendanud riiklike baaride abistamiseks advokaatide konfidentsiaalsust käsitlevaid eeskirju advokaadibüroo juhtimise abiprogramm (LOMAP).
Usalduskonto nõuetekohane haldamine võib olla hädasolt, kuid seadusliku litsentsi kaotamine räpane arvepidamise pärast oleks veelgi halvem. Advokaatidel, kellel on probleeme nende usalduskontode haldamisel, peaks probleem lahendama viivitamatult, saades selleks abi kvalifitseeritud raamatupidajalt või õiguspraktikast juhtimiskonsultandilt.