Aja jooksul juhtub raamatupidamisvead , kuid korralikku planeerimist ja ettevalmistamist on võimalik vältida mitmeid tavapäraseid raamatupidamisvead. Me kõik teame, et vea parandamiseks kulub tavaliselt rohkem aega, kui seda teha esmakordselt. Huvitaval kombel on odavam tuvastada ja korrigeerida vigu projekti alguses, mitte oodata probleemi hiljem lahendamist.
Kui te käsitlete oma äri nagu pikaajalist projekti, siis tahate olla ennetav, teades, et teised teevad ja parandavad varakult tekkinud tavapäraseid vigu, mis mitte ainult ei säästa teie ettevõtte aega, raha ja peavalu, vaid ka annab teile konkurentsieelise turul, lihtsustades operatsioone ja parandades klientide rahulolu. Järgnevad on tavalised raamatupidamisvead, mida iga CPA on näinud väikeettevõtete omanikud.
01 - raamatupidamise protseduuride täitmatajätmine
Hea samm on töötada välja ühtlustatud vormid ja kontrollnimekirjad, et tagada järjepidevus ja täpsus. Näiteks soovite dokumenteerida uute edasimüüjate seadistamise protsessi.
Muu dokumendi, näiteks kindlustusdokumentide , soovituskirjade või allkirjastatud lepingute hulgas on vaja müüja nime, aadressi, telefoninumbrit ja tööandja identifitseerimisnumbrit (EIN). Seejärel peate sisestama selle teabe oma raamatupidamistarkvarasse, et saaksite makseid töödelda.
Te soovite võtta aega, mis on vajalik teie tarnijatele vajaliku teabe leidmiseks, standardiseeritud vormi või kontrollnimekirja loomiseks, et tagada selle teabe saamine, ja seejärel kirjalik poliitika, mida teie töötajad saavad jälgida.
02 - ilma eelarveeta
Looge eelarve, nii et teil oleks lähtepunkt, et hinnata oma ettevõtte tegevustulemusi. Eelarve ei ole mitte ainult kasulikud ülekulu vähendamisel, vaid seda saab kasutada ka realistlike kirjalike finantseesmärkide saavutamiseks. Eelarve peaks alati reaalselt põhinema, kuid võite kindlasti kasutada oma eelarvet, et seada mõistlikud finantseesmärgid, kas kasumit suurendada või tegevuskulusid vähendada.
03 - andmete sisestamise vead
Andme sisestamise vead ilmuvad aeg-ajalt. Kuigi te ei saa takistada kõiki andmesisestusvigu, on teil võimalik poliitikat, mis võimaldab õigeaegselt erinevaid seoseid, et tagada andmete sisestamine kiiresti ja neid saaks parandada.
Näiteks soovite sooritada igakuiseid pankadevahelisi korrektsioone, samuti saadaolevaid ja makstavaid lepitusi. Võite ka eelarves tegelikke dispersioone kasutada, et tuvastada võimalikke vigu tulude või kulude liigitamisel või perioodiliselt klientide arvete või müüjate maksete aruannete saamiseks, et kõik tulud ja väljamaksed oleksid mõistlikud.
Ebatavalised tehingud tuleks üle vaadata, et tagada andmete sisestamise vigade puudumine ja tehingute täpsus.
04 - raamatupidamistarkvara varundamine
Peate oma ettevõtte raamatupidamistarkvara ja muid andmeid korrapäraselt varundama. Paljudel väikeettevõtete raamatupidamisprogrammidel on funktsioon, mis võimaldab teil seadistada oma raamatupidamisprogrammi automaatset varundamist.
Kasuta seda. Samuti peaksite võtma aega varundamisfailide kahekordseks kontrollimiseks, isegi kui kasutate varufaili, et näha, kas saate oma äritegevust tavapäraselt kasutada.
Mõnikord rikutakse faile; mõnikord ei dubleeri kõiki vajalikke andmeid. Kiire kontroll võimaldab tuvastada teie varundamisprotsessiga seotud probleeme, et saaksite tagada, et teil on kõik, mis teil on vaja oma ettevõtte tegevuse jätkamiseks, kui see peaks tekkima.
05 - teha liiga palju ennast
Administratiivsete ülesannete sisseostmine, mis ei lisandu teie ettevõttele, võib olla eeliseks.
Näiteks maksuametnik on teie maksuseaduses paremini kursis kui teiega, mistõttu maksude planeerimine ja raamatupidaja ettevalmistamine lubavad teil vähendada oma maksukohustust, suurendada maksuvabastust ja jätta teile rohkem aega, et pühendada tulu teenivale tegevused.
Paljud väikeettevõtete omanikud ei soovi vastutust delegeerida teistele võimekatele professionaalidele, kuid raamatupidamis-, õigus-, IT-i ja muude haldusfunktsioonide allhankimine võib vähendada vigu ja suurendada kasumlikkust, kui kasutate uudset aega mõistlikult.
06 - tulude ja kulude nõuetekohase liigitamise puudumine
Raamatupõhine raamatupidamismeetod pole tõenäoliselt hea valik väikeettevõtetele, kellel on rohkem kui vaid mõni tehing aastas. Kõik teie ettevõttele tulevad ja sealt välja tulevad raha tuleb määrata sobivale kategooriale.
Ärimeestele, kes jäävad oma raamatupidamisdokumentide juurde, ei eksisteeri vigu. Nad teavad, kes on arveldatud, kui palju ja kas klient on tasunud või mitte.
Samuti leiate, et olete oma aasta lõpu maksupreparaadi, on palju siledam kui püüame koguda andmeid, mida on vaja oma ettevõtte maksudeklaratsiooni koostamiseks vahetult enne tulumaksu tasumist.