Eelarvestused, mis ületavad kulusid, vähendavad ettevõtte jõudlust
Miks eelarvepuudus tekib?
Mõned eelarvepuudujäägid on tahtlikud, teised ei ole ja paljud jäävad kuskil vahele. Mõned näited teevad erinevused selgeks:
Tahtlik eelarvepuudujääk
Investeeritud eelarvepuudujääk võib tekkida, sest juhataja tunneb püstolit "oma numbrite tegemiseks", sageli vastuseks varasematele kvartalitele, kus sissetulek oli alla prognooside ja mis olulisimalt ei vastanud omanike või aktsionäride ootustele.
Lihtsalt, kui ebaeetilist probleemi lahendada, on juht lihtsalt soovitada eelarvet, mis ületab aja jooksul kulusid või mis teadlikult peidab tõenäolisi tuluallikaid. Kuna eelarve oli ebamäärase eelarvega, on alustuseks juhtumil selle probleemi ületamisel väike probleem. Suuremahuline näide on analüütikutele kvartaalsete tulude prognooside avaldamine, mida ettevõtte siseaudiitorid teada võivad olla juba ületanud.
Selle aluseks on sama motiiv: lubada ettevõtte järgmisel aruandel näidata, et tulud "ületasid ootusi". Nagu ettevõtte juhid võisid loota, tähendas see "head uudiseid" mõnikord mõnevõrra lühikest ja põhjendamatut aktsiahinda.
Tahtmatu eelarvepuudujääk
Ebatavat eelarvepuudujääki võib mõnikord põhjustada ebapiisav sisekontroll. Kui andmepõhiste kulude ja müügiprognooside tegemiseks ei ole piisavalt andmeid, võivad juhid koostada ebareaalset tegevuskulude eelarvet, mis põhineb ausatel ootustel, mis on peaaegu rohkem kui "parimad oletused" või mis on ebatäpselt põhinevad eelmise kvartali eelarvest, mis põhjused ei kajasta tulevaste kvartalite tulusid ja kulusid.
See võib juhtuda näiteks siis, kui ettevõtte sisekontroll ei kajasta uue tootega seotud müüki. Kui selle asemel, et märkida uue toote müügilõivu eelmise kvartali jooksul ja võttes arvesse jätkuvat müügimahtu, märgib juht lihtsalt kvartali kogumüügi näitajat, siis kohaldab see sama numbrit eelseisva kvartali tulemuseni müügi ja kasumi tahtmatu alahindamine.
Eelarvepuudujääk, mis on osaliselt tahtlik ja osaliselt tahtmatu
Sellisel eelarvepuudujäägil on kaks ühist põhjust: väljavaate ebakindlus uues müügi- või kulukeskkonnas ja detsentraliseeritud eelarve koostamine. Näiteks kui ettevõte kasutab uut toodet erinevalt turul olevatest toodetest, kes peaks öelda, mis müük toimub? Isegi kui ettevõte on turgu piisavalt uurinud, võib mõningane ebakindlus jääda.
Sellise olukorra tekkimisel on looduslik inimlik tendents "ohutult mängida" ja müügi prognoosimine tõenäoliselt pole piinlikult optimistlik. See ei ole täpselt tahtlik alahindamine ega ka see täiesti süütu viga. Teine üldine olukord, mis hõlmab tahtlikkust ja ebaõnnestumist, suureneb eelarveprotsessist, mis tugineb liiga detsentraliseeritult sisenditele.
Iga osakonna eest, kes vastutab oma panuse eest eelarvesse, võib olla hea nii, et iga osakonna juhid baseerivad oma eelarveprognoose esmavajalike teadmiste põhjal, kuid nende prognooside kvaliteet võib osakondadevahelisest suuresti varieeruda. Selle probleemi parimaks raviks on üksikute osakondade parem eelarvejärelevalve ja suurem rõhuasetus eelarve juhtimisele ülalt alla.