Kuidas teie doonorfaile tellida
Millal sa tead, millal see aeg on tulnud, siis mida sa teed? Mitmed mittetulunduslikud spetsialistid andsid need vastused, kui palusin neil seda lauset täita: "Ma teadsin, et on aeg saada uus doonorriigi juhtimissüsteem, kui ..."
- See, mis meil oli, ei suutnud andmeid edastada vajalike viiside alusel.
- Koer sõi minu indekskaardid.
- Ma tahtsin teada asjad oma rahastajate kohta ja vastuse leidmiseks läks absurdne hulk töötajaid.
- Viimane "süsteem" jättis selle peaga.
- Ainus isik, kellel oli stsenaarium, kuidas seda süsteemi kasutada (vana juurdepääsu andmebaas), oli pensionile jäänud.
- Vabatahtliku arvuti kukkus kokku ja me kaotasime kõik.
Kas need põhjused on teie mittetulundusühingu jaoks õiged?
Otsus, et vajate uut süsteemi, on aga lihtne osa. Seal eksisteerib segadust tekitav teave konkureerivate süsteemide kohta ja pole lihtne seda kokku panna.
Vastuste leidmiseks pöördusin mittetulundusliku tehnoloogia "Consumer Reports". Idealware on mittetulundusühing, mis aitab teistel mittetulundusühingutel teha nutikaid tarkvarapakkumisi, teostades erapooletuid teadusuuringuid ja seejärel tõlkides neid hõlpsasti arusaadavaks aruannetesse, artiklitesse ja koolitusse.
Andrea Berry, Idealware partnerluse ja õppimise direktor, soovitab neid samme uue doonorite haldussüsteemi valimisel.
Selgitage, kas teil on tõesti vaja uut süsteemi.
Berry ütleb, et hakkab hindama, miks sulle süsteem ei meeldi. Probleem ei pruugi olla teie arvates ja tarkvara vahetamine pole lihtne. See võtab aega, jõudu ja raha.
Berry ütles: "Seal pole hõbedast kuuli, seega veenduge, et teie praegune süsteem on tõesti ebapiisav.
Näiteks võite lihtsalt rohkem teada saada oma süsteemist, mitte täielikult uuele süsteemile üle minna. "
T ake aega, et määrata, mis probleem tegelikult on. Kas see võiks olla üks järgmistest?
- Te vajate rohkem koolitust. Võibolla on teie praegusel süsteemil omadused, mida te ei saa aru või oskate seda kasutada. Küsige oma müüjalt, kas teil on juurdepääs koolitusvõimalustele, nagu videod või veebiressursid.
- Te vajate rohkem toetust. Millised on teie praeguse süsteemi toevalikud? Kas on olemas ja taskukohane toetus? Kas müüja mõistab teie probleeme ja proovib aidata või räägib teiega? Kas neil on lahendus teie konkreetsele probleemile?
- Sa ei saa aru kõigist oma praeguse süsteemi võimalustest. Kas sa tõesti kindel, et ta ei tee seda, mida sa tahad? Kas dokumentatsioon on olemas? Mõned müüjad teevad suuremaid pingutusi, et pakkuda rohkem abi, näiteks videoid, foorumeid, kus saate küsimusi esitada, ja kirjandust, mis on kirjutatud mitte-tehnikute jaoks.
- Teie süsteem on liiga nõrk või liiga tugev. Süsteemi ja teie eelarve jaotamine süsteemile on oluline samm.
- Teie süsteem on liiga kallis. Kas maksate rohkem funktsioone kui vajate? Berry ütleb: "Kui räägite müüjaga, pidage meeles, et see on müük ... laad on" üles müüa ". Teie vajaduste mõistmine aitab teil häiriks "läikiva objekti sündroomi". "
- Teie süsteem on aegunud. Võibolla on teie süsteemil puuduvad uued funktsioonid. Pidage meeles, et seda tuleks regulaarselt värskendada kas automaatselt või ise või oma müüjaga. Lihtsalt teadke, kuidas süsteem jääb värskendatuks.
- Müüja ei toeta teie süsteemi enam. Berry ütleb, et see pole levinud, kuid see juhtub, eriti kui väiksemat müüjat ostetakse suurem.
Idealware pakub töövihikut, odavate doonorite haldussüsteemide tarbijate juhendit, mis aitavad teil seda enesehindamise protsessi läbi viia.
Määratlege sidusrühmade meeskond.
Nii et olete otsustanud vahetada. Mis on järgmine?
Berry ütles: "Mida me kogu aeg näeme, on arendusdirektor otsustanud uue süsteemi loomise, kuid ei konsulteerib turunduse osakonnaga, tegevdirektoriga ega vabatahtliku koordinaatoriga , kes kõik kasutavad süsteemi."
Hea mõte on konsulteerida kõigiga, kes seda süsteemi kasutavad. Kui olete ajurünnakuks vajalikud funktsioonid, laske kõigil öelda. Veenduge, et kõik, kes süsteemist kasutab või on sellel mõjutatud, oleksid esindatud. Keegi suuremate kingituste osakond peaks kindlasti kohal, nagu ka üksikisiku, kes juhib fondide jõupingutusi.
Mõistke oma praeguseid protsesse.
Tehke oma kogumisprotsesside üksikasjalik nimekiri, standardige need ja hinnake kõik, mida te oma andmebaasidega tegelete. Küsige oma organisatsioonilt:
- Miks me teeme seda nii?
- Kas me peame jätkuvalt selliseid asju tegema?
Berry ütles: "Standardimine annab sulle paindlikkuse süsteemi valides ... odavamad süsteemid ei paku suurt paindlikkust, seda vähem" imesid ", seda parem. Otsige parimaid tavasid selles valdkonnas ja vältige unikaalseid protseduure."
Enne investeerimist eemaldada koondamised. Mitu korda sisestate näiteks aadressi? Ärge võtke üle aastakõikumisi taktikat, mis on aastate jooksul levinud ja keskendu sellele, mida teie organisatsioon praegu vajab.
Näiteks soovite määrata telefoninumbri sisestamise standardi. Kas salvestate numbrid (555) 555-5555 või 555-555-5555? Need on kõik olulised üksikasjad, et mõelda.
Oma soovide nimekirja funktsioonide eelistamine .
Hankige kõik, kes kasutavad süsteemi või kes saavad aruandeid. Ajurünnak kõik, mida võiksite soovida, ja seejärel auaste need funktsioonid. Kindlaks, mida te absoluutselt vaja, ilma milleta süsteem on kasutu. Selle esmakordsel kasutamisel hoiab teid liiga keeruliseks, mis võib teie eelarvet rikkuda.
Berry soovitab luua kolmeastmelise nimekirja:
- Mida sa vajad või kui süsteem on kasutu?
- Mis oleks tore olla, kuid ei ole lahenduslüliti?
- Mida sa tahaksid, kui raha poleks võimalust?
Populaarsed funktsioonid sisaldavad sageli järgmist:
- Doonorite kaasamise jälgimine
- Kohandatud väljad ja märkmed
- Doonorite kasvatamine
- Ajastamise võimalused
- Populaarsete suundumuste aruanded
- Liikme juhtimine
Boonus: vaadake Salsa juhendeid CRM-idele, et teie organisatsiooni õigeid funktsioone määrata.
Tehke oma uurimistööd.
Kasuta Idealware. Nad on teinud teile vajalikud uuringud. Idealware'i aruanded on piirkonnast kitsendanud, valinud süsteemid, mis on pühendunud doonororluse juhtimissüsteemidele, ning seejärel tõmbasid välja kümme süsteemi ja esitasid funktsioonide nimekirja.
Tutvuge odavate doonorite haldussüsteemide tarbijajuhendiga.
Kasutades aruannet, loo kolm või neli elujõulist süsteemi.
Planeerige müüjate meeleavaldus.
Mõned müüjad tulevad teie juurde või võite minna neile. Kuid paljud demod on veebipõhise ühiskasutuse tööriista abil veebipõhised. Mõnikord saate prooviversiooni isegi alla laadida.
Kindlasti kasutage tõelisi näiteid, et näha, kuidas iga süsteem töötab teie vajaduste rahuldamiseks. Suur abi on Idealware'i kuus näpunäide Vendor Demo navigeerimiseks.
Asetage süsteemid oma soovide nimekirja - väljamõeldud vs põhivajadused ja kõrge hind vs taskukohane - ja valige sobiv süsteem.
Võimalik, et saate oma uue süsteemi krediitkaardiga veebis osta, kuid suurematel süsteemidel võib olla leping, mida tuleb töödelda ja allkirjastada.
Berry ütleb: "Mõnikord saate hakata oma uut süsteemi kohe kasutama hakkama, samal ajal kui teisi süsteeme tuleb kohandada. DonorPerfect Online on tuntud juba enne süsteemi käivitamist, kuid teistes süsteemides, nagu näiteks GiftWorksis, on hõlpsalt -Go. Mõni süsteem vajab seadistamiseks konsultatsiooni. "
Pidage meeles, et kasutate oma CRM-d, et kõige paremini rahastajatega suhelda, kuid võite seda isegi oma kogumisstrateegiate täiustamiseks kasutada.
Dan Quirk on Salsa Labsi turundusjuht, kes on majanduskasvu soodustavate mittetulundusühingute peamine fundraising software company. Dani turundus keskendub sisu loomisele, konversioonide optimeerimisele ja tänapäevasele turundustehnoloogiale, mis aitab tal mittefinantseerivate tippagruppide juhtimiseks mittetulunduslikke arendusmeeskondi.