Juba mitu aastat on IRS-i ettevõtetele ja töötajatele mobiiltelefonikulusid käsitlenud osana ettevõtte vara kategooriast, mida nimetatakse loetletud vara hulka . Sellesse varakategooriasse kuuluvad varad, mida saab kasutada nii isiklikel kui ka ärilistel eesmärkidel, nii et IRS-l nõuti ettevõtjate üksikasjalikumat arvestust, et eraldada mobiiltelefone kui isiklikuks tarbeks mahaarvatavad ärikulud.
2010. aasta väikeettevõtlusalgatuse "Small Business Jobs Act" sätted eemaldasid mobiiltelefonid loetletud vara kategooriast.
Mobiiltelefonid on erisoodustuseks
Kuigi IRS eemaldas mobiiltelefonid loetletud vara kategooriast, ei eemaldanud see mobiiltelefoni kulusid erisoodustuste kategooriast. Enamik ettevõtteid tänapäeval vajavad töötajatel, kes reisivad või kes on juhtivatel kohtadel, mobiiltelefone.
Kuid kui palju mobiiltelefoni kasutamist on isiklik ja kas see isiklikuks tarbeks on töötaja maksustatav kasu? IRS ütleb, et tööandja poolt pakutav mobiiltelefon on töötaja jaoks eriline eelis ning töötajatele maksustatakse telefoni väärtust, sealhulgas nii telefonihindu kui ka kuutasusid, välja arvatud juhul, kui saab tõendada, et telefon on mida kasutatakse peamiselt ärilistel eesmärkidel. (Internal Internal Revenue Bulletin 2011-38)
Aga IRS ütleb ka, et "kui tööandja pakub töötajale mobiiltelefoni peamiselt ... ärilistel põhjustel , ei ole mobiiltelefoni äri- ja isiklik kasutamine üldiselt töötaja jaoks tasumisele kuuluv.
IRS ei nõua selle maksuvaba ravi saamiseks ärilisel eesmärgil arvestust. "
Mobiiltelefonid kui töötingimused erisoodustused
IRS kutsub mobiiltelefone "töötingimuste erisoodustuseks" ehk "mis tahes vara või teenused, mida tööandja töötajatele antakse, niivõrd kui töötaja tasuks sellise vara või teenuste eest, oleks selline makse lubatud mahaarvamine " tavalise ja vajaliku ärikuluna.
Töötingimuste kõrvalejätmise tõttu ei mõjuta töötaja isiklik kasutamine ettevõtte võime maha arvata ettevõtlusega seotud mobiiltelefonikulu ega ka maksta töötajale erisoodustust.
Esiteks tuleb kindlaks määrata esmane ärieesmärk, et ettevõttega seotud kulusid saaks ettevõttele maha arvata ja vältida tööandja poolt ette nähtud telefoni maksmist töötaja isiklikuks kasutamiseks. Mobiiltelefoni mitteärilistel isiklikel eesmärkidel ei saa maha arvata ettevõtte äritegevuse kulul.
Kui teil on vaja, et töötajad kasutaksid mobiiltelefone ärilistel eesmärkidel, käsitletakse töötaja isiklikku kasutamist maksustamise eesmärgil kui minimaalset erisoodustust, nagu IRS on määratlenud. See IRS-i säte kehtib tööandja esitatud mobiiltelefoni kasutamise kohta pärast 31. detsembrit 2009.
Mobiiltelefonide ärieesmärgid
"Tavaline ja vajalik" määrab kindlaks IRS ja see kehtib konkreetsetel mobiiltelefonidel. Näide, mida IRS kasutab äritegevuse eesmärgil kirjeldamiseks, on tööandja nõue töötajaga kontakteerumiseks väljaspool tööaega. IRS ütleb, et mobiiltelefoni pakkumine moraali või firmaväärtuse eesmärgil, uue töötaja kaasamiseks või töötajatele täiendava hüvitise saamiseks ei loeta "ärilistel eesmärkidel" ega välista mobiiltelefoni erisoodustust.
Hoidke häid dokumente mobiiltelefonide kasutamisel
Mobiiltelefonide väljavõtmine loetletud vara kategooriast ei tähenda, et võite ignoreerida mobiiltelefonide isiklikuks kasutamiseks heliandmete säilitamise küsimust. Peate siiski suutma tõendada, et telefoni kasutati peamiselt ärilistel eesmärkidel.
Mida teha järgmisena
Maksuauditi probleemide vältimiseks ja äriga seotud mobiiltelefonide kasutamise seaduste järgimiseks arutage probleemi oma maksunõustajaga. Mõned meetmed, mida võiksite kaaluda:
- Piirage mobiiltelefoni ainult nendele töötajatele, kes peavad neid nõuetekohaselt täitma, näiteks väljaspool müügiesindajaid, sageli reisivaid juhte ja juhte.
- Hoidke töötajad mobiiltelefoni logisid, et kontrollida ettevõtte kasutamist. Kui see on koormav, leiate oma operaatori kaudu veebipõhiste mobiiliportaalide kaudu juurdepääsu, et saaksite neid vajaduse korral alla laadida.
- Nõua, et ettevõtte poolt pakutavate mobiiltelefonide töötajatel oleks isiklikuks kasutamiseks veel üks mobiiltelefon.
Lisateave tööandja poolt pakutavate mobiiltelefonide maksurežiimi IRS kohta.