Uue kliendi tervituskiri on väärtuslik osa uute klientide hankimisel, eriti kui teie ettevõte on see, mis keskendub isiklikele suhetele. Uue kliendi tervituskirja kirjutamiseks kulub aeg mõne kasu, sealhulgas:
- Näitab oma klientidele, et nad oma äri väärtustavad
- Ametlikult tutvustatakse teie ettevõtet uutele klientidele
- Usaldab uusi kliente, et nad otsustasid oma ettevõtte valimisel õigesti
- Pakub olulist kontaktteavet
See sammhaaval tutorial tutvustab teid uue kliendi tervituskirja vormingu ja selle osade kaupa, nii et saate seda kasutada oma ettevõtte mallina.
01 - Firma Letterhead
Teie uus kliendi tervituskiri peaks olema trükitud ettevõtte kirjaplangile või vähemalt teie kontaktandmed.
Ettevõtte brändinguga professionaalne kirjaplank on suurepärane võimalus oma kaubamärgi tugevdamiseks tervitustekstide ja kõigi kliendisuhete kaudu. Kuid kui teil pole uue kliendi tervitusteksti kirjapost, peaksite sisaldama järgmist:
- Firma nimi
- Saatja aadress
- Telefoninumber
- E-posti aadress
Võite ka lisada faksinumbri, ettevõtte veebisaidi ja kõik muud kättesaadavad kontaktandmed.
02 - Kuupäev ja saaja aadress
Uue kliendi tervituskirja algus peaks sisaldama kirja kuupäeva ja teie adressaadi postiaadressi, kõik vasakule asetatud.
Saaja aadressikaart peaks tavaliselt sisaldama järgmist:
- Täisnimi (eesliitega)
- Pealkiri
- Ettevõte
- Postiaadress
03 - tervitus
Selle uue kliendi tervituskirja selles osas tervitate tavaliselt oma saajat nime järgi, millele järgneb käärsool.
Sõltumata sellest, kas sa tervitad saajat oma eesnimega (st Janega) või ametlikumalt, on eesliide ja perekonnanimi (st. Kallid pr. Doe) sõltuvad teie suhtest kliendiga.
04 - tervituskiri
Uue kliendi tervituskirja esialgne lause tuleb pärast tervitust ja see peaks sisaldama kliendile teretulnud sõnumit.
Siin on näide uue lahtrisse uue kliendi tervituskirjas:
"Terve Smith Consulting personali nimel tahaksin kasutada võimalust, et teid uue kliendina vastu võtta. Oleme rõõmsad, et olete meiega kaasa."
05 - Ettevõtte tutvustus
Uue kliendi tervituskirja keha peaks sisaldama oma ettevõtte tutvust ja teie võimete kordamist.
Siin on ettevõtte sissejuhatuse näide:
"Smith Consulting'is oleme uhked, et pakume oma klientidele reageerivat, pädevat ja kvaliteetset teenust. Meie kliendid on meie ettevõtte kõige olulisem osa ja me töötame väsimatult, et tagada teie täielik rahulolu, nii kaua kui olete klient "
Selles jaos soovite ka ise tutvustada ja teavitada kliendist, milline roll teie ettevõttes teiega suhtlemisel mängib.
Siin on näide isiklikust tutvustamisest:
"Mul on hea meel teile teatada, et pean teie peamiseks kontaktisikuks ettevõtte juures ja ma kutsun teid igal ajal minu küsimustega, kommentaaride ja tagasisidega minuga ühendust võtma."
06 - kontaktandmed
Uue kliendi tervituskirja üks olulisemaid osi on sektsioon, mis sisaldab erinevaid meetodeid teiega ühenduse võtmiseks, kõik ühes kohas. Teie tervituskirja see jaotis peaks selgelt näitama, kuidas ja millal teie klient teiega ühendust võtta, kui tal on küsimusi või muid küsimusi.
07 - kindlustunde
Teie uue kliendi tervituskirja viimane osa peaks veel kord tänama kliendit tema äritegevuse eest, seejärel kinnitage, et olete rahul, et olete neid kliendina tervitanud ja valmis tegema seda, mida nad vajavad, et veenduda, et nad on rahul.
Idee on sulgeda kirja positiivsele märkusele ja jätta uus klient tunda end teretulnud, hinnatud ja olulisena.
Siin on näide oma uue kliendi tervituskirja viimasest lausest:
"Jane, tänan teid uuesti, et andsite Smith Consulting'i oma kõige olulisemate ärivajadustega. Meil on au teile teenida."
08 - sulgemine
Uue kliendi tervituskirja sulgemine sisaldab ennustust (siiralt, lugupeetud, parimat austust, teie tõelist jms), teie kirjalikku allkirja ning oma nime ja pealkirja.
Kirja isikupärasuseks on alati tähtis lisada oma tegelik allkiri, mitte arvutipõhine allkiri. Teie allkiri peaks minema kuulujutu ja oma nime vahel, nii et tahaksite jätta seal mõne lisa ruumi.