Õnneks sündmuste planeerijate jaoks on sündmuste registreerimiseks abiks mitmeid vahendeid. Valikud hõlmavad lihtsaid platvorme, mis käsitlevad sündmuste registreerimise põhitõdesid ja neid, mis on rohkem arenenud ja pakuvad multifunktsionaalseid rakendusi. Mõned sündmuste registreerimisprogrammid töötlevad sündmuste makseid. Mõned pakuvad ka automaatset tagasimakset, kui registreering tühistatakse. Muud pakendid loovad registreerija nimesildid. Sündmuste registreerimise tööriistad võimaldavad ka integratsiooni konverentsi või ettevõtte veebisaidiga ning ühendada nende sotsiaalse meedia platvormidega .
Kahjuks on nii palju võimalusi, et ettevõtte sündmuse registreerimise tööriista valimine võib olla ülimalt väike. Siin on lihtne järgida juhiseid sündmuse registreerimise tööriistade valimiseks, mis kõige paremini teenivad teie ürituste kavandamise tegevust.
Sündmuste registreerimise tarkvara valimine: kust alustada?
Sündmuste registreerimise tööriistade valimisel on kõige parem alustada oma vajaduste ja soovide kindlaksmääramisega.
Mõelge oma registreerimisprioriteetide ja sündmuste planeerimisega. Küsige endalt neid küsimusi:
- Kas teie vajadused on lihtsad ja vajavad ainult registreeringute ja maksete töötlemist?
- Kas pakute mitu seanssi peamise sündmuse jooksul, mis vajavad täiendavaid registreerimisi?
- Kas teil on vaja hallata hotellipakkumisi või reisikorraldusi?
- Kas toetate konverentsi veebisaiti?
- Kas te esitate nimesildeid, koordineerite audiovisuaalseid nõudeid või korraldate spetsiaalseid väljatrükitavaid seansse?
- Kas saate korraga hallata rohkem kui üht sündmust?
- Kas teie sündmus on iga-aastane sündmus või ühekordne üritus?
Nende küsimuste vastused aitavad teil leida teie vajadustele kõige paremini sobivat sündmuse registreerimise tarkvara.
Ürituste registreerimise tööriistad
Mis sündmuste registreerimise tarkvara nii palju valikuid on, on lihtne haarata toretsevate funktsioonide ja uusimate tööriistadega hoolimata sellest, kas need toimivad teie sündmuse jaoks või isegi üldse. Ärge meelitke hiljemalt ja suurim. Selle asemel looge need funktsioonid, mida te praegu oma sündmuse registreerimise protsessis kasutate, ja lisage need protsessid, mida soovite lisada. Mõned funktsioonid, mis on saadaval, sisaldavad järgmist:
- Sündmuste registreerimine
- Kohtumisel registreerimine
- Osalejate grupi registreerimine
- Külaline ise registreerumine
- Ürituste maksekorraldus
- Osalejate haldamine ja aruanded
- Osalejate märgi loomine ja haldamine
- Individuaalsete istungjärkude registreerimine
- Vormide väljatöötamine
- Hotelli toa haldamine
- Turunduse juhtimine
- Sotsiaalmeedia
- Küsitlused ja sündmuste tagasiside
Mitte kõik sündmuste registreerimise tööriistad on kallid
Paljud sündmuste registreerimise tööriistad pakuvad mõistliku hinnaga standardseid funktsioone, mis sobivad ideaalselt ürituste haldamisel.
Need programmid sisaldavad põhiregistreerimisvorme, mida saab teie veebisaidiga linkida. Nad saavad koguda registreerimisandmeid, sealhulgas krediitkaarditeavet, et registreerida ja töödelda krediitkaardimakseid. Lisaks saab osalejate registreerimisnumbreid koostada või eksportida. Sõltuvalt ürituste tüübist ja sündmuste sagedusest võivad need lihtsad tööriistad olla sobivad, pakkudes täpselt seda, mida te vajate, ilma et oleksid takistatud kõikvõimalike lisafunktsioonidega, mis pole teile kasulikud.
Mitmeosalised sündmuste registreerimisvahendid pakuvad lisavõimalusi
Kui teie sündmuse planeerimise töös olete planeerinud suuri konverentse, siis võib sündmuste registreerimise tööriistad, mis pakuvad täiendavaid funktsioone peale põhitõdesid, just teie vajadused. Lahendused on need, mis töötlevad sündmuste registreerimist ja ühendavad selle funktsiooni võimalusega jälgida suurema ja keerulisema sündmuse erinevate üksikasjade jälgimist ja neist aru anda.
Kui sündmuse osalejad registreeruvad konverentsi jaoks ja seejärel registreeruvad konkreetsed töökojad antud seansi jooksul, on selle funktsiooni võimaldamiseks olemas tööriistad.
Mõned tarkvarad võimaldavad ühes ettevõttes töötada mitu osalejat ühest makseallikast ning pakkuda erinevat hinnakujundust, mis põhinevad grupieranditel või varasematel registreerimislõivudel. Kui vajate kohandatud aruandeid, siis otsige sündmuse registreerimispaketti, mis genereerib aruandeid automaatselt, kogudes osalejate nimekirju, võttes aluseks individuaalsed töökojad või muud valitud parameetrid. Konverentsid nõuavad tavaliselt trükitud nimepaiku nii, et need oleksid teie "peab olema" nimekirjas, nii et need saaksid sündmuse registreerimise protsessi käigus automaatselt luua ja otsida kohandamist, et kajastada, kas osaleja on registreeritud kogu konverentsi jaoks, osa nädalast või ainult kindlal päeval.
Registri integreerimise tööriistad
Kui sündmuste planeerija korraldab arvukaid üritusi, võib registreerimisandmete integreerimine teie olemasolevasse andmebaasi teie organisatsiooni kriitiliseks ülesandeks. Mõelge praegustele meetoditele registreerumiste lisamiseks oma andmebaasi ja tehke kindlaks parendamise valdkonnad. On oluline mõelda erinevatel viisidel seda teavet integreerida olemasoleva teabega, näiteks vabatahtlikult või annetatud isikutesse. Enamikel sündmuste registreerimisrakendustel on võimalus käsitsi andmeid eksportida. Kuid see meetod on aeganõudev, kuna see nõuab käsitsi andmete importimist oma andmebaasi kogu aeg uuesti. Avasta pakendid, mis suudavad rahuldada mitte ainult teie sündmuse registreerimise nõudmisi, vaid ka teie asutuse juhtimisvajadusi.
Enne ostmist proovige proovida
Kui olete oma sündmuse registreerimise tarkvara valikust piiranud, määrake, kas nad pakuvad tasuta prooviperioodi. See annab teile võimaluse mitte ainult funktsioone katsetada, vaid näha, kas sellel on funktsionaalsus, mida vajate ja kui see sobib teie sündmuse jaoks sobivaks. See on ka võimalus kogeda oma klienditeeninduse taset, kui vastad küsimustele või töötavad teie probleemi lahendamiseks.