Eduka kontohõlbliku juhtimisstrateegia loomine on eduka ettevõtte juhtimise oluline osa. Sellest hoolimata tegeleme me korrapäraselt SMB-dega, kes ei suuda olukorda metoodiliselt käsitleda, ja need on sellest halvemad. Laekumistega seotud protsesside parandamine ja optimeerimine toob tabelis palju kasu ja neid ei kohaldata ainult AR-i enda jaoks. Sujuv ja tõhus AR protsess mõjub positiivselt turundusele, müügile, klienditeenindusele ja üldistele toimingutele.
Nii et see on väärt, et pühendada aega ja jõupingutusi selle parandamiseks.
Miks on kontohaldurite optimeerimine?
Nagu paljud ettevõtete omanikud, ei pruugi te kohe näha eeliseid, kuidas optimeerida oma arvelduskrediidi protsesse. Nagu eespool mainitud, võib see siiski drastiliselt parandada teie ettevõtte mitmeid aspekte. See takistab olemasoleval kapitalil raiskamist, mis suurendab likviidsust. Omakorda suudab ettevõte paremini võlgade vähendamist, kulude vähendamist, fondi kasvu ja paljudel juhtudel paremat konkurentsi.
Laekumiste protsesside optimeerimise oluline osa on protsessi käivitamise algusest püsiv. Liiga tihti on ettevõtted nii kavatsenud teha müüki, mida nad käsitlevad saadaolevate arvetega. Enne protsessi alustamist tuleb arutada asju nagu maksetingimused kliendisuhete varases staadiumis. Uue kliendi vastuvõtmine elektrooniliste maksetega varases protsessis on veel üks näide olukorra ennetavast käsitlusest.
Seejärel tehke enne, kui teete midagi muud, võta oma võlgnevused prioriteediks võimalikult varakult.
Tüüpilised võlgnevused
Ettevõtete omanikud kannavad tihti tagantpoolt tulevatele arvetele survet, eeldades, et jättes piisavalt hästi üksi, on täiesti korras. Kuid halb AR-praktika põhjustab ettevõtetele mitmeid probleeme.
Alates krediidi andmise lõpetamisest klientidele, kes ei suuda varakult arveid õigeaegselt jälgida, on kehvad AR-tavad imetavad ettevõttest aega, raha ja tootlikkust. Nad toodavad sageli lõtvumist, mis puudutab peaaegu kõiki ettevõtte juhtimise aspekte. Kõige hullem on see, et paljusid probleeme on lihtne vältida.
Teised tavalised AR-ga seotud probleemid hõlmavad sularahamaksete valesti kohaldamist ja eraldamist, pööramist pöörates tähelepanu arvete ja arvete täpsusele ning raportite nurjumise ja võimalike probleemide puudumise korral. Ükskõik milline neist ja teistest puudujääkidest võib põhjustada isegi väga edukate ja kasumlike ettevõtete jaoks kaugeleulatuvaid probleeme, mistõttu on rohkem kui vaja seda astuda samme nende õigeaegseks parandamiseks.
Optimeerige need viis tegevust parandatud arveldussüsteemide töötlemiseks
Laekumiste protsesside optimeerimine tundub algusest peale üsna hirmutav. Kuid olukorra metoodilise lähenemise abil saate rakendada muudatusi, mille tulemuseks on suhteliselt kiire ja dramaatiline paranemine. Teie mugavuse huvides oleme tuvastanud viis tegevust, mis korralikult optimeerides parandavad oluliselt teie arvelduskõlbmatute protsesside üldist toimimist ja toovad omakorda kaasa palju põnevaid eeliseid teie ettevõttele tervikuna:
- Kvaliteetsete klientide andmete säilitamine - kesksete andmete töötlemine, et tagada kliendikontode täpsus ja teave, on olulise tähtsusega tõhusate arvete saamise protsessi loomisel ja säilitamisel. Näiteks ebatäpsete aadresside korral võivad arveid saata valele kohale, mille tulemuseks on hilinenud maksed. Kliendikontosid tuleks järjepidevalt auditeerida, et kontrollida kõrvalekaldeid, nagu ebatavalised või sobimatud maksetingimused, krediidilimiidid, allahindlused jms. Kliendiandmete muudatused peavad olema nõuetekohaselt dokumenteeritud ning tuleks kehtestada kontrollid, mis takistaks volitamata isikute juurdepääsu andmetele või nende muutmist.
- Kehtestada selge ja täpne krediidikõlblikkuse heakskiitmise protsess - liiga sageli ettevõtted langevad kahjulikke krediiditariife , et suurendada müüki. Loomulikult toob see endaga kaasa õrna ringi, mis võib lõpuks olla ettevõtte jaoks katastroofiline. Krediidi laiendamine võib olla väga hea asi, kuid selleks tuleb teha selge protsess. See peaks sisaldama selgeid juhiseid krediidilimiitide hindamise ja ülevõtmise kohta, kuidas ja millal ja kuidas krediidilimiiti kontrollida, millal panga kontod paigutada ja kuidas taotluste protsess toimib. Laenu kinnitamise protsessi regulaarne ülevaatus peaks toimuma, kuna asjaolud muutuvad.
- Efektiivse arveldusprotsessi kehtestamine. Klientide arveldamine ja arveldamine peavad olema tõhusad ja täpne. Hinnakujunduse vead, mõõtühikud jms võivad tõsiselt kahjustuda. Lisaks tuleb arveid koostada ja saata õigeaegselt ning nende koostamise viis peab olema järjepidev ja määratletud. Üks võimalus arvelduse ja arvete parandamiseks on võimalikult palju automatiseerida, nii et ärge kartke tugineda tehnoloogiale siin. Kasutage erandite aruandeid probleemsete kontode tuvastamiseks. Kui võimalik, looge kliendiportaal, mis suunab mõned tööd klientidele, andes neile autonoomia.
- Raha taotlemise protsess on hoogsatud. Saabumisel tuleb makseid õigesti kohaldada. Neid tuleks kohaldada õige kliendi ja asjakohaste arvete suhtes. Vastasel korral, kui vaidlused või probleemid tekivad hiljem, on esialgse probleemi nullistamine väga keeruline. Makseid tuleks ka kiiresti rakendada, et tagada, et mis tahes hetkel teate, millised kontod on jooksvad ja mis on tähtajaks tasumata. Protsessi optimeerimiseks on üks võimalik viis, pakkudes lihtsustamiseks piiratud arvu makseviise. Postitage ajakirja kirje viivitamatult ja kaua enne lõikamispäevi. Võimaluse korral vältige sularaha sulgemist ajutiste kontodega, kuni teil on aeg mõista, kus see tegelikult peaks minema.
- Kogumisprotsessi optimeerimine. Laekumiste nõuetekohane optimeerimine muudab palju lihtsamaks makse õigeaegse ja tõhusa kogumise. Näiteks maksete nõuetekohase kohaldamise korral on lihtne kindlaks teha, milliste kontode puhul on maksejõuetuse oht. Kogumispüüdlused peaksid olema järjepidevad ja metoodilised. Tuleks kehtestada selgelt määratletud maksekavade üle peetavate läbirääkimiste protsess, et tagada selle kooskõla ettevõtte üldiste eesmärkidega. Protsessid tuleks automaatselt võimalikult vähendada, et vähendada käsitsi sisestamise vigu.
Kaheksa parimat praktikat võlgnevate protsesside parandamiseks
USA tootlikkuse ja kvaliteedikeskus või APQC kehtestas standardite kogumi nimega avatud standardid. Nad kirjeldavad saadaolevate andmete töötlemise parimaid tavasid ning need peaksid osutuma hindamatuks, kui teete oma AR-protsesside hoonet. Teie mugavuse huvides on kokku võetud kaheksa kõige olulisemat aspekti APQC avatud standarditest:
- Maksete vastuvõtmise takistuste kõrvaldamine - Näiteks uurige oma kliente, et teada saada, millised makseviisid nende jaoks kõige paremini toimivad. Siit kaaluge erinevate maksevalikute valiku pakkumisi, et kliendid saaksid arveid õigeaegselt maksta.
- Krediidijuhtimise eelistamine - Ärge laiendage krediiti lihtsalt selleks, et hoida müüki ühendada. See strateegia lükkab pikka aega edasi ja on vaid üks näide paljude võimalike probleemide kohta, mis võivad tekkida halva krediidiriski juhtimise protsesside tõttu.
- Regulaarselt saadaolevate kontode hindamine - seadke kindel ajagraafik oma järelejäänud aruannete seisundi jälgimiseks ja hindamiseks. Ideaalis tuleks seda teha vähemalt kord nädalas. Mida varem leiad vigu, seda kiiremini saate neid parandada - seda vähem tõenäoliselt põhjustavad teie ettevõttele suuri probleeme.
- Mõelge maksete lühendamise tingimustele - ei ole seadust, mis ütleks, et kõigil klientidel peavad olema net-30 maksetingimused. Lühema maksetingimuse kasutamisel palutakse aeglaselt maksvatel klientidel aeg-ajalt tasuda vähemalt veidi kiiremini, mistõttu on see kasulik kaaluda.
- Arvelduse vaidluste lahendamise protsessi loomine - looge konkreetne protsess arveldussüsteemide vaidluste lahendamiseks. See ei lihtsusta protsessi mitte ainult, vaid parandab klientide üldist rahulolu, sest teie meeskond teab täpselt, mida vaidluse tekkimisel teha.
- Automatiseerimine - Uurige erinevate tarkvaralüüside ja muude tehnoloogiate vorme, et automatiseerida võimalikult palju võimalikke arved. Mida rohkem inimesi saab eemaldada, seda täpsem ja usaldusväärsem on kogu protsess. Paljud programmid on kallid, kuid investeeringutasuvus on märkimisväärne, sest seal on vähem vigu ja paljudel juhtudel ka tööviljakus.
- Proaktiivsete kogumiste protsessi loomine - tehke kogumised esmatähtsaks ja rakenda see, luues selge ja kokkuvõtliku kogumise strateegia. Ideaalis on eesmärk sekkuda varakult. Kui konto libiseb minevikus oleva veergu, peab teie meeskond olema kogu selle sees ja tean, mida teha.
- Bill Electronically - Kui teil on selleks vahendid, alustage klientide arveldamist elektrooniliselt. Kuigi on olemas mõned, kes ei saa elektroonilisi arveid ja makseid toetada, on enamus ettevõtteid sellel päeval pardal. Mida väiksem on paberitšekk, mida peate töötlema ja saatma saatma, seda lihtsam ja täpsem on kogu protsess.
Nagu näete, ei pea te alustama nullist, et parandada ja optimeerida saadaolevaid arveid. Võite valida korraga ühe piirkonna või võite täis auru edasi minna ja seda korraga uuendada. Mõlemal juhul tasuvad kõik teie poolt saadaolevate arvete optimeerimisega seotud sammud kenasti pika aja jooksul kenasti.