Nende kaartide väljastamine töötajatele tähendab seda, et nad saavad teha ettevõtte nimel teatud tehinguid ja seejärel esitada kõik kviitungid peaarvepidajale iga kuu lõpus. Ettevõte, selle asemel, et väljastada igale töötajale sularaha ettemakset, on ettevõtte krediitkaardid parim valik, sest te ei osale sularaha väljastamisega.
Enne ettevõttekaartide väljastamist peate siiski kasutusele võtma ettevaatusabinõusid. Ilma selleta on mõnedel töötajatel võimalus ettevõtlusfonde kuritarvitada . Loata ostude oht suureneb siis, kui ettevõtte krediitkaardid on nende käes, ja puuduvad kaitsemeetmed. Selle riski kontrollimiseks aitavad järgmised poliitikad:
Alustuseks määrake ootused
Kaartide väljaandmisel on soovitatav määrata ja teavitada kõiki töötajaid sellest, mis neist oodatakse kaardi kasutamisel. Peate kehtestama eeskirja, mis selgelt selgitab kaardiomaniku vastutust, kulude liiki, mida kaardid tuleks kasutada, ja dokumentide liiki, mida iga kulu kohta tuleb esitada.
See on üks võtmetegureid, mida iga ettevõte peaks kasutusele võtma, et piirata kaardi omaniku poolt kaardi kasutamist. Selle tegemata kaasnevad teie ettevõttega lisakulud, mis ei olnud kunagi eelarvesse kantud, mis pikemas perspektiivis suurendab äritegevuse kulusid.
Veenduge, et kaardireeglid on korralikult arusaadavad
Nagu me teame, pole enamikul töötajatel lugemiskultuuri. See tähendab, et kui te lihtsalt kasutate korporatiivkaarte, mille eeskirjad on seaduslikud trahvid, kuid ei võta neid kasutusele selle kohta, kuidas või mida kaardid kasutavad, ei pruugi see aidata, kuna paljud neist saavad kaarti ilma lugeda reeglid.
Eespool kirjeldatud stsenaariumi vältimiseks on hea korraldada kohtumine töötajatega ja viia need poliitika läbi. Kui see on tehtud, oleks neile kasulik tunnistada poliitika arusaamist kirjalikult. See tähendab, et juhul, kui töötaja läheb vastuollu poliitika kohaselt, tuleb võtta asjakohased meetmed.
Olge otsekohe kulutustest
Mõnikord kipuvad enamus töötajaid reeglite vastu võtma ja lõpuks kulutama rohkem, kui poliisil. Seda silmas pidades on hea, kui hoiate ettevõtte krediitkaartide kasutamisel lähedasi vahelehti. Peaarvepidaja peaks teatama iga osakonna juhendajatele, et neile antakse ülesandeks kontrollida selle osakonna kaartidega töötavaid töötajaid.
See mõnevõrra vähendab töötajate kaartide väärkasutust. Kui töötaja teab, et kellelgi on seirekaardi kulutusi, kardavad nad tegelda keelatud ostudega, mis pole poliisis märgitud.
Kasutada kaitsemeetmeid
Raha on majanduslik ressurss ja seepärast on see väga vähe. See tähendab, et kui töötaja kuritarvitab oma kaardi kasutamise privileege, koorem kohe neile ettevõtetesse. Seda silmas pidades on igaühe kaardi jaoks kululimiidide lubamine okei.
Juhtivatel ametikohtadel olevatel inimestel võiks olla kõrgemaid piiranguid kui madalamal kohal. Selle meetme eesmärk on vähendada loata tehingute tegemise ohtu. Kindlaksmääratud kulude piirangut ei tohiks kunagi ületada ja see peaks poliisis olema märgitud. Kui mõni töötaja ületab piiri, tuleb lisamaksu maha arvata palgaarvest koos karistusega.
Avaldage alati iga-aastane ülevaade
Ettevõtte krediitkaardiprogrammi tuleb aasta-aastalt läbi vaadata. Selle põhjuseks on asjaolu, et teatud töötajad võisid liikuda ühelt osakonnalt teisele ja kuna igal osakonnal on konkreetne kulutamise limiit, tuleb programmi igal aastal läbi vaadata.
Nii saab ka osakonnajuhatajad väljastada uusi kulutuste piiranguid vastavalt iga töötaja kohustustele. Kui töötaja töötab osakonnas, kes ei vaja enam ettevõtte krediitkaarti, võib ta programmist eemaldada.
Suurendage efektiivsust, kui teete järelevalvet
On hea, kui teil on keegi, kes ei kuulu teie ettevõttes ega ka kaardi omanik, teha tehingute kokkuvõtteid ettevõtte nimel ja esitada need iga kuu lõpus. Selle määratud isiku põhieesmärk on loetleda nende töötajate nimesid, kes ei kasutanud õigeaegseid seletusi ja avaldusi oma kaardikasutusel.
See on lihtne viis jälgida, millised töötajad järgivad kaardipoliitikat ja millised neist ei ole. Pärast teatud aja möödumist võite valida, et pühkida need pikaaegsed kaardiomanikud, kes alati poliitikat silmas pidades võtavad kaarte eemale nende ajutiselt või isegi alaliselt.
Hinnake vigu
Pidage meeles, et töötaja välja antud ettevõttekaarti tuleks kasutada ainult teatud objektide puhul, mis on ettevõtte jaoks kasulikud ja neid ei tohiks kunagi kasutada isiklike asjade ostmiseks, välja arvatud hädaolukorras. Seega on vaja jälgida kõiki kulutusi, mida iga töötaja kaardil kasutab iga kuu lõpus.
Kui üks või mitu töötajat kasutavad kaarti isiklikel esemetel, tuleb põhjalikult hinnata, kas see on tingitud hädaolukorrast või mitte. Kui see ei oleks erakorraline juhtum, tuleks karistuse vastu võtta distsiplinaarmeetmeid. Vastupidi, juhul, kui see oli tingitud hädaolukorrast, tuleb kulutused maha arvata kaardiomaniku palgast, ilma et nende suhtes oleks kehtestatud distsiplinaarmeetmeid.
Jagage risk
Korporatiivkaardi poliitika peaks tagama, et töötaja kasutaja vastutab isiklikult kõigi krediitkaardipositsioonide eest omal vastutusel. Sellise poliitika korral peab ettevõte ainult hüvitama raha üksikutele kaardiomanikele vastavalt kinnitatud kulude suurusele.
Seda me räägime kui riski jagamist ettevõtte ja töötajate vahel. See on hea võimalus tegeleda töötajatega, kes kardavad oma kaarti kasutades oma kaarti, kuna neile antakse ainult summa, mis vastab ainult kinnitatud kuludele.