Ettevõtte omanikud tegelevad sageli oma raamatupidamisega mitmel põhjusel, mis hõlmab hirmu tundliku finantsteabe delegeerimise vastu, soovides täielikku kontrolli ja personali kulude kärpimist. Need põhjused, mis kindlasti kehtivad alustavatel ettevõtetel ja väiksematel ettevõtetel, kasvavad üha ebapraktilisemaks, kui teie ettevõte kasvab. Mõned omanikud delegeerivad raamatupidamisülesandeid usaldusväärsetele pereliikmetele või töötajatele, kuid kõige edukamad ja arukamad ettevõtjad õpivad kiiresti, et raamatupidamine ja rahandus on ettevõtte elujõudu ja väärivad kvalifitseeritud finantsspetsialistide professionaalset juhtimist.
Enamikus ettevõtetes on kolm peamist finantsjuhi ametikohta: raamatupidaja või raamatupidaja, vastutav töötleja ja finantsjuht või finantsjuht.
Ettevõtte omanikuna võite ise positsiooni ülesandeid täita või delegeerida need töötajale või usaldusväärsele sidusettevõttele, kuid kui ettevõte areneb, avastavad enamus omanikud, et spetsialistide töölevõtmine toob endaga kaasa kuluefektiivseid eeliseid, vabastades omanike keskendumise tuumikule äriküsimused. Raamatupidajate töölevõtmise tulemused hõlmavad - kuid mitte ainult - järgmisi äri eeliseid:
- Tootmisprotsessis kulude kokkuhoid, müüjate suhted, kontoritegevus ja töötajate juhtimine
- Raha säästmine maksudele
- Sisemiste paberitööde ja väliste aruannete üha suureneva mahu haldamine
- Finantsohutusvõrgu kujundamine riskide leevendamiseks kindlustuskaitse, inventuuri juhtimise, mitmekesistamise ja eelarveohu hinnangutega
- Laienduste planeerimine
- Palgaarvestuse käitlemine
- Operatsioonide optimeerimine ja kasumi maksimeerimine
- Trahvidest, trahvidest, madalamatest krediidireitingutest ja intressikuludest, mis tulenevad puuduvatest tähtaegadest, ebatäpsete palgafondide arvutamisel, arve tasumisel unustamata ja ajapõhiseid ärivõimalusi kaotamata
Tegelikult sunnib enamik ettevõtteid raha teenima, värbates professionaalseid rahalisi töötajaid oma igapäevaste äritegevuste juhtimiseks.
Sõltuvalt teie ettevõtte, tööstuse ja muude tegurite suurusest võib teil siiski olla osalise tööajaga raamatupidaja või teil on vaja täismajanduslikke töötajaid, sealhulgas kontrollerit ja finantsdirektorit. Otsustage, millised rahalised töötajad teie ettevõttel tegelikult vajavad, on kompleksne otsus, mis sõltub paljudest teguritest. Teie vajadused muutuvad aja jooksul peaaegu kindlasti ja kui teie ettevõte kasvab edukalt, siis võite tsentreerida kõik need positsioonid. Järgmistes jaotistes kirjeldatakse, mida iga professionaal teeb ja selgitab, kui teie ettevõte võib vajada ühte või mitut nendest finantsekspertidest:
Olulised raamatupidaja funktsioonid
Enamik raamatupidajaid töötab rekordiliselt, kui registreeritakse, mis on ettevõtte finantsseisundis juba mõnda aega olnud, vähese mõjuga äristrateegiale. Raamatupidajad teevad tehingutel põhinevaid tehinguid ja otsustavad harukindlalt tulevaste äritehingute osas. Andekas raamatupidaja võib selgitada oma valikuid, pidada arvestust ja aruandeid praeguseks, tuvastada lahknevusi raamatutes ja soovitada kulude kokkuhoiu ideid, kuid nende peamised ülesanded on kroonida äri ja selle finantstehinguid ning koostada aruandeid sellest teabest. Mõned ettevõtte raamatupidaja igapäevased ülesanded on järgmised:
- Müügi, kulude, makstavate kontode ja saadaolevate arvete kirjendamine
- Tarvikute, kontorikulude, rentimise, kommunaalkulude ja muude fikseeritud ja muutuvate kulude seirekulud
- Palgaarvestuse haldamine, maksude kinnipidamine, müügimaksu arvepidamine, palkade lisamine ja kindlustusmaksete arvutamine
- Tagada, et olulised vormid ja paberimajandus on turvaliselt täidetud ja salvestatud
- Juhtkonna, valitsusasutuste, aktsionäride, töötajate ja huvirühmade igapäevase, nädala, kuu, kvartali ja aastaaruannete ettevalmistamine
- Arvelduste õigeaegne tasumine
- Alternatiivsete tarnijate uurimine ja kulude võrdlemine
- Probleemsete valdkondade, näiteks jäätmete, halva juhtimise, pettuse ja varguse tuvastamine
- Jälgimaterjalid, tarvikud, inventar ja inimressursid
- Ettevalmistused maksude ja igapäevane, kuus või kvartal maksude hoiused linna, riik, IRS, töötusagentuurid ja kindlustusseltsid
- Äri- ja töötajate kindlustus- ja tervisekavad
- Ettevõtteandmete kaitse
- Hinnangu saamine ja inimeste leidmine ja maksmine ning remont
- Vastavuskontrolli probleemide kontrollimine
- Kliendi krediidiküsimuste käitlemine sisemiselt ja ärikrediit väliste müüjate ja laenuandjatega väliselt
Teadmine, millal laenutada raamatupidaja
Enamik ettevõtete omanikke - eriti neid, kellel on ettevõtlikkus - tunnevad edukalt oma ettevõtte kõiki aspekte, ja raamatupidamine on muutunud lihtsamaks kogu intuitiivse tarkvara kasutamisel. Äriomanikud on täiesti võimelised pidama raamatuid, kuid see ei pruugi olla hea idee, kui ettevõte kasvab. Kui paberimajandus hakkab kompenseerima teie ajajuhtimist, tööga rahulolu või tõhusust, on aeg kaaluda raamatupidaja rentimist. Teil ei pruugi olla vaja täiskohaga töötajaid palgata ja nad võivad isegi tellida kogu raamatupidamistöö või osa sellest, näiteks palgafond. Raamatupidaja töölevõtmine on mõistlik, kui mõni järgmistest kehtib teie ja teie ettevõtte kohta:
- Te ei arve raamatupidamisarvestust, vaid usaldate tarkvara, et teile kõike, mida te peate teadma.
- Te ei tunne maksukoode ja maksudest kõrvalehoidmise strateegiaid.
- Teie ettevõte saab lühikese ajaga kiiret kasvu.
- Investorid, laenuandjad või aktsionärid soovivad professionaalselt ettevalmistatud aruandeid.
- Sa kulutad raamatuid rohkem kui müüki või uusi ettevõtteid.
- Te plaanite laieneda teisele piirkonnale, tööstusele või tootegrupile.
- Sa tahad vara osta, müüa või kaubelda.
- Teile on teatatud, et teie raamatuid kontrollitakse.
Raamatupidaja tööle võtmine ei pea olema valulik protsess, sest saate alustada tööde allhankimisega professionaalsele raamatupidamisettevõttele. See on eriti tõhus strateegia, kui te ei tunne raamatupidamist, raamatupidaja rentimist ega raamatupidajate või finantstöötajate taotlejate kontrollimist.
Millal kaaluda kontrolleri palkamist?
Kontrollerid, keda mõnikord nimetatakse kontrollijaks, kontrollivad raamatupidajaid, maksuhaldureid, krediidihaldureid ja muid raamatupidamistöötajaid, teavitades sellest otse finantsdirektori, tegevjuhi või ettevõtte omanikku. Väiksemates ettevõtetes võib vastutav töötleja olla ainus sertifitseeritud avaliku sektori raamatupidaja või kontrollida raamatupidajate meeskonda. Paljud neist spetsialistidest täidavad oma ülesandeid abipersonali, raamatupidaja või administraatori abiga.
Kontrollija on ettevõtte peaarvepidaja ning vastutab finantsaruannete, äriplaanide, eelarvete, maksude, vastavustõendamiste ja spetsiaalsete projektide, näiteks lühiajaliste ja pikaajaliste äristrateegiate, äri ülevõtmise, varade müügi, ettevõtete ühinemise ja finantseerimise või investorite kindlustamine. Keskastme finantsjuhina peetakse kontrollerid tavaliselt järgmisi ülesandeid:
- Finantstöötajate haldamine.
- Märkige kontrollid ja kandke usaldusväärset vastutust ettevõtte tegevuse eest.
- Märkige välja rahaliselt seotud aruanded ja dokumendid.
- Luua ettevõtte finantspoliitika ja -menetlused.
- Loo sisekontrolli jaoks aruandeid.
- Kindlustuse ja riskijuhtimise poliitika käitlemine.
- Kaitse ettevõtte vara.
- Valmistada ette, jälgida ja ajakohastada eelarveid.
- Reklaamide ettevalmistused avalikele pakkumistele.
- Konsulteerige finantsturgude omanike ja juhtidega, suundumuste ja parimate tavadega.
- Arendada proaktiivseid maksustrateegiaid.
- Valige ja hallake raamatupidamistarkvara.
- Jätkake kogusid.
- Korraldage inimressurssidega seotud küsimusi, näiteks säilitades töötajate arvestust.
- Hoolitse personali töötajate hüvitiste ja äriülesannete eest.
Märgid, mis näitavad, et teie ettevõte vajab kontrollerit
Mida suurem teie ettevõte kasvab, seda tõenäolisemalt vajate rohkem kui lihtsalt raamatupidaja. Kui teil on aktsionärid või juhatus, mis koosneb inimestelt, kes ei ole sõbrad, lähedased sidusettevõtted ja teie määratud perekond, on vastutav töötleja töölevõtmine hea äripraktika, mis kaitseb teie ettevõtet ja vara. Üldiselt keskendub vastutav töötleja raamatupidamisele, samal ajal kui finantsjuhataja keskendub strateegilisele rahastamisele.
Kui ettevõtte sidusrühmad laienevad, annab vastutav töötleja taktikalise juhtimisalase aruandluse ja personali järelevalve raamatupidamises, samal ajal kui finantsjuht tegeleb finantsplaneerimisega ning vastutab vastutava töötleja ja raamatupidamismeeskonna eest. Enamik väikeettevõtteid ei saa endale lubada täistööajaga vastutavat töötlejat, kuid kui ettevõte kasvab, ei saa te ilma kontrollijaita tegutseda ka siis, kui ta töötab osalise tööajaga või konsulteerib.
Millal on finantsdirektori palkamine
Finantsjuhid töötavad rangetel piiridel, osaledes kõigis äriotsustes ja toetasid organisatsiooni parimaid finantshuve. Nagu iga maitsestatud ettevõtja või ettevõtte omanik teab, ranged finantsnäitajad on vaid üks edukaid ettevõtte ärieesmärke. Tugevat kasumit tootvad algatused võivad kergesti nõrgestada ettevõtet klientidega, kes ei soovi maksta madalama hinnaga tooteid või lojaalseid kliente, kes väärtustavad ettevõtte eesmärke, põhimõtteid, keskkonnaalaseid kohustusi või töövõtteid.
Parimad finantsjuhid hindavad mitte ainult äritegevuse kulusid, vaid ka riske ja ähvardusi, mida mis tahes ettevõte võib tekitada. Kõrgemate juhtivate ametnikega tegelevad finantsdirektorid omanike, juhatuste, kõrgema juhtkonna ja teiste oluliste sidusrühmadega ning mängivad olulist rolli uurimis- ja arendustegevuses, ettevõtte järelevalve, regulatiivse vastavuse ja igapäevaste toimingute osas. Muud CFO kohustused on järgmised:
- Ettevõtte juhtimine ühinemiste, ülevõtmiste, avalike pakkumiste ja ettevõtte struktuuri ja toimingute muutuste kaudu
- Suurte ettevõtete laienemise juhtimine uutele turgudele
- Hea finantstegevuse toetamine keerulises otsustusprotsessis
- Varade ja finantssuhete haldamine mitmete sidusrühmadega
- Streamlining operations
- Finantsriskide hindamine ja juhtimine
- Lühi- ja pikaajaliste finantseesmärkide planeerimine
- Turuandmete tõlgendamine mitmest finantsnäitajast ja ärisuundumustest
- Mõistmise põhjused, miks ettevõtlusega tegelevad turud toimivad nii nagu nad teevad
- Kindlaks tegemine, kuidas investeerida ettevõtte vara
- Turusuundumuste prognoosimine ja kuidas saab ettevõte neid ära kasutada
Iga ettevõtte osa sõltub suuresti tema finantsdirektori ühistest ülesannetest: kontrollimisega seotud kontroll, varahaldus ja kriitiliste finantsküsimuste planeerimine ja prognoosimine.
Järk-järgult nõudlikum finantsjuhtimise vajadus
Väikestele ja keskmise suurusega ettevõtetele on arenevad raamatupidamise ja raamatupidamise vajadused, kuna nende tegevus kasvab. Omanikud või määratud meeskonna liikmed tegelevad sageli raamatupidamistarkvara abil väikeste ja käivitavate ettevõtete raamatupidamisega. Kuid lõpuks aga leiavad enamik ettevõtteid, et professionaalsete raamatupidajate palkamine - kas täistööajaga või osalise tööajaga ning ettevõttesisene või tellitav allhange - vabastab töötajad põhitegevusega seotud ülesannete täitmisest ja suurendab täpsust, paremat vastavust ja tõhustatud järelevalvet. Õige raamatupidaja tagab, et aruanded esitatakse õigeaegselt ja see aitab ettevõtetel välja selgitada kulude kokkuhoiu strateegiad, pettused, vargused ja jäätmed.
Kui teie ettevõte kasvab ja teie aja nõuded suurenevad, võib teil tekkida vajadus finantspersonali järele, mille järelevalvet teostab vastutav töötleja või finantsjuht, et hallata ettevõtte üha keerukamaid rahalisi vahendeid. Teie võimalused hõlmavad täistööajaga töötajate sisemist tööle võtmist või tellitavat raamatupidamist ja finantskohustusi elukvaliteediga professionaalsele raamatupidamisteenusele. Mõlemad võimalused on võrdselt sobivad, kuidas tugevdada teie ettevõtte finantstugevust, kuid paljude väikeste ja keskmise suurusega ettevõtete jaoks on kasu konsultantide töölevõtmisest, kui vaja, et vältida täiskohaga spetsialistide suuremaid kulutusi.