Mida teie ettevõte vajab väikeettevõtte raamatupidamistarkvara?
Raamatupidamistarkvara peab iga väikeettevõtte jaoks jälgima tulusid, kulusid, klientide teavet ja muid finantsandmeid. Samuti on see suurepärane vahend otsuste tegemiseks, sest õigeaegsed aruanded ja eelarvearvestuse tööriistad, mis kaasnevad enamiku raamatupidamistarkvaraprogrammidega, annavad ettevõtete omanikele võimaluse tagasi minna ja neil on üldine arusaam ettevõtte finantsidest. Kuid programmide ja tarkvara brändide meres, kuidas valite oma väikeettevõttele õige raamatupidamistarkvara?
Mida kaaluda enne, kui ostate raamatupidamistarkvara
Kuna raamatupidamistarkvara on teie väikeettevõttele oluline, on oluline, et teete mõnda uurimist enne konkreetse finantsjuhtimise või raamatupidamistarkvara ostmist. Lähtuvalt teie ettevõtte vajadustest saate hinnata igapäevaseid funktsionaalsuse nõudeid, mida vajate. Allpool on toodud vaid mõned asjad, mida tuleb teha ja pidage meeles, enne kui võtate endale kohustuse osta raamatupidamistarkvara.
Kas vajaduste analüüsi?
Enne konkreetse raamatupidamisprogrammi otsustamist peaksite läbi viima vajaduste analüüsi, et hinnata funktsioone, funktsioone ja aruandeid, mida programmis on vaja teha. Võta aeg mõelda, millised raamatupidamistehingud teie ettevõttele olulised, et saaksite valida programmi, mis suudaks neid tõhusalt toime tulla. Loetletakse kõik aruanded, mis teil on vaja, et luua vajalikud kontrollid või soovitud integratsioon kolmandate osapoolte rakendustega.
See vajaduste analüüs põhineb valimisprotsessi alustamisel.
Loe raamatupidamistarkvara ülevaateid
Toote teiste klientide arvustuste lugemine annab teile paremini ülevaate sellest, mida te ostate. Paljudel tarbija veebisaitidel, nagu näiteks Amazon, on arvukalt arvustusi, mis käsitlevad kasutamise hõlpsust, aruandlust, tuge, operatsioonisüsteemi ühilduvust ja hinda.
Leia, mis sobib teie vajadustega
Enamik väikeettevõtteid saab kasutada väikeettevõtte raamatupidamistarkvara, näiteks QuickBooksi otse pakettreisi . Enamik müüjaid loob aruandluse funktsioone ja mallid, nii et saate hõlpsasti luua peaaegu kõiki vajalikke aruandeid. Kuid võite arvata, et teie tööstusharu ainulaadsete raamatupidamisaruannete ja aruandlusvajaduste rahuldamiseks on vaja tööstuspõhist tarkvara, näiteks mittetulunduslikku raamatupidamistarkvara , ehitusarvestustarkvara või müügikohtade raamatupidamistarkvara.
Mõelge kasutuskõlblikkusele
Teie või teie töötajad peavad õppima kasutama teie poolt soetatud raamatupidamistarkvara. On tõenäoline, et teil on kogu aasta jooksul töötajate käive. Seepärast peaksite kaaluma raamatupõhiste tarkvarapakettide valimist, mis ei vasta ainult teie vajadustele, kuid mida on lihtne õppida, võttes arvesse aega ja ressursse, mida saate endale lubada töötajate koolitamisel selle kohta, kuidas tarkvara kasutada. Kui teil on käibe käivitamisel töötajaid tööprogrammis käivitamisel ja tööl käivitamisel vähe vahendeid, võib teie väikeettevõttele minna valida lihtne ja hõlpsasti kasutatav raamatuprogramm nagu QuickBooks või Peachtree. Kuigi turul võivad olla paremad raamatupidamistarkvaraprogrammid, teie väikeettevõte ei näe nende programmide eeliseid, kui teie töötajad ei tea, kuidas neid korralikult kasutada.
Mõtle abi kohta
Peate otsustama, millist tüüpi toetust soovite toote kasuks aidata. Enamik müüjaid pakub teile täieliku abivahendite komplekti - e-posti, telefoni ja võrgutoe. Mõned müüjad pakuvad tasuta, kui ostate programmi, kuid enamik pakuvad tehnilise toe plaane, mida saate lisaks raamatupidamistarkvara programmile osta. Te peaksite lugema foorumeid teiste kasutajate kohta kliendituge kasutades valitud tarkvara müüjalt, kuna need pole kõik võrdsed. Teatud raamatupidamistarkvara müüjad pakuvad piisavat tuge, teised aga mitte.
Kaaluge mastaapsust
Kui palju kasvu ootate, et teie ettevõte kasvab lühikese ja keskmise tähtajaga? Pärast seda, kui olete teinud oma prognoose oma ettevõtte kasvu kohta, tahate seejärel näha, kui suur on teie arvutuslik raamatupidamisprogramm, et see vastaks sellele kasvule.
Kas teil on vaja raamatupidamistarkvara, mis töötaks ka sülearvutitel, lauaarvutitel või mobiilseadmetel? Kas vajate raamatupidamistarkvara, mis on võimeline töötama võrgus? Kui kallis on lisateavet oma raamatupidamistarkvarale lisada? Sa tahad kaaluda neid küsimusi ja kui teie väikeettevõte töötab võrgul, on hea mõte pöörduda IT-spetsialisti poole, et teie valitud raamatupidamistarkvara oleks teie riistvaraga kooskõlas. IT-spetsialist peaks suutma tagada, et vastate riistvara / tarkvara spetsifikatsioonidele, ning tehes ka muid võrgustamissoovitusi, mis parandavad teie ettevõtte toiminguid.
Kas vajate dokumentide haldamist?
Mõned väikeettevõtted soovivad paberkandjal töötada, samas kui teised on veidi vanamoodsad. Ükskõik milline protsess, mille valite, peaksite veenduma, et tarkvara on teie vajadustele vastav. Näiteks kui soovite paberivaba kontorit, peate kontrollima oma raamatupidamistarkvara dokumentide haldamise funktsioone. Teise võimalusena võite osta kolmanda osapoole dokumendihalduse tööriista ja saate otsida, kas teie ettevõtte dokumentide haldamise süsteemiga integreeritavate raamatupidamistarkvaraprogrammide abil on teie ettevõtte töövoogude protsessi lihtsustamiseks.
Kas saaksite kasutada töövoo haldamist?
Kui te otsustate töötada paberivabas kontorikeskkonnas, peate valima raamatupidamistarkvara, millel on kas sisseehitatud töökorraldusprotsessid või mida saate oma äriprotsesse täita. Kuna teil ei ole füüsiliselt paberkoopiaid, mis ukse ümber teie kontoris läbivaatamiseks ja heakskiitmiseks, peab teil olema võimalus kavandada heakskiitmise protsesse lihtsate ja keerukate ülesannete jaoks, nagu ajakiri, müüja või kontrollimise kinnitamine.
Mõelge andmekaitse vajadustele
Raamatupidamisandmete turvalisus on alati oluline, sest soovite tagada, et teie isiklikud andmed, teie töötaja isiklikud andmed ja teie kliendi andmed oleksid kaitstud. Kuid võite töötada tööstusharudes, näiteks tervishoius, kus teil on täiendavaid nõuetele vastavuse nõudeid, nagu HIPPA. Nende rikkumistega seotud karistused võivad teie ettevõtet halvendada, mõnel juhul ulatudes 500 000 dollarini. Ükskõik milline turvalisuse tase on vajalik, peate veenduma, et disainilahendused on teie raamatupidamistarkvaraprogrammi sisse ehitatud või et saate nende vajaduste rahuldamiseks rakendada IT-kava jaoks vajalikke turvaelemente.