Otsustage, kas sul on tõesti kohtumine
Esiteks otsustada, kas koosoleku planeerimine on tõesti vajalik.
Tihti mõtleme ametlikule koosolekule kui parimat teavet teabe jagamiseks või teemaksu arutamiseks. Kuid kui teie uudiseid saab edastada e-posti teel või konverentskõnega või lihtsalt koondades oma kontoris mõni inimene 15 minutiga, siis jäta ametlik kohtumine vahele.
Ainult kutsuge inimesi, kes tõesti peavad seal olema
Oli kunagi kutsutud kohtumiseks ja mõelnud - poolel teel - miks sa oled seal? Ära raiska inimeste aega, kutsudes neid kohtuma, et nad ei pea osalema. See ei ole tõhus koosolek. Kas keegi raamatupidamisest peab kohtumisel osalema, et vastata eelarveküsimustele? Seejärel kutsuge üles üks isik raamatupidamisest, kes selle ülesande jaoks sobib.
Kui kolleegilt või järelevaatajast tuleb kohtumisel arutatud teemat teavitada, ei pea te neid koosolekul kutsuma. Lihtsalt koostage koosoleku kokkuvõte ja saatke see neile hiljem. Nad hindavad ajasäästjat ja teil on kindlus, et - kuna te olete kirjalikult lisanud -, et nad on täielikult aruteludest teavitatud.
Saatke koosoleku meeldetuletusi
Elu on hõivatud ja kalendreid saab kiiresti broneerida planeeritud tegevustega. Saatke järelkoosoleku meeldetuletus kaks päeva enne teie koosolekut. See kinnitab need inimesed, kes vastasid, et nad osalevad kohalviibimisel, samuti saate teada, kui ajakavad on muutunud ja võtmeisikud ei saa kavandatud koosoleku aegu teha.
Võtke päevakorda
Tõhusate kohtumiste planeerimiseks peate esmalt planeerima, mida arutatakse. Mis on koosoleku eesmärk? Mida sa soovid täita? Koostage koosoleku päevakord juba enne tähtaega ja jagage seda osalejatele. Näidake algusaeg ja lisage lühike nimekiri teemadest, millega tuleb tegeleda. Ärge püüdke oma koosolekut pikalt, liiga üksikasjalikult koostada. Näidake nime järgi isikud, kes vastutavad konkreetse valdkonna aruandluse eest.
Olge selge ootustest
Kui esmakordselt saadate istungi teate, saate selgeks selle eesmärgi ja ootuste kohta. Kas kohtumine toimub tutvustuse ümber ja osalejad peaksid olema valmis märkmeid tegema? Või on see ajurünnak, kus oodatakse osalejate ideede ja ettepanekute esitamist?
Mõnes korporatiivses kultuuriruumis kogutakse töötajaid ainult kuulamiseks ja seejärel tagasi oma tööruumidele. Teistes ettevõtetes osalevad töötajad vabalt. Tänapäeva koostööl töökohal ei ole koosolekutega mitte ainult tervitatav ideede koostoime ja jagamine; see on sageli koosoleku eesmärk.
Alusta ajast
Kui olete isik, kes tavaliselt viibib koosolekutel õigeaegselt, siis mõistate, kuidas häiriv on see, kui tegelik koosolek ei lähe 15 minutiks sisse, kui inimesed sisenevad ruumi.
Mis paratamatult juhtub, on kõik, kes teavad, et need koosolekud ei algata õigeaegselt, nii et kõik hakkavad hiljaks saama. Vastutage oma kohtumisest. Alustage kohe antud alguse ajal. Sulge uks ja alustage. Need vangistajad jõuavad kiiresti teada, et nad jõuavad hilja ja nad peaksid seda viga kordama tegema.
Hoia see lühike ja lihtne
Enamik koosolekuid on planeeritud tund aega, kui - paljudel juhtudel - piisab 30-minutist või isegi 45-minutist. Kui liiga palju aega on eraldatud, on tavaline tulemus see, et aeg raisatakse. Inimesed jäävad pärast istungi lõppemist või kulutamist liiga pikalt antud päevakorrapunkti kohta. Hoidke koosolekuid lühidalt ja kohapeal.
Püsige teemal
Ainult päevakorda ei korralda teie koosolekut tõhusalt. Pidage kinni päevakorda ja hoidke aruteludel pilkupüüdvaid teid.
Võta vastu kõik teemakohased küsimused, milles öeldakse, et see on teema mõnele teisele koosolekule, käsitletakse seda eraviisiliselt või muu sarnasega. Keegi ei meeldi põgenenud koosolekul, kus koosoleku eesmärk võeti teise vestluse juurde.
Võtke väiksemaid koosolekuid väljaspool konverentsiruumi
Samast tuttavasse konverentsiruumi, mis on kogunenud samale tuttavale lauale, on just see - tuttav. Et julgustada töötajaid suhtlema, mõtlema loovalt ja pidama elavat arutelu, kaaluge koosolekut väljaspool standardkonverentsiruumi.
Mõtle kohtumisele laual väljaspool, kui koht ja ilm lubavad. Proovige koguda ühisruumis, kus on diivanid ja väikesed lauad suurte konverentslaudade ja pööratavate tooli asemel.
Ärge kartke läheneda teisiti
Kui kohtumine ei tööta, ärge kartke kurssi vahetada. Näiteks kui ajurünnak annab vaiksele, vähe dialoogi asuvale ruumile, muutke suunda. Olege paindlik ja pöörake tähelepanu üldkoosoleku edenemisele.
Kasutage tehnoloogiat
Kavatsen kasutada tehnoloogiat osalejate hoidmiseks. Tänapäeva digitaalmaailmas on enamik inimesi näinud graafikat või videoid, et toetada sõnumeid, mida nad kuulevad. Selle meelelaadi poole pöördumine ja koosolekute planeerimisel kaasatakse audiovisuaalid.
Suurte ekraanidega projekteeritud arvutid ja Smart Boardi esitlused, mis soodustavad interaktsiooni, on tavapäraste pikkade PowerPointi esitluste tervitatav muutus.
Saada kokkuvõte koosolekust
Ühe päeva jooksul pärast koosolekut saate lühikese kokkuvõtte sellest, mida arutati. Edasta see e-posti teel kõigile osalejatele, neile, kes ei saanud kohtumisel osaleda, ja neid, keda tuleb teavitada. Samuti lisage kõik toimingud, täpsustades, kes vastutab iga üksuse eest ja tähtaeg.