Online-raamatupidamise lahendused kasutavad pilvandmetöötlust, et koguda ja korreleerida teavet, mida ettevõte vajab oma finantside haldamiseks. Need tarkvaraplatvormid lihtsustavad raamatupidamisprotsessi, minimeerivad andmete sisestamiseks kuluvat aega ja suurendavad tõhusust kogu valdkonna ulatuses. Paljud ettevõtete omanikud ja finantsjuhid kasutavad neid eeliseid, järgides arukaid rakendusprotsesse, et luua ideaalne keskkond igapäevaste rahaliste vahendite käitlemiseks.
Leia parim tarkvara
Ideaalne veebipõhine raamatupidamise keskkond on esimene samm, et kindlaks teha, millisel tarkvaraplatvormil on ettevõtte jaoks vajalikud tööriistad. Finantsjuhid peaksid tundma kõige kasulikumaid võimalusi ja töötama välja parimad funktsioonid pakkuvaid platvorme. Väikesed ettevõtted erinevad suuruselt, ulatuselt ja vajadustest, mistõttu on oluline eelnevalt ettevõtte juhtkondadega konsulteerida, et täpselt välja selgitada, milliseid vahendeid nende finantsandmete püsivate kõikumiste käsitlemiseks on vaja.
Selle etapi kaalutlused on küllaltki suured, kuid tuleks hinnata kõiki omadusi ja eeliseid raamatupidamisplatvormi pakutavate tugiteenuste kohta. Paljud ettevõtted vajavad palju kohandamist või võivad vaja minna tarkvara, et neid mastaabida ja pakkuda põhjalikumat aruannet teedel. Tänapäeva ja ka tuleviku raamatupidamisvajadusi tuleks analüüsida enne punktiirjoonega liitumist.
Palgaarvestuse lihtsustamine
Palgakulud muutuvad üha keerulisemaks, kuna väikeettevõtted laiendavad ja võtavad täiendavaid töötajaid. Aja jälgimise teave tuleb palgaarvestuse osakonnale üle kanda, et koostada aruanded, mis on vajalikud töötajate õigeks kompenseerimiseks. Online-raamatupidamisvahendid võivad võtta jälgimis- ja palgalo tarkvara sisestatud andmeid ja tõlkida need vormingusse, mida saab kontrollida otse programmist.
See suurendab täpsust ja tagab, et kõik töötajad saavad tasuda õigeaegselt, igal ajal, kui raamatupidamisosakond ei pea nädalas töötama palgaloomadega.
Paljud aja jälgimise rakendused hõlmavad ka mobiilsidevõimaluste kaudu pakutavaid võimalusi ja eeliseid. On olemas aja jälgimise programmid, mis võimaldavad kasutajatel väljalt, mobiilrakenduse kaudu ja isegi SMS-tekstisõnumite kaudu sisestada aega. CFO-d saavad mitmesugustele liikmetele kehtestada mitu heakskiitmisprotsessi, mis aitab edendada paremaid andmeid ja üksikasju esitatud palgakulude jälgimiseks.
Müügiandmete haldamine
Väikeettevõtted tegelevad pideva müügimahu sissevooluga. Saabuvate ja väljaminevate arvete, maksete, ostutellimuste, tellimuste täitmise ja laevanduse teave sisaldab kõiki olulisi finantsandmeid, mis moodustavad rahavoogude osas suurema osa pildist. Kui neid numbreid õigesti ja õigesti ei leita, võib see põhjustada segadust, mis peidab ettevõtte võimet otsustada tulevase kasvu üle.
Online raamatupidamise tarkvara haldab kõiki vajalikke andmeid nii, et ettevõtte juhid on alati selge pildi sellest, kui palju raha on igal ajahetkel saadaval.
Üksikute tellimuste ja arvete staatuse kindlaksmääramise kiire ja täpse informatsiooni saamiseks säästavad need platvormid igal müügitüki käigus igal sammul. Mõned tarkvaralahendused pakuvad võimalust arveid automaatselt genereerida ja klientidele saata, et veelgi rohkem müügiosakonda koormata.
Jälgida tasumata ja saadaolevaid makseid
Ettevõte võib tulus olla paberil, kuid tegelikkuses on see hädas või mitte. See on tavaline probleem, millega seisavad silmitsi ebatõhusate raamatupidamisprotsessidega ettevõtted, mis ei näita tõelist lugu rahavoogude taga. Mõlema arveldusarve ja saadaolevate arvete staatuse jälgimiseks kasutatakse veebipõhist vahendit, mis eemaldab segadust ja näitab, milliseid meetmeid tuleb võtta ettevõtte finantside tervise parandamiseks.
E-posti meeldetuletuste ja teadete seadistamine kiirendab nõudeid kogumise protsessi ja tuletab meelde ettevõtteomanikele ja juhtivtöötajatele, kui võlad tuleb tasuda.
See muudab lihtsamaks tasakaalustatud maksegraafiku loomise, mis hoiab ettevõtte pigem punasena kui lammutama oma eelarvet.
Julgustada mobiilikasutust
Kaugjuurdepääs on suur osa sellest, mis teeb veebipõhise raamatupidamise nii tõhusaks. Kõik, kes on CFO-lt liikuva tööjõu jaoks, saavad tarkvarale juurdepääsu ja oluliste andmete sisestamist mis tahes seadmest sõltumata nende praegusest asukohast. Kui kõik ettevõttes satuvad pardale ja salvestavad müüki ja kulusid, kui need juhtuvad, peaks see tagama suure täpsuse kõigil tasanditel. Kontorist eemal olevad töötajad ei pea enam tehingute andmete salvestamiseks oma arvutisse ootama. Selle asemel saavad nad sisestada kõik numbrid oma mobiilseadmete rakendusega, mis integreeritakse peamise raamatupidamisprogrammiga ja edastab teabe otse pilve.
Sünkrooni pangaga
Kõigi liiga lihtne unustada, et kirjutada tagatisraha või taganemine ettevõtte kontrollkimekirjas ja saada igakuise aruande kättesaamisel ebameeldivat üllatust. Seda probleemi saab vältida veebipõhise raamatupidamisprogrammi loomisega, et automaatselt saada finantsandmeid hetkest, mil pangatehingud aset leiavad. Täpsed dollari summad salvestatakse koheselt ja armatuurlaual ligipääsetavad, meetod, mis mitte ainult ei paranda täpsust, vaid muudab ka vajalikuks iga kuu kulutada aega paberkandeteta sorteerimiseks, et tagada raamatute tasakaal.
Hoia teatis avatud
Usaldusväärne veebipõhine raamatupidamisarvestus peaks võimaldama administraatoritel luua erinevaid sisselogimisõigusi, nii et ettevõtte osakonna juhatajad, juhendajad ja töötajad saaksid teavet juurde ja seda muuta. Järelevalvevahendid võimaldavad CFO-d jälgida, et kõik töötaks sujuvalt ja vastaks küsimustele, kasutades rakenduse koostöövalikuid. See hoiab teabevoo kõigil osapooltel, kes osalevad ettevõtte finantsotsustes, ja kõrvaldab tõkked, mis takistavad tõhusat toimimist. Kui ettevõtte vajadused muutuvad, on finantsjuhataja ja teenusepakkuja alati hõlpsasti abiks paranduste tegemisel.
Kasutage aruandluse eeliseid
Finantsandmeteta aruannete loomine ilma tarkvara abita on keeruline protsess, mis ühendab väikeettevõtteid, kes võiksid mujal tootlikumaks muuta. Andmete kogumise ja nende käsitsi koostatud aruannete koostamise vaheline viivitus tekitab ohu, et aruande lõppedes võib teave olla vananenud. Online-raamatupidamisplatvormide hulka kuuluvad mitmete tähtsamate ärimõõdikute aruandlusvahendid:
- Prognoositav müük
- Tulud ja kulud
- Rahavool
- Kasum ja kahjum
Kuna kõik süsteemi sisestatud andmed on kohe korreleeritud, peegeldab iga uus aruanne ettevõtte finantside viimaseid muutusi. Interplatvormide sünkroonimine on online-aruandlussüsteemide üks peamisi eeliseid, kuid see ei ole ainus. Põhjalikud juhtpaneelid võivad koondada andmeid, parandada aruandlust ja võimaldada CFO-l saada juurdepääsu ettevõtte peamistele tulemuslikkuse näitajatele ilma arvuti käivitamiseta. Raamatupidamisrakendustes on mobiilne ühenduvus üldlevinud ja võimaldab kasutajatel mitte ainult vaadata, vaid ka muuta, töödelda ja analüüsida kõiki olulisi andmeid ükskõik kus ja alati, kui see on vajalik.
Integreerige kõik programmid
Online raamatupidamine on kõige kasulikum, kui see on seotud muude rakendustega, mida ettevõte kasutab tegevuse haldamiseks. Aja jälgimise, palgaarvestuse, varude haldamise ja muu turvalise integratsiooniplatvormi abil koondamine lihtsustab andmevoogu ja tagab, et veebipõhise raamatupidamisprogrammi kaudu juurdepääsetav teave on alati täpne.
Sarnaselt automatiseerimisega hõlbustab integratsioon ka suuremat efektiivsust ja võib ettevõtet oluliselt säästa, vähendades aega, mis kulus jahipidamisele, mis oli eelnevalt jaotatud osakondade vahel. Integreerimine katkestab ka palju korduvaid andmesisestuse ülesandeid, vähendab veamäära ja võimaldab ettevõtetel optimeerida aruandeid, mis sisaldavad kõige rohkem üksikasju.
Raamatupidamismudelite integreerimise üks kriitiline komponent on kõigepealt kõigepealt mõistmine, mida soovitud tulemus on enne süsteemide ühtlustamist. Teades, millised on raamatupidamisvajadused , saavad finantsjuhid täpsemalt hinnata erinevate programmide paljude funktsioonide ja eeliste olulisust, et tagada nende vastavus ettevõtte vajadustele. Näiteks töökohtade kulude tegemiseks on vaja mitut süsteemi, et üksteisega rääkida palgaarvestuse, aja jälgimise ja üldiste raamatupidamissüsteemide kaudu. Kui tööjõukulud on aruandluse peamine juhtmõte, siis kas aja jälgimise rakendus sünkroonib oma andmed palgaarvestusteenuste jaoks on konkreetne ja oluline kaalutlus.
Töökeskkonna kohandamine
Integratsioonilahendusi pakkuvad ettevõtted sisaldavad sageli ka kohandamist oma teenuste osana. CFOd saavad seda ära kasutada, et luua keskne platvorm, mis on spetsiaalselt kohandatud ettevõtte vajaduste rahuldamiseks. Iga ettevõte vajab spetsiaalset seadistamist töövoo, andmesisestusvormide ja tarkvara rakenduste vaheliste ühenduste osas. Platvorm peaks olema piisavalt lihtne, et kõik saaksid seda kasutada, ilma et oleks vaja ulatuslikku koolitust. Online-raamatupidamine saab seda keskkonda integreerida sujuvalt, nii et see muutub tavapäraseks andmevahetuse haldamise vahendiks.
Pidage meeles, et kohandumised võivad vajada internetiühenduse seadistamiseks vajalikke koolitatud IT-teenuseid, tagada andmete õige sünkroniseerimine ja aruannete täpsus. Uue raamatupidamislahenduse ja veebipõhise raamatupidamisteenuse kasutuselevõtmise kulude kaalumisel tuleks see toetus eelarvestada, kuna lõppkokkuvõttes on see vajalik mitte ainult seadistamise ajal, vaid muutuste ajal majanduskasvu ajal ja kui raamatupidamismeeskond nõuab uut teavet ja aruandlust. Ettevõtted kasutavad seda mitmel viisil.
Piiratud eelarvega väikeettevõtted ja raamatupidamisülesandes olev mõnevõrra finantsjuhataja võib eelistada suhelda füüsilisest isikust ettevõtjana, mis võib olla paindlik ja vajadusel valvega. Kui vajadused ei ole ulatuslikud, on töötundide arveldamine suurema tõenäosusega väikeettevõtete eelarvetest kui igakuine haldur. Vastupidi, suurettevõtted või ettevõtted, kellel on keerulised raamatupidamisvajadused, võivad olla kasu sellest, et IT-ettevõte säilitab oma püsivaid vajadusi. Piiratud olukordades sobivad mõned ettevõtted kõige paremini, kui neil on personali sisemine IT-tugiisik. See on tavaliselt kõige sobivam ettevõtetele, kellel on IT-isik, kes on juba töötajatel, kes võivad võtta täiendavaid süsteemivastaseid kohustusi.
Andes finantsjuhtidele, ettevõtete omanikele ja töötajatele ühise keskkonna, kus raha jälgida ja hallata, tegeleb online-raamatupidamine paljudes täpsus- ja kommunikatsiooniküsimustes, mis võivad põhjustada kahjulikke vigu. Õige rakendamine loob platvormi, mis muudab ettevõtete käitumise finantseerimisvõimalustest ja pakub ideaalse keskkonna tootlikkuseks ja majanduskasvuks.