Taotle tööandja identifitseerimisnumbrile (EIN)
Teie EIN on unikaalne number, mis on määratud just teie ettevõtte jaoks IRS-i eesmärgil. See number tuvastab teie ettevõtte, kui esitate teavet oma töötajate kohta föderaalsetele ja riigi valitsusasutustele. Nende näidete hulka kuuluvad kogu tulu ja nende nimel makstud maksud. Võite kuulda EIN, millele viidatakse kui vormile SS-4 või maksudeklaratsioonile - need on samad mis EIN-iga.
Taotle oma EIN kaudu IRS otse. Kõige mugavam viis selle tehingu lõpuleviimiseks on veebipõhine rakendus. Taotlused võetakse vastu ka faksi ja posti teel.
Kontrolli riigi ja kohalike eeskirjade täiendavaid EIN nõudeid
Kuigi paljud riigid ja piirkonnad võtavad vastu oma föderaalse EIN-i identifitseerimiseks, peavad mõned neist maksude jaoks eraldi numbreid nõudma. Näiteks New York, Massachusetts ja Lõuna-Carolina. Võite määrata oma linna ja / või riigi eeskirjad, külastades vastava riigi väikeettevõtete veebisaiti.
Mõista erinevust sõltumatu töövõtja ja töövõtja vahel
Ükskõik, kas te töötate sõltumatutel töövõtjatel või töötajatel, mõjutab oluliselt sissetulekute, ravikindlustuse, sotsiaalkindlustuse ja töötusmaksude maksmist, mistõttu on oluline mõista nende kahe erinevust.
Põhieksam lõpeb järgmise kolme küsimusega:
- Kas tööandja kontrollib, millal, kus ja kuidas töö on lõpule viidud? Kui jah, siis töötaja on tõenäoliselt töötaja.
- Kas tööandja kontrollib töö finantsaspekte? Näiteks on kulud hüvitatavad? Kas tööandja pakub tööga seotud tööriistu, näiteks arvuteid? Kui jah, siis töötaja on tõenäoliselt töötaja.
- Kas suhe jätkub või kas töötaja on tööle konkreetse projekti jaoks ilma ootusi töö jätkamise kohta? Kas tööandja pakub töötajatele hüvitisi, näiteks ravikindlustust ja tasustatud tööaega? Kui suhe jätkub ja / või kui pakutakse hüvitisi, on töötaja tõenäoliselt töötaja.
Saada nõutud töövormid
Kui teie enda dokumendid on korras, olete valmis palgata oma töötajaid. Esitage kindlasti maksu- ja palgaarvestusteavet esimestel tööpäevadel, et tagada nende esimene pangakonto õigeaegselt. Võimalik, et soovite, et töötajad kasutaksid otseselt hoiust kiiremini maksete tegemiseks.
Iga töötaja peab täitma föderaalse tulumaksu kinnipidamise vormi W-4, mis võimaldab teil arvutada õige maksude kinnipidamine. Töötajad peavad ka I-9 vormi täitma, et kinnitada, et neil on seaduslik õigus töötada Ameerika Ühendriikides.
Valige oma maksetähtaeg
Mida vähem töötasu on, seda lihtsam on palgalo lõpetada. Kuid mõned riigid nõuavad, et töötajatele makstakse kindlat ajakava, näiteks iganädalaselt või kaks korda nädalas. Kui soovite palgafondi käivitada harvem kui kord nädalas, võtke ühendust oma riikliku töö osakonnaga, et kindlaks teha, kas teie kavandatav palgaperiood vastab riiklikele eeskirjadele.
Palgaarvestusega seotud protsesside loomine
Enne kui saate välja anda täpseid palgamärke, peate kasutama töötundide jälgimise meetodit. Sel eesmärgil on olemas mitmed tööriistad, alates põhiliste sisselogimislehtedest kuni platvormideni, mis jälgivad töötajaid telefonides või arvutites. Samuti on oluline kehtestada tasulise aja väljalülitamise poliitika, kui kavatsete seda pakkuda, ületunnitöö tasu ja muud hüvitised.
Teisest küljest peab teil olema protsess, mille abil makstakse hüvitiste, maksude ja muude sarnaste mahaarvamiste eest oma töötajatele vastavatele müüjatele ja asutustele.
Valige Palgaarvestuse platvorm
Kui kavatsete töötasuosakonda hakkama saada, veenduge, et teie või teie raamatupidaja on selle ülesande nüansidega rahul. Asjade lihtsustamiseks on saadaval mitu kvaliteetse palgafondi platvormi. Kuid enamik väikeettevõtteid eelistavad allhanke korrashoiuteenuseid, sest neil on professionaalidel teadmised ja kogemused palgafondi tootmiseks täpselt ja õigeaegselt.
Palgaarvestus
Kui olete või teie töötleja on sisestanud oma tööandja isikuandmeid oma palgaarvestussüsteemile, olete valmis koostama oma esimese palgakulu jooksu. Kasutades tööajaga töötajatele (mitte vabastatud) töötavaid ajaveetmisvahendeid, sisestage või esitage iga tundide arv. Tasustatud (vabastatud) töötajad ei pea oma töötunde teatama. Neile makstakse igal nädalal sama summa.
Märkus: kui teete raamatupidamises töökoha maksumust, tahate palgalistele töötajatele oma tööaega jälgida. See ei mõjuta nende iganädalast tasu, kuid soovite, et saate kulude mõistmiseks õige ajaga töökohti eraldada. Kaaluge ajaaruannete programmi kasutamist, mis sünkroonib teie peamise pearaamatu raamatupidamistarkvara nende aruannete esitamiseks. Paljudel on teie palgafondiga sünkroonimine, nii et saate neid kasutada palgatöötajate ja tunnis töötavate töötajate jaoks.
Säilitage vajalikud rekordid
Teatud palgaarvestusega seotud dokumente tuleb säilitada IRS-i eesmärgil. Üldreeglina peate säilitama kõik andmed isikud, kes töötavad aktiivselt, olenemata nende ametiajast. Paljusid andmeid tuleb säilitada teatud aja jooksul pärast töö lõpetamist. Näiteks tuleb tööhõivetakistust säilitada vähemalt neli aastat. Spetsiifilised juhised on saadaval IRSi kaudu.
Arvutage ja tasuge föderaal- ja riigilõivu maksud
Lõpuks, teie kui tööandja vastutab palgafondimaksude maksmise ja teatavate aruannete esitamise eest. Üldjuhul esitatakse aruandeid kord kvartalis või kord aastas. Kasutage IRSi ja riigi maksuameti kaudu kättesaadavaid ressursse, et tagada kõigi maksude ja aruannete nõuetekohane käitlemine.
Täpne, õigeaegne palgaline on teie ettevõtte kõige olulisem vastutus. Esiteks, palgafondivigad on kindel viis töötajate häirimiseks. Teiseks võivad maksureeglid põhjustada märkimisväärseid trahve ja trahve. Hoolikalt kaaluge, kuidas teie palgaarvestust käideldakse, et vältida kõige tavalisemaid lõkse.