Y-ME emadepäevade sündmuste planeerimise ja täitmise käigus saadud õppetunnid
Eriürituste plaanijad - eriti mittetulunduslikul maailmas - teavad, et välise rahastamisürituse korraldamine on suurepärane idee. Selliste sündmuste, nagu ka teiste kogukonna rahade ülevõtmise ideed, eelduseks on järgmise aasta sündmuse planeerimine kohe pärast selle aasta rahastajate sündmuse lõppu. Oluline on tutvuda sündmusega ja arutada, mis läks hästi ja mida saaks paremaks muuta, kui meeskonna meelest on sündmus veel värske.
Edusammude ja paranduste arutamine tagab, et need funktsioonid võivad järgmise aasta sündmuse jaoks lisada või täiustada. Selline ennetav planeerimine lisab väärtust ka sponsoritele. Ja paratamatult loodavad kõik edukad kogukonnakäed igal aastal kasvada ja laieneda.
Oluline on keskenduda selliste sündmuste korraldamise esmasele eesmärgile: raha kogumine. Selle sündmuse planeerijate jaoks, kes on varem olnud kogukonna jalutuskäik, juhtub planeerimise üks tähtsamaid hetki pärast jalutuskäigu lõppu. Kogemuste kogumise rahakäikude planeerimise ja täitmise paljude aspektide tundmaõppimiseks tutvume Chicago Y-ME rinnavähi organisatsiooni poolt korraldatud emadepäeva üritusel.
Y-ME emadepäeva rinnavähki fundraiser Walk
1979. aastal asutas Y-ME kaks rinnanäärmevähiga surmajuhtumit. Mittetulundusühing sai kõige paremini teada oma mitmekeelse rinnavähiga patsientide rinnavähki sisaldava riikliku rinnavähki programmi.
Programm sai kuulsuse, kuna riigis on ainult 24-tunnine tasuta telefoniliin, kus töötavad täielikult rinnavähi ülalpidamisel olnud isikud, kellel on koolitatud nõustajad. Kuid organisatsiooni korraldas ka iga-aastane rahastajate käimine emadepäeval, mis toetas nende programme ja teenuseid. Tagasi 2007. aastal tõi Y-ME enam kui 7 miljonit dollarit ligi 43 000 jalakäijaga 12 linnast.
2008. aastaks osales 15 linna. Kahjuks sulges Y-ME oma uksed 2012. aastal, kuid selle iga-aastase rahastaja pärand jääb endiselt suurepärase juhtumianalüüsiks mittetulunduslike sündmuste planeerijatele.
Paljusid Y-ME rahaliste vahendite edukust saab omistada organiseeritud lähenemisele planeerimisele ja kõige tähtsamate eesmärkide jälgimisele. Liz Klug, organisatsiooni endine eriürituste direktor, pidas seda ütlema pärast nende rekord aastat 2007: "Meil on planeerimine erinevatel aegadel planeerimisprotsessi ajal. Nii et võtame meetmeid nende kõige kriitiliste punktide ajakohastamiseks, et veenduda, et oleme edukad. Näiteks linnas, kus me võime esmakordselt sündmust hostida, peame keskenduma sellele, et meil oleks suurepärane koht ja koht, kus inimesed tahavad tagasi tulla. Lähme teed saame keskenduda sellele, millistes kohvipoedes läheme välja brošüürid. "Vaadakem, kuidas Klug ja Y-ME sündmuste planeerimise meeskond korraldasid sellise eduka ürituse.
Planeerimine 1. samm: numbrite analüüsimine
Kogukonna jalutuskäigu või sarnase ürituse korraldamine nõuab mitmesuguste koostisosade eesmärkide ühendamist, kuid lõpuks korraldab ühing või heategevusüritus, et ürituse korraldamine raha teenida.
Seepärast toimub esimene sündmus järgmise sündmuse planeerimisel, kui praegune üritus lõpeb ja enamus sellest tööest ümbritseb "numbreid".
"Vaatasime tähelepanelikult numbrid pärast sündmuse lõppu," selgitab Liz Klug. "Me võrdlesime seda, kuidas me tegime sel aastal võrreldes eelmise aastaga. Vaatasime osalejate kogemusi. Me hindasime oma sponsorluse kategooriaid. Me reageerisime kõikidele vahetutele e-kirjadele sündmuste kohta. "Ürituste korraldajad võtavad viivitamatult meetmeid, et tagada kõigile selle aasta sündmusel osalemise jätkamine järgmisel aastal.
Klug ka kaevatakse üksikasjadesse. Oma hinnangutel otsis ta kõike vabatahtlike arvu järgi, kes osalesid jaotatud t-särkide mahus. Ta küsiks siis, kas ta vajab järgmisel aastal rohkem või vähem.
Ajamäära planeerimine
Kogukonna rahasünnist korraldavate inimeste jaoks on oluline teada, milliseid samme tuleks erinevatel aegadel käsitseda.
Enamikul mittetulundusühingutel ei ole luksust paljude töötajate ja vabatahtlike komiteede liikmetel sündmuse edu juhtimiseks. Kuid planeerijad mõistavad, et peavad sündmuse avalikul kalendris leidmiseks tagama, et nad teevad tihedat koostööd linna linnapea kontoriga ja avalike tööde osakondadega.
Klug soovitab, et eelmise aasta numbrite analüüsi esimene etapp keskenduks ettevõtte värbamisele. Kui sündmus pole uus programm, on oluline järgmise aasta sündmuse korporatiivne toetus vahetult pärast selle aasta sündmuse lõppu. "Me keskendusime sponsorluse uuendamisele, kui edastasime ürituse kokkuvõtte aruande," ütleb Klug. Ta pakub ka järgmisi esiletõsteid planeerijatele, kes on huvitatud kogukonna jalutuskäigu korraldamisest rahastajatena:
- Määratlege ettevõtte sponsorid
- Arendage jalgsi meeskonna programme
- Määrake ürituste toimingud
- Alusta jalgpalli värbamist
- Lõpeta sündmuste logistika
- Hoidke sündmust
- Hoidke sündmust "aitäh"
- Hinda ja alusta järgnevat sündmust
Y-ME võtaks palgale ka väljaspool oma logistikaettevõtte paljude logistiliste nõuete täitmiseks. Kuid üks kõige kasulikum oli veebipõhise registreerimissüsteemi rakendamine.
Online-registreerimissüsteemi edu
Y-ME õppis kiiresti veebi kasutamise veebipõhiseks registreerimiseks tähtsust ning on alates sellest ajast alates tungivalt toetanud online-registreerimise ja raha kogumise tehnoloogia kasutamist.
Nad investeerisid online-põhise suhete haldussüsteemi, mis oleks nende 2003. aasta rassi veebisait. Selline süsteem toimib vabatahtlike isiklikuks veebisaidiks, et teha annetuste ja muu kaasatuse jaoks isiklikke taotlusi. See lööb informatsiooni ühte andmebaasi ja toimib jalgsi meeskonna kaptenite vahendina nende liikmete julgustamiseks.
Internetis osalejad kasvasid 4000-lt 11 594-le. Online-annetused tõusid 5000-lt 19 650-ni. Y-ME meeskond uskus, et see aitas kaasa 2,35 miljoni dollari suuruse eesmärgi saavutamisele ja kui lisatasu vähendas see tehnoloogia halduskulusid ligikaudu 20 000 dollarit.
Selline süsteem võib olla ka tähtis kommunikatsioonivahend, mis võimaldab organisatsioonil jälgida ja jätkuvalt kaasata osavõtjaid, kes ei kuulu võistluspäeva jooksul.
Võistluspäeva ajajoon
Kõige sagedamini planeeritakse ühenduse hommikuti. Sõltuvalt märgistuste ja asukoha keerukusest võib sündmuse jaoks tavaliselt alustada juba enne nädalat enne sündmust, kusjuures enamik tegevus toimub paar päeva enne jalutuskäiku.
Kui Y-ME kavandaks oma iga-aastast rahaliste vahendite kogumist, püüab meeskond tavaliselt piirata jalutuskäiku nii, et see ei nõua märkimisväärselt ressurssi, et täita teatavaid toiminguid nagu tänavate sulgemine. Nende jalutuskäik oli üldiselt mittekonkurentsivõimeline, seega aitab see, et nad ei pea arvestama konkurentsivõimelisema võistluskeskkonna vajadustega.
Võistluspäeva ajakava voolas tavaliselt järgmiselt:
- Sündmuste planeerimise meeskond saabub (2,5 tundi enne jalutuskäiku)
- Vabatahtlik registreerimine (2 tundi enne jalutuskäiku)
- Sponsori registreerimine ja seadistamine (2 tundi enne jalutuskäiku)
- Registreerimine algab (1,5 tundi enne jalutuskäiku)
- Lähtejoone seadistamine (30 minutit enne jalutuskäiku)
- Avamistseremooniad (10 minutit enne jalutuskäiku)
- Race algab
- Peamine lava meelelahutus algab (1 tund pärast jalutuskäiku algab)
- Ametlik põhitähised Märkused (pärast kõndimist lõpetatakse, 1,5-tunnisel märgil)
- Programm ametlikult lõpeb (3 tundi pärast jalutuskäiku algab)
- Sündmuste katkestus algab (pärast sündmust ametlikult lõpeb)
Näpunäiteid ühenduse jalutuskäigu või käigu planeerimiseks
Nende organisatsioonide jaoks, kes on huvitatud kogukonna käimisest või esimest korda käitamisest, pakub Klug mitmeid ettepanekuid, mis aitavad edukat sündmust tagada.
- Alustage sooja juhtmega, sealhulgas hästi ühendatud vabatahtlike, sponsorite või suure meeskonnaga. Määratle mõõdetavad tulemused.
- Hinda võistlejate üritusi oma linnas / asukohas, et selgitada välja parimad tavad ja parandamist vajavad valdkonnad.
- Töötage linna linnapea bürooga ja parklatega, et arutada nõutavaid lubasid ja sündmuste logistikat: aega, asukohta, osalejate arvu. Veenduge, et olete nende kohtumiste jaoks valmis.
- Mõistke oma eelarvet ja veenduge, et uued sündmused hoiaksid oma tegevuskulusid 25-30%. Mõned heategevusorganisatsioonid püüavad 15-20% kogukuludest.
- Turvalised sponsorid võtavad 100% oma sündmuse tegevuskuludest.