Lisaks põhilistele kontoritöödele vastutab ka administratiivabi ja täitev sekretär aruannete kirjutamise või ettevalmistamise, koosolekute korraldamise ja ajakava koostamise eest, sissetulevate sõnumite läbivaatamise tähtsuse kindlaksmääramine, juhatuse koosolekute päevakorra koostamine, reisikorralduse koostamine, koosoleku protokollide koostamine, läbiviimine teadustöö, kirjavahetuse ettevalmistamine ja nooremalaste kontoritöötajate juhendamine ja väljaõpe.
Need ülesanded võivad nõuda erinevat kogemuste taset ja neil on samad ametikohad:
- Sisenemise taseme haldusassistent
- Haldusassistent
- Kõrgem haldusassistent
- Täitevsekretär
- Senior Executive Secretary
- Kontori juhataja
- Vanembüroo juht
Märkus. Õiguslikud ja meditsiini abiteenistuja ametikohad on üsna erinevad ja nõuavad erikoolitust, mis on nõutav kutsealal, kus nad töötavad.
Haldusabiliste ja täitevsekretäride vahelised erinevused
Täitevsekretäride ja haldusassistendite rollid on märkimisväärselt kattuvad ja rollide erinevused võivad organisatsioonide lõikes erineda. Mõnel juhul keskendub täitevsekretär halduri või juhtivtöötajate haldusalastele ülesannetele, nagu kohtumispaikade planeerimine, reiside planeerimine, kirjalike teadete haldamine ja isegi raamatupidamine. Haldusabi võib keskenduda rohkem äritegevuse toimingutele ja võtta osa juhtpositsioonist mõnes suutlikkuses, luua koosolekute või konverentside päevakorda, hallata eelarveid ja käitlema müüjate arveldusi.
Haldustöötajatel võib olla vaja rohkem spetsialiseerunud haridust mõnel juhul, kui äritegevuse juhtimine on kriitiline.
Põhitegevusalased oskused
Nii täitevsekretäridel kui ka administratiivsetel assistenditel on tööoskusi, mis on mõlemas rollis olulised. Need hõlmavad erakordseid organisatsioonilisi oskusi, suurepäraseid kirjalikke ja suulisi suhtlusvõimalusi, samuti suurt tähelepanu detailidele ja professionaalsusele.
Nad peavad omama tehnilist oskust kontoriseadmete automatiseerimise tööriistade, sealhulgas tarkvara põhialuste, nagu Microsoft Word, Excel ja PowerPoint, samuti raamatupidamise tööriistad nagu QuickBooks .
Haldusabi või täitevsekretär väikeses ametis
Väikeses büroos tegelevad tavaliselt haldusassistendi või täitevsekretäri kohustused tavaliselt paljude kontoritöötajatega. Mõned tööd võivad tegelikult teha ka ettevõtte enda juhid, ning haldusassistent või täitevsekretäri rollid võivad hõlmata väiksemas organisatsioonis väiksemate organisatsioonide vajaduste suuremat valikut.
Haldusassistent või täitevsekretär keskmise büroo juures
Kuna ettevõtte suurus suureneb, suureneb vajadus isikult, kes on väga organiseeritud ja suudab täita erinevaid ülesandeid. See kehtib eriti juhtide kohta, kes käitavad ettevõtteid, mis vajavad suurel hulgal konfidentsiaalsust ja usaldusväärsust äritegevuse jaoks.
Haldusassistent või täitevsekretär suures ametis
Suures büroos on tavaline, et neil on mitu haldusassenti ja / või täitevsekretäri. Selle ettevõtte suuruse puhul on tavaliselt vaja kontorihaldurit, kes koordineerib personali, kes teenindab ettevõtte juhte.
Mõnel juhul kaasneb juhatuse abiline kommenteeritud pika töölähega, et aidata kohtumispaikade, ajakavade ja muude oluliste organisatsiooniliste ülesannete täitmisel.