Vorm I-9 on ka tööandja täiendava kontrollimise aluseks, kasutades E-kontrolli süsteemi .
Enne kui alustate vormi I-9 täitmist
Enne esimese töötaja tööle võtmist hoidke koopiaid vormist I-9. Veenduge, et teil on vorm I-9 uusim versioon. Tööandjad peavad töötama pärast 7. maid 2013 töötamiseks kehtivat vormi, mille kehtivusaeg on 31.31.2016.
Vormi I-9 koopiad (PDF-vormingus) on saadaval USA Tolli- ja Immigratsiooniteenuste (USCIS) veebisaidil. Seda vormi saab täita internetis ja seejärel allkirjastada.
Vorm I-9 tuleb palgamise ajal lõpule viia ja teie (tööandja) peab säilitama kõik vormid I-9 kõigile töötajatele. Kui vorm täidetakse täies ulatuses ja olete nõustunud töövõtja poolt esitatud dokumentidega, võite palgata töötajat, kui leiate, et töötaja on valesti esitanud oma tööalase abikõlblikkuse staatuse või kui töötaja esitatud vormid ei ole kehtivad .
1. jagu - töötajate teave ja tõendamine
1. jagu täidab töötaja. Töötaja peab sisaldama nime, neiupõlve nime, aadressi ja sünnikuupäeva. Töötaja peaks sisaldama sotsiaalkindlustuse numbrit, kuid see number on vabatahtlik, kui teie ettevõte ei kasuta E-kontrolli süsteemi.
Seejärel tõendab töötaja oma staatust - üks järgmistest:
Ameerika Ühendriikide kodanik
USA kodanik, kes ei ole kodanik
Seaduslik alaline elanik (sh välismaalane #)
Välismaalane, kellel on lubatud töötada (sh välismaalane # või sissepääs #) kuni (lisage vajadusel aegumiskuupäev)
Keegi võib abistada töötaja vormi I-9 jaotise 1 täitmisel. Valmistaja ja / või tõlkija sertifitseerimise osa peaks täitma abistaja. Spetsiaalselt printida helperi nime ja aadressi.
2. osa: tööandja ülevaade ja kontrollimine
2. jagu täidab tööandja. Peate kontrollima nii (a) identiteedi kontrollimiseks vajalikke dokumente kui ka (b) töötaja töövõimetust. Pange tähele, et A-nimekirjas olevad dokumendid, näiteks USA pass, kontrollivad KÕIK identiteeti ja tööalast sobivust. B-nimekirjas olevad dokumendid kontrollivad isikut ja C-nimekirjas olevaid dokumente tööalase abikõlblikkuse kontrollimiseks. Igaühel B-nimekirjast ja C-nimekirjast peab teil olema üks dokument, kui teil pole A-st sisalduvat dokumenti.
Aktsepteeritavad dokumendid
Vastuvõetavate dokumentide loetelu on esitatud I-9 vormis. Lisateavet vastuvõetavate dokumentide, sealhulgas dokumentide näidete kohta leiate tööandjate USCIS käsiraamatusest.
Märkus sotsiaalkindlustuse kaartide kohta: te ei saa nõustuda lamineeritud sotsiaalkindlustuse kaardiga või sotsiaalkindlustuskaardiga, milles öeldakse, et "ei kehti tööhõive eesmärgil." Sotsiaalkindlustusameti väljatrükid, mis näitavad töötaja sotsiaalkindlustusteavet, ei ole sotsiaalkindlustuskaardi vastuvõetavad asendused.
Teie poolt kontrollimiseks esitatud dokumendid peavad vastama töötaja tõendatavale abikõlblikkuse seisundile. Kui teile esitatud dokumendid ei vasta töötaja poolt tõendatud olekule, ei saa te neid aktsepteerida. Näiteks kui töötaja tõendab, et ta on USA kodanik, kuid näitab teile "rohelist kaarti", ei saa te dokumenti aktsepteerida.
Dokumentide aegumiskuupäev
Mõned dokumendid, nagu pass või tööluba, on aegumiskuupäevad. Aegunud dokumendid pole kontrollimiseks vastuvõetavad. Kui dokument kaotab kehtivuse tulevikus, peate selle aktsepteerima, kuid märkige oma töötajate registri pidamise süsteemiga aegumiskuupäev. Kui dokument aegub ja töötaja ei esita uut dokumenti, mis näitab tulevase aegumiskuupäeva, ei ole see töötaja enam õigustatud USA-s töötama. Kui teie ettevõtet kontrollitakse, võidakse selle isiku jätkamise eest trahve ja karistusi kohaldada .
Ainult originaalsed dokumendid
Kõik esitatud dokumendid peavad olema originaalid. Koopia ei ole vastuvõetav. Kui teil on küsimus selle kohta, kas dokument on koopia, otsige pitserit või pitserit USA valitsusasutuse või riigi, maakonna või kohaliku omavalitsuse üksuse hulgast.
Kui dokumendil on erineva nimega töötaja poolt I-9 antud nimi, siis küsige küsimusi. Nimede kitsendused on õiged, kui dokument tundub olevat ehtne ja see on seotud isikuga.
Pärast dokumentide läbivaatamist ja mõistliku kindlaksmääramise, et need on mõlemad a) tõelised (mitte koopiatena või muul viisil küsitavaks) ja (b) seotud nimega töötajaga, peate tõestama, et teie teadmise kohaselt , töötaja on volitatud töötama USA-s. Lisage kuupäev, mil töötaja töötas teie ettevõttes. Märkige kuupäev, kirjutage oma nimi ja pealkiri ning lisage ettevõtte aadress.
3. jagu Uuendamine ja uuesti kontrollimine
Punkti 3 kasutatakse aegunud dokumentide informatsiooni ajakohastamiseks ja vormi lisamiseks uue dokumendi aegumiskuupäeva.
Dokumentide koopiate hoidmine
Kui teie ettevõte kasutab süsteemi E-Verify, hoidke kõigi dokumentide koopiaid. Kui te ei kasuta E-kinnitus, ei pea te dokumentide koopiaid hoidma. Kui teete koopiaid, tehke seda kõigile töötajatele.
Pärast vormi I-9 lõpetamist - mida teha
Teie kui tööandja peab säilitama kõigile töötajatele täidetud vormi I-9 eksemplari. Te ei pea seda dokumenti esitama ühelegi Ameerika Ühendriikide valitsusasutusele.
Käesolevas artiklis esitatud andmed aitavad teil tööandjana I-9 vormi täitmise nõuete mõistmisel. Need ei ole mõeldud kaasamiseks. Kontrollige kindlasti kogu I-9 dokumendi, et veenduda selle dokumendi täielikus ja korrektses täitmises.
Vea parandamine
Vormi I-9 õiged vead olid samasugused, nagu muud tähtsad dokumendid. Ärge kasutage valgeid ega proovige vea kustutada. Olulistes dokumentides tehtud vigade korrigeerimiseks on standardmenetlus järgmine:
- Liigu läbi vale teabe (veenduge, et teavet saaks lugeda)
- Tehke muudatus
- Kuupäev ja muudatuse esialgne esitamine.
Näpunäiteid vormi I-9 täitmiseks
- Teie kui tööandja võib määrata töötaja või keegi teine I-9 vormi tööandja osade täitmiseks. Kuid INS ütleb: "Kui keegi täidab teie nimel I-9 vormi, peab ta täitma I-9 vastutust."
Töötaja saab abi, mis lõpeb 1. jaoga. Veenduge, et abimees täidaks blokeeringu "Valmistaja ja / või tõlkija sertifitseerimine" ja märkige töötaja. Lisateave - vastused küsimustele I-9 vormi kohta
Vaadake seda artiklit vastustega tavalistele küsimustele vormi I-9 ja tööhõive abikõlblikkuse kontrollimise kohta- Te peate kaitsma töötajate poolt I-9 vormis ja tõendavale dokumendile esitatavat isiklikku teavet. Kasutage seda teavet I-9 eesmärgil AINULT ja salvestage dokumendid turvalises ja turvalises kohas, näiteks lukustatud failikabine, millele võti on ainult mõned usaldusväärsed inimesed.
- Mõned USA riiklikud tööhõiveagentuurid võivad töövõimalusi kontrollida ja kinnitada teile saadetud töötajatele. Sel juhul saate kindlasti oma riigilt tõendi koopia.