Mida teha enne puhkust
Kontori ettevalmistamine enne pühade lähedust nõuab hoolikat ettevalmistamist. Õige sõnumside tagab, et teie kliendid, tarnijad ja töötajad saaksid sulgemise kohta plaanida, mis tähendab, et peate enne ja pärast vaheaega tegelema paljude vihaste kaebustega. See peaks tagama rahuloleva puhkuse ja hästi teenitud puhkuse.
Siin on lihtne sammude kontrollnimekiri, alates puhkuse teadete seadistamisest kuni termostaatide taastamine, mis muudab teie puhkuse sujuvaks ja kasumlikuks.
01 - teavitage töötajaid, kliente ja müüjaid
Saate teavitada kliente oma veebisaidilt ja automaatset saatja sõnumit oma telefonisüsteemis.
Edasimüüjaid (eriti neid, kellel on korduskasutamise ajakava) tuleb teavitada e-posti, telefoni või tavapostiga.
02 - teavitage turvalisuse personali või teenuseid
Teatage oma turvatöötajatele või turvateenistustele oma eelseisvate sulgemiskuupäevade kohta. Veenduge, et teie turvalisuse pakkujal on ajakohastatud hädaolukorra kontaktteave, mis sisaldab teie ja teie võtmetöötajate kontaktteavet, sealhulgas telefoninumbreid. Nad peaksid teadma, keda pöörduda turvaküsimuse korral isegi siis, kui büroo on ettevõtte tegevuse lõpetamiseks ja kellel on luba seiskamise ajal hoones olla.
03 - muuda automatiseeritud jäävaid tervitusi
Nädal või kaks enne sulgemist registreerige oma telefonisüsteemis automaatne saatja tervitus , mis selgitab, et büroo suletakse pikemaks ajaks. Lisage kuupäev, millal te lõpetate ja kui soovite uuesti avada. Vahetult enne puhkuse saamist registreerige teine automaatne tervitus, mis rõhutab teie tagasitoomist, ja vajadusel kellele helistajad peaksid teie päringu korral esitama päringuid.
Kui ostate hädaabiteenuseid, nagu küte ja jahutus, torustik või muud olulised klienditeenindused, teavitage kindlasti oma helistajatest, kuidas hädaolukorras jõuda oma automaatvastajale või mobiiltelefonile.
04 - teavitage oma automaatvastajat
Teatage oma vastusteenust kuupäevadest, mil kontor on suletud, ja värskendage oma kontaktide nimekirja nende töötajate telefoninumbriga, kellele helistatakse. Veenduge, et nad teavad, kellega konkreetsetes olukordades ühendust võtta; te ei soovi näiteks tipptasemel juhte teavitada näiteks tarneküsimuse korral.
05 - Muuda kõneposti tervitusi
Kui teie telefonisüsteem võimaldab töötajatel saada väliskõnesid nende töölauadelt, anna neile ülesandeks salvestada sõnumi "suletud pühadeks" sõnum või "väljaspool kontorit" kõneposti tervitus, mis annab helistajale olulisi üksikasju sulgemise kohta. Töötajad peaksid lubama helistajatel teada, millal nad kontorisse tagasi pöörduvad ja mida teha, kui nad vajavad viivitamatut abi kontori sulgemisel. Enamikul juhtudel ei soovi töötajaid isiklikke kontaktandmeid välja anda.
06 - vähendage termostaate, lülitage kontoriseadmed välja
Säästke energiat ja raha, seiskamise ajal seadistades või ümber programmeerides oma kontorisisese termostaate. Teil on üllatunud kulude kokkuhoid, mida saate koguda, ja see võib olla hea PR-võimalus; et teie ettevõte on pühendunud ressursside säilitamisele.
Võite ka energiat ja raha säästa, lülitades välja kõik ebaolulised kontoriseadmed, sealhulgas laua tuled, koopiamasinad, printerid ja arvutid.
07 - Backup Servers
Kui teil on arvuteid ja servereid, veenduge enne ja pärast väljalülitamist, et backup tsükkel töötab korralikult. Vähendage oma ekspositsiooni katastroofi jaoks, korraldades oma välisekspertide varukoopia varajase pikapiire saamiseks, mitte oodates ettevõtte taasavamist. See on valdkond, kus soovite, et probleemi korral oleksid selged juhised, kellega ühendust võtta, seega veenduge, et teie automaatvastaja on korrektselt kursis saanud.
08 - ÄRGE lülitage välja
Seal on mõned kontoriseadmed, mida ei tohiks välja lülitada, sealhulgas:
- Faksiaparaadid
- Telefonisüsteem
- Serverid ja varundussüsteemid
- Külmutusseadmed
- Turvasüsteemid