Kuidas kirjutada efektiivse toetusettepaneku kaaskirja

Tee see lühidalt, kuid kutsudes

Kuigi teie toetusettepaneku kihid kulutavad suurema osa teie ajast ja energiast, ärge lühike muutke oma kaaskirja. Tähelepanu ettepanekute paketi koostamise peenematele punktidele võib teha või katkestada rahastamistaotlus. Ärge lülitage oma rahastajat lohakas kaaskirjaga välja.

Mim Carlson ja Tori O'Neal-McElrath, võitjate stipendiumi autorid , samm-sammult , osutavad, et kaaskiri peaks:

• tutvustada oma organisatsiooni õigele inimesele;
• kinnitage rahastajale, et seda projekti toetab teie juhatus ;
• ja märkige, mida te küsite ... kui palju ja milleks.

Kui kaasate kaaskirja?

Kasutage ettevõtetele ja sihtasutustele ettepanekute kaaskirja, kuid mitte föderaalsete või riiklike toetusetaotluste jaoks. Need rahastajad soovivad ainult seda, mida nad soovivad. Nad küsivad harva koopiat.

Hea kaaskirja atribuudid

Teie kaaskiri peaks olema:

• lühike
• jõuate kohale kiiresti
• ei peaks mitte ainult korrata ettepanekus sisalduvat teavet
• peaks andma lugejale, kui hästi te saate rahastajast aru ja kuidas teie toetus vastab rahastaja nõuetele

Beverly A. Browning, autor Grant Writing for Dummies , soovitab teil kirjutada kaaskirja pärast olete kogu ettepaneku lõpetanud ja kui olete peegeldava meeleolu. Browning ütleb:

"Nagu te peate oma suurepäraseks saavutuseks (lõpetatud rahastamistaotlus), lase oma ajul olev loominguline, parempoolne külg lüüa sisse ja ühendada oma saavutuste tunded inimesega, kes aitab teie plaane ellu viia."

Teie kaaskirja vormindamine

Järgige neid põhitõdesid ja te ei saa valesti minna:

1. Kasutage oma organisatsiooni kirjaplanki. Pange sama kuupäev täidetud toetusetaotlusele lisatud kaaskirja. See on kuupäev, kuhu saadate toetuse pakkumise andjale. Sama kuupäeva kasutamine muudab kõik teie ettepanekus sisalduvad dokumendid ühtseks.

1. Sisestatud aadressil (kirja ülaosas) kasutatakse sihtasutuse või ettevõtte kontaktisiku nime ja pealkirja, millele järgneb rahastamisallika nimi, aadress, linn, riik ja postiindeks. Kontrollige seda teavet telefonikõne või e-posti teel. Selline teave muutub sageli, seega veenduge, et teil on praegune nimi ja aadress. Samuti, kui esitate elektroonilise toetusetaotluse , ei pruugi te kindlat nime teada saada.
2. Oma tervituses kasutage "Kallis" ja isiklikku pealkirja (hr, pr., Proua, dr, sessioonid jne), millele järgneb perekonnanimi. On oluline, et pööraksite konkreetsele isikule kirja. Helistage fondi või ettevõtte kontorisse, et veenduda, kas teil on õige inimene ja õige isiklik pealkiri. Need üksikasjad võivad tunduda ebaolulised, kuid need on olulised.
3. Teie esimene lõik peaks olema lühike ja keskendunud. Tutvuge oma organisatsiooni (selle juriidilise nimega) ja öelge rändajale, kui palju raha te taotlete ja miks. Lisage lause või kaks, mida teie organisatsioon teeb, ja seejärel lisage üks uurimispõhine punkt, mis näitab, et teie organisatsioon vajab seda.
4. Kirjutage üks või kaks lühikest lõiget. Märkige oma projekti eesmärk ja see, kuidas see sobib rahastaja missioonile või rahastamisprioriteedile. Lisage see, et teie juhatus toetab täielikult projekti.

1. Lõpetage oma kirja kokkuvõtva lõikega. Lisage, mida see rahastamispartnerlus võib teie projekti sihtrühma jaoks tähendada. Võimalik, et soovite külastusele lisada ka kutse.
2. Kasutage sulgemist, näiteks "Lugupidamisega."
3. Kirja peaks allkirjastama tegevdirektor või juhatuse esimees või mõlemad. Allkirja all kirjutatakse allkirjastaja eesnimi, keskmine algkiri, perekonnanimi ja ametikoha pealkiri. Kuigi ED või juhatuse esimees peaks kirja alla kirjutama, lisage viimase paragrahvi lõpus küsimustele vastamiseks parima isiku kontaktteave.
4. Kirja alaosades lisage sõna "ENCLOSURE" (kõigis korkides).

Kui kaua peab kaaskiri olema?

Enamik eksperte soovitab piirata oma kaaskirja ühele lehele kolme või nelja lõiguga. Kuna lugejal on terve ettepanek künde läbi, ei taha sa seda pikka kaaskirja lugeda panna.

Teie kaaskirja toon ja eripära võivad varieeruda sõltuvalt sellest, kas olete kutsutud esitama täieliku ettepaneku pärast uurimiskirja saatmist (LOI) või kui see projekt on teie organisatsiooni esimene lähenemine sellele konkreetsele sihtasutusele.

Näidis kaaskiri

Mary Smith, PhD
Programmi juht
Ühenduse sihtasutus
4321 ühine rada
Mõned linnad, YZ 55555

Kallis dr Smith:

Mõned linna vanemkeskused taotlevad õigustatult oma vanema Latino kogukonnakultuuri katseprojekti jaoks 50 000 dollarit.

Mis tahes maakonna suurim vanemakeskus, mis teenindab igal aastal üle 450 pensionäri, on meid kursis demograafiliste muutustega meie teeninduspiirkonnas. Ja me oleme pühendunud oma keskuse kasvamisele ja kohandamisele tekkivate vajaduste rahuldamiseks. Vanemate Latino kogukonnavälispiirkonna pilootprojekt võimaldab meil proovida üheaastaseid jõupingutusi, et teha kindlaks, kas meie keskus saab tõhusalt:

• pakkuda meie keskuses teenindatavatele Latino kogukondadele igakülgset juurdepääsu tervishoiu - ja sotsiaalteenustele;
• tõsta ja integreerida mõne linna vanemakeskuse juhatuse, personali ja vabatahtlike kultuurilist pädevust.

Meie juhatus on selle programmi osas entusiastlik ja soovib seda käivitada, et saaksime kõige kogukamaks ja kultuuriliselt pädevaks vanurite keskuseks kõigis meie kogukondades, kes neid teenuseid vajavad. Kui peaksime katseaasta lõpus leidma, et see programm on tegelikult edukas, on meie juhatus võtnud endale kohustuse lisada osa projekti iga-aastastest kulutustest meie aastaeelarvele, et programm muutuks meie põhiteenuste lahutamatuks osaks .

Selle projekti kaudu saab keskus tervisejuurdepääsu Latinos, mis tahes maakonna perekondade ja kolme kogukonnakliinikumi keskuse viieteistkümne miili raadiuses esmakordselt. Samuti aktsepteerime viivitamatult hispaania keelt kõnelevate vanurite viiteid mis tahes muu kogukonna asutusele meie vahetu teeninduspiirkonnas.

Täname teid meie taotluse läbivaatamise eest. Järgneval nädalal jälgin teiega järgmisi nädalaid, et vastata võimalikele küsimustele ja teada saada, kas võime teiega kohtuda, et arutada meie ettepanekute eeliseid. Kui teil on küsimusi, võite pöörduda meie arendusdirektori Connie Jonesi poole (555) 555-5555, x555 või cjones@scsc.org.

Lugupidamisega

Jane armas

Tegevdirektor

ENCLOSURE

* Kiri, mis on uuesti välja trükitud (koos muudatustega) koos võitjate toetustega, Step by Step , Second Edition, Tori O'Neal-McElrath, Jossey-Bass, 2009.

3 viisi, kuidas oma kaaskirja tuhmida

1. Kirjutades liiga palju. Kaaskirja ei ole väitekiri ega ka täielik ettepanek. Hoidke see lühike ja asetage nõuanne. Näpunäide: palun keegi teine ​​seda lugeda. Kas nad aru saavad?
2. Suurte sõnade kasutamine . Kui olete kooli lõpetanud, õppisite kirjutama keerulisel viisil. Ära tee seda siin. Sa ei taha muljet avaldada oma eruditsiooni. Sa tahad lihtsalt oma juhtumit esitada nii loomulikult kui võimalik. Kui te ei tea, kui te kirjalikult ületate, kasutage sellist rakendust nagu Hemingway. See ütleb teile, kui teie lauseid on raske lugeda ja kui olete liiga sõnakuulelikud.
3. Grammatiliste vigade tegemine . Kui te ei ole kindel oma grammatika kohta, ärge võtke võimalusi. Kasuta graafikakontrollit WORDis ja käivitage ka oma sünnipäev rakenduse kaudu nagu Grammarly. On tasuta versioon, kuid tasuline versioon läheb kaugemale tüüpilisest grammatikatõstmisest.

Kuidas saate oma kaaskirja välja panna?

Kahju öelda, kuid teie toetusettepanek võib olla sadade või tuhandete hulgas, mida tüüpiline sihtasutus näeb keskmise aasta jooksul. Teie kaaskiri võib muuta rahastamise järgmise sammu võrra. Kuid kuidas saate seda välja paistma?

Noh, ärge proovige midagi "armas". Fondi ametnikud ei mõjuta. Kuid võite lisada lõigu selle kohta, miks teie organisatsioon on seda eesmärki kõige paremini saavutanud. Uurige oma konkurentsiorganisatsioone ja hinnake just seda, kuidas ja kus saate suurepäraseid tulemusi. See võib olla teie personali ja vabatahtlike tugevus, teie kogemus selle konkreetse probleemi või kogukonna toetuse järele, mis teile meeldib.

Te ei pea mainima konkurentide nimesid ega kritiseerima neid. Lihtsalt tõstke esile oma tugevused. See oleks hea aeg konsulteerida teiste kontoritega. Tõmmake mõned inimesed kokku ja ajurünnakuna, kuidas teie mittetulundusühing paistab silma.

Ressursid:

Grantseekersi rääkimine , teine ​​trükk, Cheryl A. Clarke, Jossey-Bass, 2009, Osta Amazonist.

Võitnud stipendiumid samm-sammult: täielik töövihik edukate ettepanekute kavandamiseks, väljatöötamiseks ja kirjutamiseks, 4. väljaanne, Tori O'Neal-McElrath, Jossey-Bass, 2008, Osta Amazonist

Grant Writing for Dummies , 5. väljaanne, Beverly A. Browning, Wiley, 2014. Osta Amazonist

Tagasi Grant Ettepaneku kirjutamiseni.