Professionaalse äritegevuse e-posti saatmine on suunatud harjumuste loomisele, mis keskenduvad selgele, lühidalt ja asjakohasel kommunikatsioonil.
1. Kasutage ettevõtte e-posti aadressi
Kui olete ettevõtte omanik, teete ettevõtte nimel oma äritegevuse, veenduge, et kasutate ettevõtte e-posti aadressi. Ideaalis tähendab see seda, et teil on ettevõtte aadress (st yourname@yourbusiness.com), mida kasutate kõigi ärisuhete jaoks.
Kui see pole võimalik, saate luua tasuta e-posti aadressi, mis sisaldab teie ettevõtte nime (st yourbusinessname@gmail.com). Kui kasutate isiklikku e-posti aadressi, mis ei ole teie ettevõttega selgelt seotud, võib see halvimal juhul halvendada teie professionaalsust ning paljudel juhtudel ei pruugi teid tõsiselt võtta.
2. Hoidke sõnumeid lühikesed ja magusad
Ei ole midagi valesti, selgitades asju üksikasjalikult; see võib anda selguse ja vähendada arusaamatusi. Kuid kui e-kiri hakkab tundma romaani, võite saaja tähelepanu kiiresti kaotada ja probleemi segi ajada asjassepuutuva teabega. Selle vältimiseks hoidke e-kirjaga ühte teemat ja kui peate lisama rohkem teavet, kasutage paksus pealkirju, nii et kõige olulisemad andmed oleksid selged.
3. Kasutage kirjeldavaid teema ridasid
Kas olete kunagi avanud teemal põhineva e-kirja ja lõpuks oli see täiesti segaduses ja natuke ärritunud, kui tegemist oli midagi täiesti erinevast? Kuna te juba säilitate iga kirjutatud kirja piiratud ühel teemal ülaltoodud tipu kohta, peate ka veenduma, et teie teemareal peegeldab seda teemat ja mitte midagi muud.
See ei aita mitte ainult abisaajat, vaid aitab teil hõlpsamini hallata oma e-posti postkasti .
4. Toon seda alla
E-kirjade saatmisel on lihtne lasta asju, kuna võite tunduda, et olete arvutiekraanil kaitstud, kuid mõnda vestlust saab e-kirjas ebaõnnestuda. Tegelikult, ilma verbaalse kommunikatsioonijuhtmeta sõnumi saatmiseks, saadetakse kõik e-kirjad valele suunas. Kui saadate sõnumit, mis võib olla küsitav, looge see enne saatmist uuesti ja kui te pole veel kindel, on telefon tõenäoliselt parem.
5. Tee oma e-posti allkiri kasulikuks
Mõnedel juhtudel võib mõne olukorra puhul olla mõjusad postitused hinnapakkumiste, tutvustuste ja infolehtede sisselogimisel e-posti allkirjast, kuid need kirjed ei tohiks kunagi teie e-posti allkirja abil ära kasutada, kuna see on mõeldud teie kontaktteabe esitamiseks. Teie esialgne meiliaadress või vastus peaks sisaldama e-posti allkirja minimaalse täisnime, ettevõtte ja URL-iga. Telefoninumber, pealkiri ja e-posti aadressi taaskäivitamine ei kahjusta.
6. Kontrollige õigekirja ja korrektuuri
Õigekirja kontroll on lihtne. Tehke oma e-posti kliendis vaikeseade, et kontrollida kõiki sõnumeid enne nende saatmist.
E-post on mitteametlikum ja on mõnevõrra leebem koos õigekirja- ja grammatiliste vigadega, kuid tundub kohutav, et saata viga sisaldav sõnum. Viimane asi, mida soovite, on teha halba mulje, sest te ronisite e-kirja saatmisega ja jätsite õigekirja ja grammatika kontrollimise.
E-post on oluline kommunikatsiooni meetod ettevõttes, isegi kui see pole teie esimene eelistus. Nende e-posti parimad tavad aitavad teil hoida oma e-posti professionaalsust ja produktiivsust ning võite olla kindlad, et mulje, mida teete, on hea.