On mitmeid hankekaartide programme, millest mõned hõlmavad ainult ettevõtte heakskiidetud edasimüüjate kasutamist, teised lubavad kasutada müüjaid.
Töövõtja poolt hankekaardile tehtud ostud on tavaliselt väikesed ja väikese väärtusega. Hankimiskaartide programmide negatiivsed reaktsioonid on suunatud eelkõige töötajate kaardi kuritarvitamisele. Hankeprogrammide eelised on aga palju suuremad kui programmiga seotud riskid ja kulud.
Hankekaartide eelised
Ameerika Ühendriikide valitsus leidis, et ostud alla 2500 dollarit hõlmasid vaid 2 protsenti valitsuse üldkuludest, kuid moodustasid 85 protsenti kõikidest ostudest. Kuna nende väikeste ostude halduskulud ületasid sageli dollari tegelikku kulu, kasvas hankekaartide kasutamine paljudes valitsusasutustes. Üks valitsusasutus, kaubandusministeerium, hindas, et hankekaartide kasutamine päästis nad üle 22 miljoni dollari aastas halduskuludele ja töötlemisaja ostmise vähendamisele.
Kaartide kasutamine on lubanud ostetud osakondadel koondada oma jõupingutused 15 protsendini kogu hangete kulutustest, mis moodustavad 98 protsenti kogukuludest.
Sisekontrolli rakendamine
Hankekaartide kuritarvitamine on peamised uudised, kuid sageli on nende kuritarvitamine, eriti valitsuse departemangudes, tavaliselt kõrge dollari väärtusega, kuid sageli vähem kui pooled ühest protsendist kogukuludest.
Kuid kuritarvitamine tekib, kuid seda saab kontrollida, rakendades nõuetekohast sisekontrolli jäätmete ja kuritarvituste vähendamiseks.
Hea juhtimissuund on eduka hankekaardi programmi jaoks ülioluline. Juhatus peaks selgelt määratlema, millised on kaardi lubatud kasutusviisid, määratleda ja kehtestada nende karistused maksekorralduse, pettuse ja kuritarvitamise eest. Loomulikult peab kontrollide rakendamiseks olema tagakülje toimingud ja vahendid. Kui hankekaartidega seotud rikkumiste jälgimiseks ja nendega tegelemiseks ei ole piisavalt vahendeid, jätkub kuritarvituste tase ja suureneb, kuna selle kasutajad näevad programmile pühendumust.
Kes saab kaarti?
Veel üks negatiivne näide hankekaardiprogrammides on see, et firmad arvavad, et peavad ostma kauba ostmiseks kõik oma töötajatele kaardid. See ei ole nii; kui antakse hankekaart, antakse usaldust. Ettevõte peab suutma usaldada kaardi kasutajaid, kuna nad tegelikult raha ettevõtte raha kulutavad . Kehtestada tuleks tunnustamisprotsess, kus töötajad tuleb valida, läbi vaadata ja heaks kiita. Kui töötajal on halb krediit, siis kas neile antakse ettevõtte hankekaart?
Kulutamispiirangute kehtestamine
Nagu iga krediitkaart, peaks kasutaja jaoks olema krediidilimiit.
Krediitkaardifirmad annavad kaardiomanikele oma maksevõimet põhinevat piirangut. Hankekaartide omanike jaoks peaksid ettevõtted andma kaardiomanikele oma positsioonile ja nende tõenäoliseks kulutamiseks sobiva kulutuse limiidi. Näiteks võib IT-analüütikuna töötajana nõuda ainult printeritindi ja väikeste arvuti välisseadmete ostmist, mis võivad ulatuda vaid paarisaja dollarini aastas. Selle töötaja kulutuslimiit peaks seda peegeldama ja sellele ei tohiks anda üldist 2500-dollarist kulutamislimiiti, mida saaks anda kõigile IT-töötajatele. Kulutamispiiranguid tuleks regulaarselt üle vaadata, et töötajad saaksid asjakohase taseme vastavalt nende tegelikele kulutustele.