Saadetud lahtrisse (sisesta nimi)
Aeg-ajalt saadan elektronkirja advokaadilt, kes saadab e-kirja oma laua nimele. Siin on paar probleemi seoses selle lähenemisega meilile.
Esiteks ei näita enamike e-posti süsteemide sisendkausta sisukord enam kui nime. Enamik inimesi näeb ainult osa "laua taga" ja võib-olla ka mõni selle isiku eesnimi. Veelgi olulisem on, see tundub rumal ja natuke pretensioon. Laud ei saada e-kirju. Kui advokaat saadab e-kirja, peaks see olema tema nimel.
Väljamõeldud efektid
Mõned advokaadid armastavad oma e-kirjade väljanägemist loominguliselt. Teisel päeval nägin advokaadi allkirjaplokki ja hetkeks arvasin, et mul on nägemisprobleeme. Selgub, et udused tähed olid tahtlikud. Eriefektid võivad tunduda huvitavad, kuid kõik, mis muudab sõnad raskeks lugeda, on halb mõte. Eriti kui see, mida on raske lugeda, on advokaadi nimi ja e-posti aadress.
Isegi hullem kui kirjade eriefektid on siis, kui advokaadid häirivad oma e-kirju kunstiteosega või väljamõeldud graafikaga. See muudab sõnumi laadimiseks aeglasemaks, aeglasemaks avamiseks ja rohkem probleemi lugemiseks.
E-posti eesmärk on edastada teavet, mitte kunsti oskusi. Hoidke see lihtne.
Allkiri pole blokeeritud
Enamikus e-posti süsteemides pole nii keeruline automaatset allkirjaplokki seadistada. See ei pea olema keeruline ja arvamused erinevad sõltuvalt sellest, kui palju teavet tuleb lisada allkirjaplokile. Mõned advokaadid muudavad oma e-posti jalusteks mini-reklaamidesse, mis lähevad välja kõigis e-kirjades, teised aga kasutavad minimaalset lähenemist ainult oma nime ja e-posti aadressi või telefoninumbri järgi.
Enamik pannakse jaluse alumises osas mingi privaatsusteate või juriidiline vastutusest loobumine. Kõik need on e-kirjade blokeerimise vastuvõetavad kasutusalad. Mitte lubatav on saata e-kirju, mis ei määra saatjat. E-posti saaja ei tohiks arvata, kes saatis e-kirja. Advokaadid peaksid selgelt tuvastama igasuguses edastatavas kommunikatsioonis ja kui advokaat on tark, siis sisaldab see ka privaatsusavaldust.
Kirjutamine e-kirju Kuigi vihane
Inimeste sõnumite saatmise vana süsteemi eeliseks oli see, et seal oli sisseehitatud "jahutamise" ajavahemik kirja kirjutamise ja selle toimumise vahel saajale. Kui advokaat kirjutas kirja ise, oleks see ikkagi tõenäoliselt istungis lauale mitu tundi enne postkontorisse minekut. Kui see oli dikteeritud, siis, kui sekretär lõpetas selle sisestamise, võis advokaat selle üle saada, mis sai temast nii vihaseks.
Sellist kaitset meil ei ole. E-posti teel võib advokaat pärast vihane viga käivitada vihane sõnum. 99,99% ajast on see halb mõte. Keegi ei mõelgu vihast lähtudes selgetest. Mine tehke midagi muud ja pöörduge tagasi solvava probleemi juurde hiljem, kui mõni viha on hajunud.
See võib teha vahet klientide, sõprade ja raha hoidmise või kaotamise vahel.
Õigete vastuste tegemine
Mõned advokaadid tunnevad, et e-posti teel kehtib ka viiepäevane reegel ärikirjavahetusele reageerimiseks. See pole nii. Ükskõik kui ebamugav see võib olla, on reaalsus see, et inimesed ootavad e-kirjaga kiiremini vastuseid, kui nad postitavad. Kui klient või muu advokaat saadab meili, proovige vastata 24 tunni jooksul, kui see on üldse võimalik. Kui see on keeruline asi, mida hetkel ei saa praegu piisavalt tähelepanu pöörata, vähemalt saatke kinnitus ja laske inimesel teada, millal vastust oodata. Enamik kliente hindab sõbralikku sõnumit, milles öeldakse, et e-kiri on saadetud ja sellele vastatakse lähiajal. Vaikimisi silmas peetakse kliendil spekuleerima, kas ka advokaat sai e-kirja kätte, olenemata sellest, kas vastus on teel või kas kliendi muret lihtsalt ignoreeritakse.
Väljale To on vale saaja
E-posti süsteemide automaatse täitmise funktsioonide üks asi on see, et advokaadid saavad oma klientide või kolleegide e-posti aadressid kiiremini leida. Auto-complete funktsiooni üks riskidest on see, et advokaat, kes ei ole ettevaatlik, võib saata e-kirja valele inimesele. Mõnel juhul võib see olla ainult väike piinlikkus, kuid mõnel juhul võib see põhjustada ametialast hooletust. Ärge juhuslikult postitage konfidentsiaalset klientide suhtlust vastulause esitajale või isegi teisele kliendile.
Kasutades valikut "Vastus kõigile".
Vastane kaitsja saadab teile e-kirja ettepanekuga või selgitab oma seisukohta küsimuses. Teid edastate e-kiri teistele teie asjaga seotud advokaatidele, kes arutavad seda. Varsti on nuppu "vastus kõigile" vabalt kasutatud, ilma et keegi märkuks, et vastulause kaitsja saab oma ettevõtte sisesest arutelust kopeerida. Juhtub. Kui soovite saata e-kirja aruteluks, eemaldage saatja andmed enne selle edastamist. Ja kui kasutate seda valikut Vastus Kõik, kontrollige enne adressaadi saatmist adressaatide loendis kõiki e-posti aadresse.
8. Tõrksed teemareal. Pidage meeles, et e-kirjaga teisele advokaadile saadetud midagi võidakse edastada kellelegi teisele. Mõtle kaks korda, enne kui kasutate teemareale nagu "minu idiootlik klient" või "loll kohtuniku tellimus". Ükski ei tea, kus selle e-kirja koopia võib maanduda. Ärge jätke ka pealkirju tühjaks, kuna see võib põhjustada teise juristi märkamata, et teie juhtumil on e-kiri. Paremini toimib kõige paremini e-posti sisu jaoks mõeldud "Parkersoni kohtuasja" või "Smithi pakutud leping" või mõni muu pealkiri.
Ja kuigi "ebaeetiline klient" võib olla kõige täpsem e-kirja sisu kirjeldus, on teema reale halb valik.
9. Vaadake oma toonit - ja ärge valesti kellegi teisega. Kui inimesed räägivad teineteisega näost näkku, teevad näokujutised ja hääle toonid enamasti inimese tahtluse selgeks. Telefonikõnede puhul on inimese hääl tavaliselt piisav, et oleks võimalik öelda, kui keegi on sarkastiline, nalja või tõsine. Kuid e-posti teel on oht, et inimese tahtlust on täiesti valesti tõlgendatud. Üks inimene on rikkunud arvukaid sõpru, kes tõlgendavad e-kirjas avaldustes teise isiku väidet. Ja advokaatidega, kes nii üksteisega juba vaidlustasid, on advokaadil lihtne eeldada, et teine inimene on vaenulik või ebaviisakas.
Nagu on kirjeldatud allpool "kirjutades e-kirju, kui vihane", võtke mõni minut, enne kui saatke vastus selle jerki e-kirjale, jahtuma.
Pärast tunni möödumist võite mõista, et te seda esimest korda valesti tõlgendate. Ärge kasutage e-kirjades tehtud avaldustele juuksed-käivitusreaktsiooni ja ärge kustutage vastust enne, kui olete kaalunud, kas saatjal oli teistsugune eesmärk kui algselt ilmunud. Kui tundub, et avaldust saab lugeda rohkem kui ühel viisil ja üks neist on mitte-solvav, proovige anda saatjale kahtluse kasu, enne kui pead oma surmava e-kirjaga saatma.
Kas on olemas teisi advokaadi e-posti vigu, mis oleksid pidanud tegema Top 10 nimekirja? Räägi meile sellest foorumis.